So sánh Quản lý chi phí (cost management) và Kiểm soát chi phí (cost control)

Posted: 10/11/2020
By: admin
Comments: No Comments

So sánh Quản lý chi phí (cost management) và Kiểm soát chi phí (cost control)

Quản lý chi phí và kiểm soát chi phí là hai thuật ngữ thường bị lẫn lộn. Bạn muốn kiểm soát hay quản lý chi phí của mình?
Nó chỉ ra rằng quản lý chi phí và kiểm soát chi phí thực sự là hai việc khác nhau, nhưng chúng đều quan trọng như nhau. Trong bài viết này, chúng tôi xem xét sự khác biệt và cách chúng liên quan.

Quản lý chi phí
Quản lý chi phí liên quan đến quá trình lập kế hoạch và kiểm soát ngân sách của một dự án hoặc doanh nghiệp. Nó bao gồm các hoạt động như lập kế hoạch, ước tính, lập ngân sách, cấp vốn, quản lý và kiểm soát chi phí để dự án có thể được hoàn thành trong phạm vi ngân sách đã được phê duyệt. Quản lý chi phí bao gồm toàn bộ vòng đời của một dự án từ giai đoạn lập kế hoạch ban đầu đến việc đo lường hiệu suất chi phí thực tế và hoàn thành dự án.
Quản lý chi phí là một quá trình liên tục diễn ra trong suốt dự án nhằm xác định và kiểm soát các nguồn lực cần thiết để thực hiện các hoạt động hoặc tạo ra tài sản:

Hoạch định nguồn lực
Trong giai đoạn đầu của một dự án, các nguồn lực cần thiết để hoàn thành các hoạt động của dự án cần được xác định. Cấu trúc phân chia công việc (WBS) và thông tin quá khứ của các dự án có thể so sánh được có thể được sử dụng để xác định tài nguyên nào là cần thiết. Bạn có thể nghĩ đến thời gian cần thiết, vật liệu, lao động, thiết bị… Một khi đã biết các loại và số lượng tài nguyên, chi phí liên quan có thể được xác định.

Ước tính chi phí
Một số phương pháp Ước tính Chi phí có thể được áp dụng để dự đoán chi phí thực hiện các hoạt động của dự án là bao nhiêu.

Sự lựa chọn cho các kỹ thuật ước tính chi phí phụ thuộc vào mức độ thông tin có sẵn. Ước tính chi phí sử dụng chi phí thực tế của các dự án tương tự trước đó có thể dùng làm cơ sở để ước tính dự án hiện tại. Một lựa chọn khác là sử dụng các mô hình tham số trong đó các đặc tính của dự án được thể hiện bằng toán học. Các ước tính có thể được tinh chỉnh khi có thêm thông tin trong suốt quá trình của một dự án. Cuối cùng, điều này dẫn đến ước tính chi phí đơn vị chi tiết với độ chính xác. Những sự không chắc chắn còn lại trong ước tính có khả năng dẫn đến chi phí bổ sung có thể được bù đắp bằng chi phí dự phòng.

Lập ngân sách Chi phí
Dự toán chi phí cùng với lịch trình dự án tạo thành đầu vào cho việc lập ngân sách chi phí. Ngân sách cung cấp một cái nhìn tổng thể về chi phí định kỳ và tổng chi phí của dự án. Dự toán chi phí xác định chi phí của từng gói công việc hoặc hoạt động, trong khi ngân sách phân bổ chi phí trong khoảng thời gian mà chi phí sẽ phát sinh. Đường cơ sở chi phí là một ngân sách theo từng giai đoạn thời gian đã được phê duyệt được sử dụng làm điểm khởi đầu để đo lường tiến độ hoạt động thực tế.

Kiểm soát chi phí
Kiểm soát chi phí liên quan đến việc đo lường các phương sai so với đường cơ sở chi phí và thực hiện hành động khắc phục hiệu quả để đạt chi phí vượt mức tối thiểu thấp nhất. Các thủ tục được áp dụng để giám sát chi tiêu và hiệu suất so với tiến độ của một dự án. Tất cả các thay đổi đối với đường cơ sở chi phí cần được ghi lại và liên tục dự báo tổng chi phí cuối cùng dự kiến.

Khi thông tin chi phí thực tế có sẵn, một phần quan trọng của kiểm soát chi phí là giải thích điều gì gây ra phương sai so với đường cơ sở chi phí. Dựa trên phân tích này, hành động khắc phục có thể được yêu cầu để tránh vượt quá chi phí. Kiểm soát chi phí chặt chẽ mang lại cho một công ty ảnh hưởng đáng kể đến dòng tiền và lợi nhuận được báo cáo. Là người kiểm soát chi phí, bạn phải tích cực xúc tiến phạm vi công việc và phân tích tiến độ của nó. Về cơ bản, bạn liên tục phải nhận thức được những yếu tố sau:

Biết những gì phải làm: bạn sử dụng ước tính ngân sách chi tiết và hồ sơ theo dõi, cung cấp cơ sở lập kế hoạch và kiểm soát chi phí. Điều này dựa trên thông tin từ các bước quản lý chi phí trước đó: bạn dựa vào chúng để có ngân sách chính xác và các hoạt động chi tiết mà hiệu suất có thể được đo lường.
Biết những gì đã được thực hiện: bạn thiết lập báo cáo cung cấp dữ liệu hiệu suất thực tế phù hợp với ngân sách chi tiết, kịp thời.
Biết hiệu suất thực tế so với các chỉ tiêu hiệu suất như thế nào: thực hiện các phân tích về hiệu suất cho đến nay. Chất lượng của phép so sánh này chỉ tốt khi đầu vào mà bạn đang nhận như bộ điều khiển: độ phân giải và độ chính xác của đường cơ sở cũng như tính kịp thời và đúng đắn của các báo cáo tiến độ.
Biết những gì còn phải làm: dự báo kết quả tiềm năng của tình huống hiện tại, trong trường hợp không có hành động nào được thực hiện đối với hiệu suất hiện tại.
Xác định và thực hiện các hành động khắc phục: cung cấp sự kiểm soát để mang lại hiệu suất của dự án phù hợp với mong đợi. Kết quả của việc này là một sự điều chỉnh của kế hoạch cơ sở: các nguồn lực, ước tính, lịch trình, ngân sách… phải được điều chỉnh và vòng tròn quản lý chi phí vẫn tiếp tục.
Kiểm tra kết quả của các hành động khắc phục: xác minh xem các mục tiêu của các hành động khắc phục có đạt được hay không. Xem bạn có thực sự kiểm soát được không.

Trong khi việc kiểm soát chi phí dường như tự giới hạn trong việc kiểm soát dự án trong quá trình thực hiện, hiệu quả của nó được xác định bởi mức độ thực hiện và kết nối của các quy trình quản lý chi phí. Nếu nhân viên của chúng tôi làm việc trên từng bước quản lý chi phí riêng biệt, không có sự liên kết và chia sẻ thông tin, bạn có thể đang ‘kiểm soát’ dự án của mình, nhưng bạn không thực hiện quản lý chi phí.

Bắt đầu một dự án với việc lưu ý đến quản lý chi phí sẽ giúp bạn tránh được những cạm bẫy nhất định có thể xảy ra. Nếu những kỳ vọng về dự án lúc đầu không được xác định rõ ràng hoặc bị thay đổi trong quá trình thực hiện dự án, sẽ có nhiều khả năng bị vượt chi phí. Nếu chi phí không được nghiên cứu đầy đủ trước khi thực hiện dự án, chúng có thể bị đánh giá thấp, điều này có thể đưa ra những dấu hiệu sai lầm về sự thành công của dự án.
Một đô la đạt được trong doanh thu là một điều rất tốt, nhưng hãy nhớ rằng: cuối cùng chỉ một phần nhỏ đạt được lợi nhuận. Tuy nhiên, một đô la tiết kiệm được từ chi phí sẽ đưa ta trực tiếp đến điểm chủ chốt. Tập trung vào việc hiểu và quản lý chi phí là một con đường để đảm bảo tạo ra giá trị lâu dài.

Theo https://costmanagement.eu/

Tham khảo thêm quan điểm của CleverCFO
Quản trị chi phí và giá thành sản phẩm
Kỹ thuật kiểm soát chi phí và báo cáo chi phí giá thành
Quản trị chi phí nhân công ở các doanh nghiệp sản xuất
Phương pháp lập ngân sách cho chi phí hoạt động theo phương pháp Top-Down hoặc Bottom Up.
Định nghĩa đúng về chi phí: tạo nên lợi thế cạnh tranh

Tham khảo thêm tài liệu khóa CFO, KTT của CleverCFO nhé cả nhà
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeG5ZHtZ7xnC1ByEmDeOJiueSz6ovYpr7rbmDnXZOKhd9ZxAw/viewform

CLEVERCFO CAM KẾT HOÀN TIỀN 100% SAU BUỔI ĐẦU TIÊN KHÔNG HÀI LÒNG
=> KHÔNG RỦI RO
HÃY CHO MÌNH CƠ HỘI ĐỂ CHĂM LO GIA ĐÌNH TỐT HƠN!

Hotline tư vấn hỗ trỗ trợ 0916 022 247 ạ.