5 bước tạo ngân sách cho doanh nghiệp

Posted: 16/04/2021
By: admin
Comments: One Comment

5 bước tạo ngân sách cho doanh nghiệp

Tạo ngân sách kinh doanh cho tổ chức của bạn là điều quan trọng đối với sự thành công của nó, bất kể là quy mô nào. Một thực tế là trước khi kiếm tiền, bạn cần hiểu cách chi tiêu.

Tuy nhiên, ngân sách kinh doanh liên quan đến nhiều thứ hơn là chi tiêu. Nó bao gồm theo dõi chi phí, doanh thu và lượng tiền mặt mà một doanh nghiệp hiện có trong tay.

Bất kể quy mô và loại hình doanh nghiệp của bạn là gì, bạn có thể tạo ngân sách bằng năm bước đơn giản. Chúng tôi sẽ chia sẻ các mẹo dưới đây để cho bạn thấy nó dễ dàng như thế nào.

Ngân sách Kinh doanh là gì?
Ngân sách kinh doanh là một kế hoạch hành động vạch ra các mục tiêu tài chính và hoạt động. Mục đích chính của nó là giúp theo dõi và quản lý thu nhập và chi phí cho tương lai. Ngân sách kinh doanh là một yếu tố cần thiết của kế hoạch kinh doanh. Nếu không có nó, doanh nghiệp của bạn sẽ gặp khó khăn.

Tại sao doanh nghiệp của bạn cần ngân sách
Điểm mấu chốt là ngân sách giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu. Nếu bạn cần trợ giúp để thiết lập các ưu tiên kinh doanh, ngân sách là nơi tốt nhất để bắt đầu. Ngân sách cũng giúp cắt giảm rủi ro kinh doanh, xác định vấn đề và nhận ra cơ hội. Đây là công cụ cuối cùng để tổ chức và lập kế hoạch. Không có ngân sách, bạn đang vận hành doanh nghiệp của mình một cách mù quáng.

Ngân sách có nhiều lợi ích cho công ty, bao gồm:

Tổng chi phí khởi động (cho một doanh nghiệp mới thành lập)
Chi phí hoạt động
Doanh thu hàng tháng cần thiết
Ước tính thực tế về lợi nhuận
Nguồn vốn cần thiết cho các chi phí (tiếp thị, vật tư…)

Cách phát triển ngân sách kinh doanh
Câu hỏi thực sự là làm thế nào để bạn tạo ra thứ gì đó hữu ích cho doanh nghiệp của mình? Thực hiện theo năm bước dưới đây để có ngân sách kinh doanh dễ dàng hơn

Tính thu nhập trung bình
Hãy bắt đầu với một cái gì đó dễ dàng. Bước đầu tiên trong ngân sách kinh doanh là tính toán số tiền bạn mang lại. Khi bạn xác định được tất cả các nguồn thu nhập, hãy tính thu nhập hàng tháng của bạn.

Vì bạn đang lập ngân sách cho năm sắp tới, đây có thể sẽ là dự đoán về thu nhập mà bạn dự đoán. Điều này sẽ dễ dàng hơn nếu bạn có thể sử dụng thu nhập của năm trước làm cơ sở cho năm tiếp theo. Hãy nhớ tính đến các biến động về khối lượng bán hàng. Bạn sẽ có được bức tranh chính xác nhất nếu nhìn vào doanh thu trong 12 tháng trước đó.

Nếu bạn đang bắt đầu một công việc kinh doanh mới, việc lập ngân sách sẽ cần phải linh hoạt hơn. Doanh nghiệp mới thành lập có thể bắt đầu bằng cách ước tính doanh thu thực tế. Ở khía cạnh thận trọng, bạn thà đánh giá thấp hơn đánh giá quá cao. Hãy nhớ rằng điều này luôn có thể được điều chỉnh hàng tháng để giúp bạn tính chính xác hơn thu nhập.

Lập kế hoạch ngân sách bắt đầu với doanh thu và thu nhập. Điều này giúp xác định chi phí nào là khả thi.

Ví dụ về các nguồn thu nhập bao gồm:

Thu nhập hàng giờ
Doanh thu bán hàng
Thu nhập từ đầu tư
Tiết kiệm
Cho vay

Xác định chi phí cố định
Bước thứ hai trong việc tạo ngân sách kinh doanh là tính toán tất cả các chi phí cố định. Chi phí cố định đề cập đến bất kỳ điều khoản chi phí nào không thay đổi mỗi tháng. Chi phí cố định có thể là chi phí hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm.

Bạn nên chia nhỏ chúng ra một cách riêng biệt để có một bức tranh rõ ràng. Mỗi doanh nghiệp có các khoản chi phí riêng cho hoạt động của mình. Đây là nơi có ích cho việc ghi sổ kế toán và báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính phải bao gồm một danh sách thành từng khoản của tất cả các chi phí cố định.

Một vài ví dụ về chi phí cố định phổ biến bao gồm:

Tiền thuê văn phòng
Bảo hiểm
Thuế
Vật tư
Lương bổng
Website Hosting

Nếu bạn là một công ty khởi nghiệp, bạn sẽ cần phải ước tính một số chi phí này. Suy nghĩ về những chi phí sắp tới có thể chưa xảy ra. Khi bạn đã xác định được chi phí cố định, hãy trừ những chi phí đó khỏi thu nhập của mình và chuyển sang bước tiếp theo.

Kiểm đếm chi phí biến đổi
Bước thứ ba trong việc tạo ngân sách kinh doanh là xác định chi phí biến đổi. Các chi phí biến đổi cũng được liệt kê trong báo cáo tài chính thành từng khoản từ năm trước. Chi phí biến đổi là những chi phí thay đổi tương ứng với những thay đổi về mức độ hoặc khối lượng hoạt động. Những chi phí này là những thứ không cố định và thay đổi theo từng tháng.

Ví dụ về chi phí biến đổi bao gồm:

Chi phí tiếp thị
Hoa hồng bán hàng
Chi phí vận chuyển
Tiện ích
Du lịch
Trang thiết bị

Đi lại và tiện ích là những chi phí biến đổi có thể thay đổi thường xuyên trong năm. Nếu bạn sống trong một khí hậu có nhiệt độ dao động, điều này đặc biệt đúng. Chi phí cho các tiện ích có thể thay đổi tùy theo mùa. Và tùy thuộc vào từng điểm đến, chi phí đi lại khác nhau giữa các địa điểm.

Các chi phí biến đổi khác thường có thể được điều chỉnh dựa trên doanh thu kinh doanh. Những chi phí này thường được gọi là “chi phí tùy ý”. Những thứ này không cần thiết để doanh nghiệp của bạn hoạt động. Bao gồm những điều này trong bảng tính ngân sách của bạn vì bạn có thể chọn thêm chúng vào chi tiêu của mình trong những tháng có nhiều lợi nhuận hơn.

Khi bạn đã xác định được các khoản chi phí kinh doanh có thể thay đổi, hãy trừ chúng khỏi thu nhập của mình.

Thiết lập quỹ khẩn cấp
Lập kế hoạch cho những điều bất ngờ với một quỹ khẩn cấp. Khoản này được trích lập cho các khoản chi phí một lần không được tính vào biến phí. Những chi phí khẩn cấp này hầu như luôn đến vào thời điểm tồi tệ nhất. Điều này bao gồm thiết bị cần thay thế hoặc một cái gì đó thảm khốc hơn như bị đột nhập.

Nếu bạn lên kế hoạch trước cho những loại tình huống này, thì khi chúng phát sinh sẽ đỡ căng thẳng hơn nhiều.

Hoàn thiện các con số
Bạn đã phân tích thu nhập, chi phí cố định, chi phí biến đổi và lập quỹ khẩn cấp. Bây giờ đã đến lúc tập hợp tất cả các con số lại với nhau để xác định lợi nhuận dự kiến cho năm sắp tới. Lợi nhuận ngày càng tăng là một dấu hiệu tốt của một doanh nghiệp phát triển, lành mạnh. Nếu đúng như vậy, bây giờ bạn có một nhiệm vụ mới là tìm ra nơi mà những khoản lợi nhuận đó sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn nhiều nhất. Nhiều công ty lựa chọn tái đầu tư vào hoạt động kinh doanh của họ, để lợi nhuận trở lại tổ chức để mở rộng quy mô và phát triển.

Điều tuyệt vời về ngân sách kinh doanh là khả năng điều chỉnh nếu các con số không hoàn toàn đúng như mong đợi. Điều này đặc biệt đúng đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ mới bắt đầu. Nếu bạn thấy rằng các khoản chi cao hơn doanh thu ước tính, bạn có thể thực hiện điều chỉnh. Sẽ không sao nếu ngay từ đầu lợi nhuận là tối thiểu nếu bạn đã lên kế hoạch cho điều đó.

Một điều nữa cần nhớ là bạn nên điều chỉnh các số liệu trong cả năm. Nếu doanh thu của bạn tăng hoặc giảm, bạn có thể sẽ thay đổi cách chi tiêu và phân bổ tiền giữa các đơn vị kinh doanh.

Tạo Bảng tính Ngân sách
Công việc điều hành một công việc kinh doanh hàng ngày có thể rất khó khăn. Khi lập ngân sách vượt qua danh sách việc cần làm của bạn, bạn không có thời gian và năng lượng. Chúng tôi khuyên bạn nên tạo một bảng tính đơn giản cung cấp cho bạn bản tóm tắt ngân sách. Excel là một nơi tuyệt vời để bắt đầu.

Tham gia khóa học CFO để được các thầy hướng dẫn cách làm ngân sách đúng chuẩn cho công ty nhé.

Một số chủ doanh nghiệp né tránh việc xem xét tài chính vì căng thẳng mà nó gây ra. Chúng tôi khuyến khích bạn làm cho việc đánh giá ngân sách trở thành một thói quen thường xuyên. Tránh các cuộc thảo luận về ngân sách sẽ chỉ khiến mọi thứ trở nên tồi tệ hơn. Mục đích là để có một doanh nghiệp thành công, lành mạnh. Vì vậy, hãy ngừng sợ hãi về ngân sách và bắt đầu yêu thích chúng.

Các công ty thành công nhất liên tục theo dõi và điều chỉnh ngân sách của họ khi cần thiết, trách nhiệm tài chính là chìa khóa không chỉ khi bắt đầu, mà còn khi một tổ chức mở rộng hoạt động của mình. Lập ngân sách phù hợp sẽ cho phép tăng trưởng có trách nhiệm và thành công hơn.

Lập ngân sách cho các loại hình kinh doanh khác nhau
Đôi khi các chi tiết về ngân sách cần được điều chỉnh cho phù hợp với loại hình kinh doanh mà bạn điều hành. Chúng tôi đã liệt kê một số doanh nghiệp phổ biến bên dưới với những cân nhắc đặc biệt cho từng doanh nghiệp.

Tập đoàn lớn
Tập đoàn lớn thường có vài trăm nhân viên trở lên. Khi bạn giao dịch với một công ty lớn hơn, mỗi bộ phận cũng sẽ có ngân sách cụ thể. Loại ngân sách này có sự tham gia nhiều hơn và cần có sự tham gia của nhiều bộ phận. Yêu cầu các quản lý bộ phận tham gia vào quá trình Điều quan trọng là phải có phản hồi từ họ cũng như họ tham gia nhiều hơn vào các hoạt động hàng ngày của tổ chức.

Doanh nghiệp nhỏ
Tùy thuộc vào ngành, một doanh nghiệp nhỏ có thể có từ tối đa 250 nhân viên đến 1500 nhân viên. Đó là một phạm vi rộng. Hiệp hội Doanh nghiệp Nhỏ có các tiêu chuẩn về quy mô để giúp xác định xem doanh nghiệp của bạn có đủ tiêu chuẩn là nhỏ hay không. Tuy nhiên, khi nói về doanh nghiệp nhỏ, chúng ta thường đề cập đến các công ty chỉ có một số ít nhân viên vì các doanh nghiệp nhỏ với ít hơn 20 nhân viên chiếm khoảng 89,6% tổng số doanh nghiệp của Hoa Kỳ.

Với loại ngân sách này, sẽ rất hữu ích nếu bạn xây dựng một số tình huống, bao gồm cả trường hợp tốt nhất và xấu nhất. Bằng cách đó, nếu doanh nghiệp của bạn thành công, bạn có thể triển khai các chi tiết được thể hiện trong ngân sách trường hợp tốt nhất. Và ngược lại, nếu công việc kinh doanh của bạn chậm lại, bạn có một kế hoạch hành động để thực hiện những thay đổi khi lợi nhuận không lý tưởng.

Kinh doanh theo mùa
Các doanh nghiệp thời vụ có mùa cao điểm cần phải đặc biệt chú ý đến việc lập ngân sách. Mặc dù thách thức gia tăng này có thể là một nguồn căng thẳng, nhưng nó không nhất thiết phải có kế hoạch tài chính phù hợp.

Các doanh nghiệp thời vụ trải qua mùa cao điểm cần hết sức lưu ý đến ngân sách. Mặc dù thách thức gia tăng này có thể là một vấn đề căng thẳng, nhưng nó không nhất thiết phải có kế hoạch tài chính phù hợp. Tuy nhiên, tất cả các hoạt động này vẫn tốn tiền, và nhân viên vẫn cần được trả lương. Lập kế hoạch cẩn thận và lập ngân sách kinh doanh phù hợp sẽ giúp duy trì tiến độ dự kiến trong cả năm. Các bước cho ngân sách kinh doanh theo mùa tương tự như những gì được trình bày chi tiết ở trên. Điều quan trọng là phải chú ý đến cách phân phối thu nhập trong 12 tháng.

Kinh doanh thương mại điện tử
Yếu tố lớn nhất trong kinh doanh thương mại điện tử là chi phí vận chuyển. Chi phí vận chuyển có thể và sẽ dao động theo thời gian, vì vậy điều quan trọng là phải có kế hoạch sẵn sàng. Giá sản phẩm của bạn có bao gồm chi phí vận chuyển hay bạn có cung cấp phí vận chuyển cố định không? Điều này nên được cân nhắc, đặc biệt là tùy thuộc vào kích thước và hình dạng các sản phẩm của bạn.

Kinh doanh hàng tồn kho
Cách tốt nhất để đảm bảo thành công trong kinh doanh hàng tồn kho là ước tính chính xác nhu cầu trong tương lai. Cách dễ nhất để làm điều này là xem xét doanh số bán hàng trước đó. Nhìn vào mức trung bình trong 12 tháng. Điều này sẽ tính đến những tháng có doanh thu cao và những tháng chậm hơn. Chi phí vận chuyển và chi phí sản phẩm sẽ khác nhau rất nhiều, vì vậy điều quan trọng là phải kiểm tra kỹ lưỡng trước khi đặt hàng tồn kho.

Kinh doanh dịch vụ
Thu nhập và lợi nhuận kinh doanh dịch vụ đòi hỏi sự linh hoạt. Nếu không có sản phẩm thực, ước tính của bạn sẽ dựa trên số lượng quy trình làm việc và số giờ dự kiến của các dịch vụ tư vấn. Tập trung ước tính thu nhập của bạn vào dự đoán doanh số bán hàng và chi phí tư vấn.

Công ty khởi nghiệp
Lập ngân sách khó hơn đối với một công ty khởi nghiệp. Bạn không có các tháng trước đó để làm cơ sở ước tính thu nhập và chi phí. Thay vào đó, hãy liên hệ với bạn bè kết nối và các chủ doanh nghiệp đồng nghiệp có thể sẵn sàng giúp đỡ. Tốt nhất bạn nên ước tính chi phí đối với dòng cao cấp vì có một số ẩn số với một công ty khởi nghiệp.

Doanh nghiệp đặt hàng tùy chỉnh
Khi tạo ra các sản phẩm đặt hàng theo yêu cầu, hãy yêu cầu đủ thời gian và vật liệu. Có thể là một ý tưởng hay khi bao gồm một vùng đệm hợp lý để đảm bảo bạn thu được lợi nhuận. Chúng tôi cũng khuyến khích các doanh nghiệp đặt hàng tùy chỉnh yêu cầu trả trước một khoản tiền đặt cọc. Điều này đảm bảo thanh toán trong trường hợp ai đó rút lui.

Chúng tôi cá rằng bạn đã suy nghĩ về việc tạo ngân sách trong một thời gian dài. Dành một chút thời gian và nỗ lực. Sử dụng năm bước mà chúng tôi đã liệt kê ở trên để tạo ra một ngân sách kinh doanh mạnh mẽ. Bạn sẽ cảm thấy tốt hơn và hoàn thành hơn sau khi hoàn thành. Nhưng đó không phải là nơi nó kết thúc. Đừng tạo ngân sách và gửi đi để xem xét lại vào quý sau. Hãy giữ nó tiện dụng và lưu ý để điều chỉnh khi bạn mở rộng quy mô kinh doanh đang phát triển của mình.

Theo https://due.com/blog

Tham khảo thêm các clip FREE thầy Trần Tuấn chia sẻ ở đây nha cả nhà!

Tham khảo thêm tài liệu khóa CFO, kế toán trưởng của CleverCFO nhé cả nhà
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeG5ZHtZ7xnC1ByEmDeOJiueSz6ovYpr7rbmDnXZOKhd9ZxAw/viewform

Khóa học CFO của CleverCFO mang tính chất ứng dụng thực tế, thực hành trên model, giúp các bạn ứng dụng ngay vào công việc.

CLEVERCFO CAM KẾT HOÀN TIỀN 100% SAU BUỔI HỌC ĐẦU TIÊN NẾU CẢ NHÀ KHÔNG HÀI LÒNG
=> KHÔNG CÓ RỦI RO
=> HÃY CHO MÌNH CƠ HỘI CHĂM LO TỐT HƠN CHO GIA ĐÌNH NHÉ.