• Posted: 10/11/2020
  • By:
  • Comments: No Comments

Kiểm soát chi phí: Ý nghĩa, Công cụ, Kỹ thuật và Ước tính Kiểm soát Chi phí (Phần 1)

Các công ty kinh doanh thường đặt mục tiêu sản xuất sản phẩm với chi phí tối thiểu. Nó là điều cần thiết để đạt được mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Thành công của quản lý tài chính được đánh giá bởi hành động của các nhà quản trị doanh nghiệp trong việc kiểm soát chi phí. Điều này đã dẫn đến sự xuất hiện của hệ thống kế toán chi phí.

Định nghĩa

Quản trị chi phí có nghĩa là tìm kiếm các cách tốt hơn và tiết kiệm hơn để hoàn thành mỗi hoạt động. Kiểm soát chi phí chỉ đơn giản là ngăn chặn sự lãng phí hiện tại. Môi trường này được tạo thành từ các phương pháp hoạt động đã được thống nhất dựa trên các tiêu chuẩn đã được phát triển.

Các tiêu chuẩn này có thể được thể hiện theo nhiều cách khác nhau, từ bảng ngân sách đến chi phí tiêu chuẩn. Kiểm soát chi phí là quy trình theo đó kết quả thực tế được so sánh với tiêu chuẩn để có thể đo lường sự lãng phí và thực hiện hành động thích hợp để điều chỉnh kết quả mục tiêu.

Kiểm soát chi phí được định nghĩa bằng hành động điều hành đối với các chi phí vận hành một cam kết. Kiểm soát chi phí nhằm đạt được mục tiêu về doanh số. Kiểm soát chi phí liên quan đến việc thiết lập các tiêu chuẩn. Công ty sẽ tuân thủ các tiêu chuẩn đó.

Các sai lệch về hiệu suất thực tế so với các tiêu chuẩn được phân tích và báo cáo và thực hiện các hành động khắc phục. Kiểm soát chi phí nhấn mạnh vào quá khứ và hiện tại. Kiểm soát chi phí được áp dụng cho những thứ có tiêu chuẩn. Nó tìm cách đạt được chi phí thấp nhất có thể trong các điều kiện hiện có. Kiểm soát chi phí là một chức năng phòng ngừa.

Các công cụ kiểm soát chi phí

Lập kế hoạch:
Ban đầu, một kế hoạch hoặc bộ mục tiêu được thiết lập dưới dạng ngân sách, tiêu chuẩn hoặc dự toán.

Giao tiếp:
Bước tiếp theo là thông báo kế hoạch cho những người có trách nhiệm thực hiện kế hoạch.

Động lực:
Sau khi kế hoạch được đưa vào thực hiện, việc đánh giá kết quả hoạt động sẽ bắt đầu. Thực tế là các chi phí đang được báo cáo để đánh giá hiệu suất hoạt động như một động lực thúc đẩy.

Thẩm định:
Phải so sánh với các mục tiêu đã định trước và hiệu suất thực tế. Những thiếu sót được ghi nhận và bắt đầu thảo luận để khắc phục những thiếu sót.

Quyết định:
Cuối cùng là các báo cáo về phương sai. Các hành động và các biện pháp khắc phục được thực hiện hoặc bộ mục tiêu được sửa đổi, tùy thuộc vào sự nhận định của người quản trị về vấn đề như thế nào.

Ưu điểm của Kiểm soát Chi phí:

  1. Nó giúp công ty cải thiện lợi nhuận và khả năng cạnh tranh của mình.
  2. Trong trường hợp không kiểm soát được chi phí, lợi nhuận có thể bị giảm mạnh mặc dù sản lượng bán ra ngày càng lớn.
  3. Giúp đạt được năng suất cao hơn.
  4. Kiểm soát chi phí cũng có thể giúp một công ty giảm chi phí và do đó giảm giá thành.
  5. Nếu giá của sản phẩm ổn định và hợp lý, nó có thể duy trì doanh số bán hàng cao hơn và tạo ra nhiều việc làm hơn.

Các công cụ kiểm soát chi phí:
Kiểm soát có tác dụng điều tiết. Để có hiệu suất và kết quả tốt hơn, một sốphương tiện kiểm soát đã được phát triển. Chủ yếu có hai loại tiêu chuẩn được thiết lập để kiểm soát chi phí: Bên ngoài và Bên trong

Các tiêu chuẩn bên ngoài được áp dụng để so sánh hiệu quả hoạt động với các tổ chức khác, so sánh hiệu quả hoạt động chi phí với công ty khác trong cùng ngành.

Mặt khác, các tiêu chuẩn nội bộ được sử dụng để đánh giá các yếu tố chi phí trong nội bộ doanh nghiệp như nguyên vật liệu, nhân công,

Các tiêu chuẩn nội bộ được sử dụng để kiểm soát chi phí là: Kiểm soát ngân sách và Chi phí tiêu chuẩn

Kiểm soát Ngân sách:
Kiểm soát ngân sách bắt nguồn từ khái niệm và việc sử dụng ngân sách. Ngân sách là một báo cáo tài chính dự kiến ​​về doanh thu và chi phí trong một thời kỳ xác định. Lập ngân sách đề cập đến việc xây dựng kế hoạch cho một khoảng thời gian nhất định dưới dạng số. Do đó, kiểm soát ngân sách là một hệ thống sử dụng ngân sách như một phương tiện để lập kế hoạch và kiểm soát toàn bộ các khía cạnh của hoạt động tổ chức hoặc các bộ phận của nó.

Theo Floyd H. Rowland và William. H. Barr, “Kiểm soát ngân sách là một công cụ quản lý được sử dụng để lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp. Như một lời giải thích khác, nó thiết lập các mục tiêu xác định trước và cung cấp cơ sở để đo lường hiệu quả hoạt động so với các mục tiêu này ”.

George R. Terry đã định nghĩa kiểm soát ngân sách là “một quá trình so sánh kết quả thực tế với dữ liệu ngân sách tương ứng để phê duyệt thành tích hoặc khắc phục sự khác biệt bằng cách điều chỉnh dự toán ngân sách hoặc sửa chữa nguyên nhân của sự khác biệt”.

Các định nghĩa trên chỉ ra rằng lập ngân sách là một sự trợ giúp cho việc lập kế hoạch và kiểm soát.

Đặc điểm của Kiểm soát Ngân sách:

  1. Kiểm soát ngân sách thiết lập một kế hoạch hoặc mục tiêu thực hiện.
  2. Nó cố gắng đo lường kết quả của các hoạt động dưới dạng lượng hóa.
  3. Nó cố gắng tập trung sự chú ý của ban quản trị vào sự sai lệch giữa những gì được lên kế hoạch và những gì đang đạt được để có thể thực hiện các hành động cần thiết.
  4. Kiểm soát ngân sách dẫn đến việc phối hợp và sử dụng tối đa các nguồn lực.

1.  Lập kế hoạch:
Kiểm soát ngân sách buộc các nhà quản lý phải lập kế hoạch hoạt động của họ cho từng bộ phận trong doanh nghiệp. Vì kiểm soát ngân sách được quan tâm đúng mức đến các mục tiêu số cụ thể, nên nó không để lại bất kỳ sự mơ hồ nào về các mục tiêu. Nó dẫn đến việc sử dụng thận trọng các nguồn lực vì nó luôn kiểm tra chặt chẽ các hoạt động trong tổ chức. Nó cũng góp phần gián tiếp vào việc lập kế hoạch quản lý ở cấp cao hơn.

2. Phối hợp:
Hệ thống kiểm soát ngân sách thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận khác nhau trong tổ chức. Hệ thống khuyến khích trao đổi thông tin giữa các đơn vị khác nhau của tổ chức. Hệ thống thúc đẩy các hoạt động cân bằng trong tổ chức.

3. Ghi nhận
Kiểm soát ngân sách cho phép duy trì các bản ghi cập nhật về tất cả các hoạt động của đơn vị kinh doanh nói chung. Ngân sách có thể được định nghĩa là một báo cáo bằng số thể hiện các kế hoạch, chính sách và mục tiêu.

4. Kiểm soát:
Kiểm soát ngân sách như một thiết bị kiểm soát rất chính xác. Nó xác định chính xác bất kỳ sự sai lệch nào giữa kế hoạch và thực tế. Nó cũng chỉ ra những lý do có thể gây ra sự sai lệch giữa ngân sách và thực tế.

5. Hành động sửa chữa:
Kiểm soát ngân sách đảm bảo các hành động khắc phục làm cơ sở cho các sai lệch để có kết quả tốt hơn. Nó giúp chỉ đạo, tư vấn, hướng dẫn và giám sát một cách đồng bộ để cải thiện hiệu quả hoạt động chung của đơn vị kinh doanh.

Sau đây là những ưu điểm chính của hệ thống kiểm soát ngân sách:

  1. Kiểm soát ngân sách tích hợp và tập hợp tất cả các hoạt động của doanh nghiệp ngay từ khi lập kế hoạch đến kiểm soát.
  2. Kiểm soát ngân sách cung cấp thước đo để so sánh kết quả thực tế.
  3. Kiểm soát ngân sách cung cấp một định nghĩa rõ ràng về các mục tiêu và chính sách của mối quan tâm.
  4. Kiểm soát ngân sách là một công cụ hữu ích trong việc hoạch định lợi nhuận.
  5. Kiểm soát ngân sách giúp loại bỏ hoặc giảm bớt các hoạt động không hiệu quả và giảm thiểu lãng phí.
  6. Kiểm soát ngân sách giúp mọi người có trách nhiệm với công việc của mình, vì nó xác định trách nhiệm đối với các buổi biểu diễn.
  7. Hệ thống kiểm soát ngân sách đóng vai trò là cơ sở cho kiểm toán nội bộ bằng cách cung cấp một phương pháp đánh giá liên tục kết quả hoạt động.

Hạn chế của Kiểm soát Ngân sách:

Mặc dù kiểm soát ngân sách cung cấp rất nhiều cho ban lãnh đạo trong việc lập kế hoạch, kiểm soát và điều phối các hoạt động của một tổ chức, nhưng nó không phải là một hệ thống ngăn chặn sự gian lận. Nó có những hạn chế riêng của nó. Do đó, các nhà quản lý cần nhận thức rõ về những vấn đề này để có biện pháp phòng ngừa thích hợp nhằm giảm thiểu tác động.

  1. Vấn đề chính trong kiểm soát ngân sách là do tương lai không chắc chắn. Có một thực tế là ngân sách được hình thành dựa trên các giả định về các diễn biến trong tương lai theo một cách nhất định.
  2. Chương trình ngân sách cần một thời gian dài để phát triển một hệ thống kiểm soát ngân sách tốt một cách hợp lý.
  3. Hiệu quả của ngân sách phụ thuộc phần lớn vào sự  phối hợp của những người ở vị trí lãnh đạo.
  4. Hệ thống kiểm soát ngân sách đòi hỏi rất nhiều công việc giấy tờ mà nhân viên kỹ thuật luôn bực bội.
  5. Kiểm soát ngân sách có thể ảnh hưởng đến tinh thần của tổ chức. Các nhà quản lý có thể áp dụng thái độ phòng thủ và điều này có thể tạo ra nhiều loại vấn đề và xung đột trong tổ chức.

Chi phí tiêu chuẩn:
Chi phí chuẩn là một trong những hệ thống kiểm soát chi phí được sử dụng phổ biến. Nó nhằm mục đích thiết lập các tiêu chuẩn về hiệu suất và chi phí mục tiêu phải đạt được trong một điều kiện làm việc đã thiết lập nhất định. Đây là chi phí được xác định trước, xác định chi phí của mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một tình huống nhất định.

Chi phí tiêu chuẩn được định nghĩa là việc chuẩn bị và sử dụng các chi phí tiêu chuẩn, so sánh chúng với chi phí thực tế và đo lường và phân tích các phương sai đối với nguyên nhân và điểm phát sinh của chúng. Các chi phí tiêu chuẩn phải được thu thập khi hoạt động hiệu quả.

Nó bắt đầu bằng việc ước tính giá thành của một sản phẩm trong thời gian tương lai với hiệu quả hợp lý Chi phí tiêu chuẩn được thiết lập bằng cách tập hợp thông tin thu thập được từ nhiều nguồn khác nhau trong công ty.

Mức độ thành công được đo lường bằng sự so sánh giữa hiệu suất thực tế và hiệu suất tiêu chuẩn.

Việc so sánh chi phí thực tế với chi phí tiêu chuẩn này sẽ giúp xác định trách nhiệm đối với hoạt động không đạt tiêu chuẩn và sẽ tập trung chú ý vào các lĩnh vực cần cải thiện chi phí bằng cách chỉ ra nguồn gốc của tổn thất và kém hiệu quả.

Ưu điểm của Chi phí Tiêu chuẩn:

  1. Nó giúp thiết lập một thước đo để đo lường hiệu quả hoạt động nhằm giúp thực hiện quyền kiểm soát.
  2. Nó cung cấp cách thức đạt được mục tiêu rõ ràng bằng cách khuyến khích và động lực làm việc.
  3. Nó cung cấp cho ban quản lý các thông tin cơ bản để ấn định giá bán, chuyển giá, …
  4. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc ủy quyền và ấn định trách nhiệm.
  5. Nó giúp sử dụng tối ưu công suất của nhà máy.
  6. Nó cung cấp các phương tiện để giảm chi phí.
  7. Phân tích và báo cáo phương sai giúp ích cho việc thực hiện các biện pháp điều chỉnh.

Hạn chế của chi phí tiêu chuẩn:

Mặc dù phương pháp này mang lại một số lợi ích, nhưng có một số khó khăn nhất định được liệt kê dưới đây:

  1. Việc áp dụng chi phí chuẩn là khá khó khăn trong thực tế.
  2. Thông thường, các tiêu chuẩn trở nên cứng nhắc theo thời gian và không bắt kịp với những thay đổi của điều kiện.
  3. Nếu các tiêu chuẩn lạc hậu, lỏng lẻo, không chính xác và không đáng tin cậy, chúng có hại hơn.
  4. Các tiêu chuẩn đặt ra cao hơn mức hợp lý, chúng hoạt động như một yếu tố không khuyến khích.
  5. Khi có các yếu tố ngẫu nhiên, rất khó để giải thích phương sai một cách hợp lý.
  6. Chi phí tiêu chuẩn có thể được cho là không phù hợp và tốn kém trong trường hợp các công ty kinh doanh các sản phẩm không theo tiêu chuẩn.
  7. Rất khó để phân biệt giữa các phương sai có thể kiểm soát và không kiểm soát được.
  8. Việc thiết lập chi phí tiêu chuẩn mang tính kỹ thuật và cơ học cao.

Theo https://www.yourarticlelibrary.com/economics

Tham khảo thêm quan điểm của CleverCFO
Quản trị chi phí và giá thành sản phẩm
Kỹ thuật kiểm soát chi phí và báo cáo chi phí giá thành
Quản trị chi phí nhân công ở các doanh nghiệp sản xuất
Phương pháp lập ngân sách cho chi phí hoạt động theo phương pháp Top-Down hoặc Bottom Up.
Định nghĩa đúng về chi phí: tạo nên lợi thế cạnh tranh

Tham khảo thêm tài liệu khóa CFO, KTT của CleverCFO nhé cả nhà
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeG5ZHtZ7xnC1ByEmDeOJiueSz6ovYpr7rbmDnXZOKhd9ZxAw/viewform

CLEVERCFO CAM KẾT HOÀN TIỀN 100% SAU BUỔI ĐẦU TIÊN KHÔNG HÀI LÒNG
=> KHÔNG RỦI RO
HÃY CHO MÌNH CƠ HỘI ĐỂ CHĂM LO GIA ĐÌNH TỐT HƠN!

Hotline tư vấn hỗ trỗ trợ 0916 022 247 ạ.

Tags:

, , , ,

Leave a Comment