TIN TỨC - KINH NGHIỆM

• Posted: 28/06/2021
• By: admin
• Comments: No Comments

5 mục tiêu của phòng tài chính cho năm 2021 hiệu quả

Chúng tôi đã nói chuyện với vô số nhóm tài chính và giám đốc tài chính (CFO), những người đang thực hiện những thay đổi nghiêm túc đối với cách họ kinh doanh. Và chúng tôi muốn biết mục tiêu mới của họ sẽ là gì.

Đây là 5 ưu tiên lớn nhất của phòng tài chính muốn làm để công việc trở nên thông minh hơn và hiệu quả hơn.

1. Giảm thiểu rủi ro tài chính

Ở nhiều công ty, đây là mục tiêu đầu tiên, thứ hai và thứ ba của nhóm tài chính. Bạn ở đó để đảm bảo rằng chi tiêu có trách nhiệm, các thành viên trong nhóm làm những gì họ phải làm và để giữ an toàn cho công ty.

Điều này không phải xảy ra một cách kỳ diệu. Dưới đây là hai nguyên tắc có giá trị cần tuân theo để đạt được nó

Tạo các quy trình dễ theo dõi

Bạn có bao giờ nhận thấy rằng các phòng ban khác không quan tâm đến tiền bạc của công ty như bạn không? Có lẽ không phải vì họ không quan tâm đến công ty. Họ chỉ không biết các thủ tục chính xác và khó tìm thấy thông tin.

Phòng tài chính muốn các quy tắc; nhân viên muốn sự thuận tiện.

Vì vậy, bạn cần tạo ra các quy trình chi tiêu tự nhiên, đơn giản và giữ chúng đúng chính sách như một điều tất nhiên. Công cụ quản lý chi tiêu là một ví dụ điển hình. Khi một thành viên trong nhóm cần chi tiêu, họ chỉ cần đăng nhập vào nền tảng và làm theo các bước. Bạn xây dựng chính sách, giới hạn và phê duyệt vào hệ thống, vì vậy họ thậm chí không cần biết các quy tắc.

Xây dựng các phê duyệt của người quản lý thành các công cụ tài chính

Ví dụ tốt nhất về sự phê duyệt của người quản lý là chi tiêu của công ty. Bạn có nhân viên chi tiêu thay mặt công ty – trực tuyến bằng thẻ tín dụng. Và trong cả hai trường hợp, họ (về lý thuyết) phải có sự chấp thuận của người quản lý trước khi chi tiền.

Các phương pháp chi tiêu cổ điển – thẻ tín dụng và xác nhận chi phí – không được thiết kế với mục đích kiểm soát. Một khi người tiêu tiền có thẻ trong tay, bạn dựa vào sự trung thực và văn hóa công ty mạnh mẽ để tiếp tục chi tiêu trong tầm kiểm soát. Và điều tương tự đối với các khoản chi – bạn phải hy vọng rằng chúng tuân theo các quy tắc, nhưng bạn sẽ không biết cho đến khi có các báo cáo vào cuối tháng.

Đây là lý do tại sao chúng tôi đề xuất các công cụ tài chính – đặc biệt là các phương pháp chi tiêu – được tích hợp sẵn các phê duyệt. Ngay cả khi có thẻ trong tay, bạn thực sự có thể giữ lại tiền từ nhân viên cho đến khi người quản lý của họ “bật đèn xanh”. Điều này giúp các nhà quản lý kiểm soát ngân sách của họ và tài chính kiểm soát chi tiêu tổng thể.

Và điều này không nhất thiết phải trả giá bằng sự tự do của nhân viên.

Tham gia ngay Khóa học CFO của CleverCFO để giúp quản trị rủi ro tài chính cho công ty.

2. Giảm xích mích

Thông thường, mặt trái của kiểm soát là tự do. Bạn càng siết chặt chi tiêu của công ty, thì các thành viên khác trong nhóm càng phải cố gắng để thực sự tiêu tiền.

Ví dụ rõ ràng nhất về điều này là cách một số công ty bảo vệ thẻ công ty. Nếu một thành viên trong nhóm cần thanh toán trực tuyến – ví dụ như đăng ký phần mềm mới – thì họ phải đích thân đến phòng tài chính hoặc thậm chí là Giám đốc điều hành để lấy thẻ. Bằng cách này, người giữ thẻ có thể hỏi tất cả các câu hỏi mà họ cần trước khi tiền ra khỏi cửa.

Điều gì xảy ra nếu chủ thẻ không có mặt tại văn phòng? Điều gì sẽ xảy ra nếu họ quá bận và không buồn hỏi những câu hỏi quan trọng đó? Điều gì sẽ xảy ra nếu nhân viên cần thẻ không có mặt tại văn phòng?

Toàn bộ động thái này khiến công ty hoạt động chậm lại và dẫn đến tăng thêm thời gian phải gặp mặt nhau.

Sự thật là, nhân viên muốn tự chủ và được tin tưởng. Họ làm việc tốt nhất của họ khi họ cảm thấy tự do để đưa ra quyết định. Nhưng đồng thời, bạn không thể cấp cho mọi người quyền truy cập mở vào tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng của công ty.

Bạn cần một cách để cho phép nhân viên di chuyển nhanh chóng và đưa ra quyết định, nhưng với khả năng đặt giới hạn và dừng các giao dịch không mong muốn. Điều đó đúng với các phương pháp chi tiêu, nó là một quy tắc tốt cho tất cả các công cụ tài chính và nhân sự của bạn.

Cung cấp cho các thành viên trong nhóm quyền truy cập thực tế vào các hệ thống này nhưng có giới hạn để kiểm soát tài chính.

3. Giám sát chi tiêu kịp thời

Khả năng hiển thị và dữ liệu rất quan trọng đối với nhóm tài chính. Nếu mục tiêu chính của bạn là duy trì quyền kiểm soát tài chính của công ty, làm thế nào bạn có thể làm được điều đó nếu bạn chỉ thấy chi tiêu vào cuối tháng?

Hãy tự hỏi bản thân câu hỏi đơn giản này: tôi có biết rõ ràng là mỗi phòng ban đã chi bao nhiêu trong tháng này không?

Câu trả lời thường là “không.” Hoặc tốt nhất, “đại loại.” Và trong nhiều trường hợp, vào thời điểm bạn biết các nhóm kinh doanh đã chi tiêu những gì, thì đã quá muộn để làm bất cứ điều gì về nó.

Để nhận dữ liệu kịp thời liên quan đến hai yếu tố:

Sử dụng các phương thức thanh toán được xây dựng cho các nhóm tài chính hiện đại

Như chúng ta đã thấy, các chi phí truyền thống là một vấn đề vì bạn không biết những gì đã được chi cho đến khi yêu cầu được gửi. Thẻ tín dụng cũng tương tự như vậy, đặc biệt là khi bạn có các khoản thanh toán định kỳ – bạn có thể đã cam kết thực hiện các giao dịch chưa được xử lý và không có ý kiến gì.

Phòng tài chính cần dữ liệu về tất cả chi tiêu hoạt động có sẵn cùng một lúc, ở một nơi. Trên thực tế, điều này yêu cầu các phương thức thanh toán được kết nối với hệ thống hoặc nền tảng trung tâm. Bằng cách này, bạn có thể thấy chi tiêu diễn ra, từ bất kỳ đâu.

Tham khảo khóa học Power BI online để giúp xử lý data lớn và từ nhiều nguồn để giúp công việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn.

4. Tiết kiệm thời gian và thu thập dữ liệu tài chính chính xác

Sẽ tốt hơn nếu bạn không phải nhập đi nhập lại cùng một dữ liệu phải không? Trên hết, bạn cũng có thể đảm bảo rằng dữ liệu bạn có được ghi lại chính xác hơn, mà không cần phải kiểm tra hai lần và ba lần. Và theo thời gian, chất lượng dữ liệu nói chung được cải thiện đáng kể.

Những gì bạn cần là tự động hóa. Và đặc biệt, tự động hóa một số quy trình chi tiêu tẻ nhạt cụ thể:

Yêu cầu báo cáo chi phí

Chúng tôi không phải là người thích báo cáo chi phí. Nhưng nếu bạn định sử dụng chúng, tốt nhất bạn nên giảm thiểu số lượng quản trị viên phụ trách chúng. Thay vì yêu cầu nhân viên điền vào một trang tính Excel, gửi nó cho người quản lý của họ để phê duyệt, sau đó chuyển nó đến phòng tài chính (người sau đó phải nhập tất cả các chi tiết theo cách thủ công), sẽ không tốt hơn nếu họ sử dụng các công cụ đã được thiết kế sẵn theo yêu cầu?

Các công cụ hiện đại cho phép người dùng nhập trực tiếp yêu cầu của họ vào hệ thống. Điều này bao gồm lý do chi tiêu, người quản lý đã phê duyệt nó và thậm chí cả biên lai.

Tất cả những gì tài chính phải làm là xuất dữ liệu này sang các công cụ kế toán của họ. Không có dữ liệu nhập nào cả. Điều này giúp tiết kiệm cho các nhóm tài chính lên đến 5 ngày mỗi tháng và thu được 95% biên lai đúng hạn.

Chốt sổ cuối tháng

Cuối tháng là thời điểm nổi tiếng khó khăn đối với các nhóm tài chính. Bạn phải tích hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau, điều hòa tất cả và đảm bảo rằng sách của bạn đẹp và cân đối, mỗi tháng một lần.

Thủ phạm lớn ở đây là có tất cả các nguồn dữ liệu khác nhau. Bạn cũng có các tài liệu quan trọng như biên lai thuế cần được số hóa và sau đó đối chiếu với các khoản thanh toán trong sổ cái của bạn.

Tham khảo khóa học Power BI online để giúp xử lý data lớn và từ nhiều nguồn để giúp công việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn.

Đây là nơi mà tự động hóa rất có giá trị. Đầu tiên, nếu dữ liệu chi tiêu được số hóa ngay từ đầu, thì không có mục nhập thủ công nào dành cho phòng tài chính. Vì vậy, nếu các phòng ban đang gửi yêu cầu chi phí giấy tờ, biên lai và bảng sao kê thẻ tín dụng, những phòng ban đó phải trực tiếp làm các vấn đề đó.

Tự động hóa = chính xác

Chúng tôi thích nghĩ rằng bản thân chúng ta càng nhúng tay vào mọi việc thì chất lượng công việc càng cao. Ví dụ: nếu bạn tự nhập mọi báo cáo chi phí vào Excel hoặc các công cụ kế toán của mình theo cách thủ công, bạn có thể chắc chắn rằng dữ liệu là chính xác.

Trên thực tế, sai sót của con người là một trong những vấn đề lớn nhất trong kế toán hàng ngày. Con người mắc sai lầm theo thời gian, nhưng phần mềm và máy móc thực hiện các tác vụ giống nhau theo cùng một cách, mọi lúc. Điều này cho phép các nhóm thay đổi từ việc nhập dữ liệu thủ công tẻ nhạt, để tập trung vào các vai trò đánh giá và xác thực quan trọng hơn.

Tự động hóa cung cấp cho bạn dữ liệu tốt hơn và cung cấp cho bạn thời gian bạn cần để làm những công việc quan trọng hơn.

5. Ưu tiên các hệ thống tài chính đồng nhất

Đây là một nguyên tắc hơn là một mục tiêu tổng thể. Nhưng khi bạn lập kế hoạch các quy trình của mình cho năm 2021, hãy ghi nhớ điều này:

Nếu mọi quy trình của công ty hoạt động theo một cách khác nhau, thì mọi người đều phải học mọi quy trình.

Và như chúng ta đã thấy ở trên, nếu các quy trình khiến mọi người nhầm lẫn, mọi người sẽ không làm theo chúng. Vì vậy, thay vào đó, hãy cố gắng đặt các hệ thống hoạt động giống nhau cho các kết quả khác nhau.

Ví dụ: hãy nói lại về chi tiêu. Bạn có thể có một quy trình để mua đăng ký trực tuyến (thẻ công ty được chia sẻ), một quy trình khác để mua trực tiếp (yêu cầu chi phí) và một quy trình khác để gửi hóa đơn từ những người làm dạng freelancers (email đến phòng tài chính).

Và sẽ phức tạp hơn nếu bạn có các quy trình khác nhau trong các văn phòng khác nhau ở các quốc gia khác nhau. Về cơ bản, tất cả mọi người muốn kết thúc làm những việc theo cách có ý nghĩa đối với họ.

Đó là lý do tại sao chúng tôi khuyên bạn nên chạy tất cả chi phí hoạt động thông qua một nền tảng quản lý chi tiêu. Nhân viên chỉ cần một quy trình để thanh toán bằng thẻ chi phí kinh doanh, xác nhận chi phí hoặc gửi hóa đơn.

Cách tiếp cận này cũng có thể mở rộng hơn nhiều. Khi bạn mở các tổ chức toàn cầu mới và chào đón ngày càng nhiều thành viên trong nhóm, tất cả họ đều có quy trình chi tiêu giống nhau để tuân theo. Họ chỉ cần đăng nhập.

Các mục tiêu của CFO & ví dụ

Bạn bè của chúng tôi tại Soapbox có một loạt các ví dụ về mục tiêu tài chính tuyệt vời mà bạn có thể sử dụng. Tất nhiên, các mục tiêu cụ thể của nhóm tài chính mà bạn thực hiện sẽ phụ thuộc vào doanh nghiệp của bạn, nhưng khuôn khổ để tạo và tuân theo các mục tiêu đó tương đối đơn giản.

Ví dụ: đây là những gì Soapbox đề xuất để giúp bạn “xây dựng kế hoạch chiến lược và ngân sách để đạt được mục tiêu:”

1. Thu thập ý kiến đóng góp từ C-Suite (CFO, CEO, CMO, CPO,…), Người sáng lập, hội đồng quản trị và các bên liên quan chính khác.
2. Đặt mục tiêu đơn hàng và doanh thu, bao gồm mục tiêu doanh số hàng tháng hoặc hàng quý (với ý kiến đóng góp từ trưởng phòng bán hàng).
3. Xác nhận mục tiêu tạo khách hàng tiềm năng với người quản lý phòng Marketing.
4. Thảo luận và xác nhận mục tiêu tuyển dụng với trưởng phòng nhân sự.
5. Nhận phê duyệt từ hội đồng quản trị và hoàn thiện kế hoạch và ngân sách.

Đó là những yếu tố quan trọng nhất để CFO lập kế hoạch tuyệt vời. Tất nhiên, việc đạt được doanh thu và hoàn thành kế hoạch thực sự khó hơn so với nói về nó, nhưng bản thân kế hoạch không phải là một dự án không thể đạt được.

Đặt mục tiêu thông minh cho bộ phận tài chính ngay hôm nay

Đó là năm chủ đề lớn mà chúng tôi đã nghe được từ các nhóm tài chính trong vài tuần và tháng qua. Những điều này xuất hiện lặp đi lặp lại khi các công ty nỗ lực hiện đại hóa các hệ thống lỗi thời.

Nếu bạn chưa làm như vậy, nhóm của bạn nên:

• Tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại tẻ nhạt
• Xây dựng các chính sách thành hệ thống để nhân viên có thể tuân theo chúng một cách tự nhiên
• Giải phóng các nhóm khác làm công việc tốt nhất của họ
• Thoát khỏi chính sách và trở thành một đối tác kinh doanh tốt hơn

Những thay đổi này sẽ không diễn ra trong một sớm một chiều, nhưng điều quan trọng là phải đưa ra các mục tiêu hướng dẫn.

Theo https://blog.spendesk.com/

Tham khảo thêm tài liệu khóa học CFO, Kế toán trưởng của CleverCFO nhé cả nhà
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeG5ZHtZ7xnC1ByEmDeOJiueSz6ovYpr7rbmDnXZOKhd9ZxAw/viewform

Khóa học CFO của CleverCFO mang tính chất ứng dụng thực tế, thực hành trên model, giúp các bạn ứng dụng ngay vào công việc.

CLEVERCFO CAM KẾT HOÀN TIỀN 100% SAU BUỔI HỌC ĐẦU TIÊN NẾU CẢ NHÀ KHÔNG HÀI LÒNG
=> KHÔNG CÓ RỦI RO
=> HÃY CHO MÌNH CƠ HỘI CHĂM LO TỐT HƠN CHO GIA ĐÌNH NHÉ.