TIN TỨC - KINH NGHIỆM

• Posted: 12/03/2021
• By: admin
• Comments: No Comments

Các bước kiểm soát tiền mặt

Kiểm soát tiền mặt có nghĩa là quản lý và giám sát các chính sách tín dụng và thu tiền, chính sách phân bổ và giải ngân tiền mặt, chính sách các khoản phải trả và quy trình lập hóa đơn.

Kiểm soát tiền mặt là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh vì nó cần thiết để quản lý tiền mặt, theo dõi và ghi chép dòng tiền và phân tích số dư tiền mặt.

Tiền mặt là tài sản lưu động quan trọng nhất của doanh nghiệp. Một công ty không thể phát triển thịnh vượng và tồn tại nếu không có sự kiểm soát thích hợp đối với tiền mặt.

Các bước của kiểm soát tiền mặt là:

1. Các giao dịch tiền mặt của một doanh nghiệp phải được hạch toán đúng cách để biết được dòng tiền và số dư tiền mặt.
2. Phải đảm bảo đủ tiền mặt vào ngày đáo hạn của các khoản phải trả.
3. Tiền mặt nhàn rỗi nên ở mức tối thiểu vì đầu tư thêm tiền mặt sẽ kiếm được nhiều doanh thu hơn.
4. Tổn thất do biển thủ và giả mạo phải được kiểm soát và ngăn chặn

Sự cần thiết của việc kiểm soát tiền mặt là rất rõ ràng và nó có nhiều mặt. Một doanh nghiệp không thể tồn tại nếu không có dòng tiền ngắn hạn và quản lý tiền mặt thích hợp.

Tiếp theo chúng ta sẽ thảo luận về việc thu tiền mặt và kiểm soát giải ngân tiền mặt.

Kiểm soát các khoản thu tiền mặt
Mối quan tâm trong kinh doanh là có thể nhận được tiền bán hàng ngay sau khi bán hàng hoặc trong khoảng thời gian vài ngày hoặc vài tuần.

Nhân viên quầy thu ngân ghi lại các biên lai thu tiền ngay lập tức và đưa vào máy tính tiền.

Nếu các phiếu thu tiền được ghi vào máy tính tiền trước sự chứng kiến của khách hàng thì gần như chắc chắn rằng thủ quỹ đã ghi nhận đúng số lượng tiền mặt trong máy tính tiền.

Cuối ngày, kế toán đối chiếu số dư trên sổ quỹ với số dư trên bảng sao kê trên máy vi tính.

Mặc dù hệ thống kiểm soát thu chi tiền mặt của tất cả các mối quan tâm của doanh nghiệp là không giống nhau nhưng tất cả các nguyên tắc sau đây thường được tuân thủ.

1. Các khoản thu tiền được hạch toán ngay sau khi phát sinh. Bởi vì trong hầu hết các trường hợp, hành vi trộm cắp tiền mặt xảy ra trước khi ghi nhận tiền mặt. Việc phát hiện hành vi chiếm dụng tiền mặt trở nên dễ dàng hơn nếu các biên lai thu tiền mặt được ghi nhận kịp thời.
2. Tiền mặt phải được gửi vào ngân hàng ngay sau khi nhận được tiền. Việc thu tiền mặt vào cuối ngày có thể không được gửi vào ngân hàng ngay trong ngày vì đã hết giờ làm việc của ngân hàng. Trong trường hợp như vậy, nó nên được gửi vào ngày hôm sau trong giờ làm việc để tránh bị chiếm dụng tiền mặt.
3. Người nhận tiền mặt không được ghi nhận tiền mặt vào sổ kế toán.
4. Người nhận tiền mặt không được phép rút tiền mặt. Công việc này sẽ được thực hiện bởi người khác. Biện pháp kiểm soát này có thể thực hiện được ở tất cả ngoại trừ các công ty rất nhỏ.

Kiểm soát việc giải ngân tiền mặt
Một mối quan tâm khác là phải có kiểm soát thích hợp đối với việc giải ngân tiền mặt.

Kiểm soát nội bộ thanh toán bằng tiền mặt liên quan đến séc và ủy nhiệm chi bằng tiền mặt. Trong hệ thống kiểm soát giải ngân tiền mặt, các nguyên tắc phân biệt trách nhiệm công việc được tuân thủ.

Dưới đây là một số nguyên tắc cơ bản của thanh toán bằng tiền mặt:

1. Tất cả các khoản thanh toán phải được thực hiện bằng séc hoặc quỹ tạm chi. Các khoản thanh toán phải được chấp thuận và mọi khoản thanh toán phải được ghi lại. Nhiều nhà bán lẻ trả tiền mặt cho việc trả lại hàng hóa. Nếu tuân theo chính sách như vậy, việc thanh toán bằng tiền mặt sẽ được thực hiện sau khi nhận được phiếu thanh toán cho việc trả lại hàng hóa đã được người giám sát phê duyệt.
2. Các khoản thanh toán bằng tiền mặt phải được đánh số thứ tự và quyền phát hành séc của nhân viên bị giới hạn.
3. Mỗi séc phải có chữ ký của hai người để không ai có thể rút tiền từ ngân hàng chỉ bằng chữ ký của mình.
4. Trách nhiệm công việc phải được giao theo cách mà người chịu trách nhiệm thanh toán hóa đơn không được trao quyền ký séc. Nếu không, việc thanh toán không đúng có thể được thực hiện bằng việc phát hành séc có lợi cho những người quen biết.
5. Việc phát hành séc phải được hỗ trợ bởi các tài liệu đã được phê duyệt.
6. Người được ủy quyền phát hành séc phải được hướng dẫn để thực hiện thanh toán chính xác cho người chính chủ.
7. Khi thanh toán một khoản nợ, các tài liệu liên quan phải được đóng dấu và séc đã phát hành phải có ngày tháng và chữ ký để tránh khả năng thanh toán nhiều lần cho cùng một người.
8. Trách nhiệm công việc nên được phân công theo cách mà người ký séc được trao quyền không hủy séc đã ký cũng như không là người chuẩn bị bản đối chiếu ngân hàng. Theo hệ thống này, không nhân viên nào có thể che giấu hành vi chiếm dụng tiền mặt
9. Bản sao kê ngân hàng hàng tháng phải được lập bởi một người không liên quan đến công việc nhận tiền mặt hoặc thanh toán tiền mặt dưới bất kỳ hình thức nào. Theo quy trình này, các lỗi và thiếu sót có thể dễ dàng được phát hiện.
10. Các séc chuẩn bị không đúng sẽ bị hủy bỏ. Các séc bị hủy đánh dấu là vô hiệu phải được giữ nguyên để tránh việc sử dụng sai các séc này trong tương lai.

Xem xét kiểm soát nội bộ
Hầu hết các doanh nghiệp duy trì giao dịch tiền mặt thông qua tài khoản ngân hàng.

Ngân hàng gửi bảng sao kê hàng tháng. Công ty sẽ xác minh thông tin và số dư ngân hàng được thể hiện trong bảng sao kê ngân hàng với hồ sơ kế toán của doanh nghiệp.

Nếu phát hiện có bất kỳ sự khác biệt nào, nó sẽ được đối chiếu bằng cách lập một biên bản so sánh với ngân hàng.

Theo https://www.iedunote.com/

Tham khảo thêm các clip về dòng tiền của CleverCFO

Mẫu biểu nào để lập dự báo dòng tiền ngắn hạn?

Dự báo dòng thu tiền theo phương pháp trực tiếp sử dụng Excel

7 yếu tố giúp gia tăng độ mạnh của dòng tiền và mô hình kiểm soát

Lập kế hoạch dòng tiền ngắn hạn – những sai lầm cần tránh

Tham khảo thêm tài liệu khóa CFO, KTT của CleverCFO nhé cả nhà
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeG5ZHtZ7xnC1ByEmDeOJiueSz6ovYpr7rbmDnXZOKhd9ZxAw/viewform

Đặc biệt, hiện giờ CleverCFO có triển khai chương trình hỗ trợ cộng đồng, bước đầu tiên trong việc để phân tích dữ liệu hỗ trợ các thông tin ra quyết định – đó là trải nghiệm FREE 100%, (không ràng buộc phải tham gia khóa học), báo cáo công nợ hoặc dự báo dòng thu ạ.
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfXC5alyuaJ8Wkgl6yZEh4xrsGEGPPJzno81F4boLTXh_kRkA/viewform

Khóa học CFO của CleverCFO mang tính chất ứng dụng thực tế, thực hành trên model, giúp các bạn ứng dụng ngay vào công việc.

CLEVERCFO CAM KẾT HOÀN TIỀN 100% SAU BUỔI HỌC ĐẦU TIÊN NẾU CẢ NHÀ KHÔNG HÀI LÒNG
=> KHÔNG CÓ RỦI RO
=> HÃY CHO MÌNH CƠ HỘI CHĂM LO TỐT HƠN CHO GIA ĐÌNH NHÉ.