TIN TỨC - KINH NGHIỆM

• Posted: 01/07/2021
• By: admin
• Comments: No Comments

Báo cáo ngân sách hiện đại: cách nâng cao ngân sách hiệu quả

Các công ty cần quản lý tiền tốt. Đặc biệt khi thời điểm khó khăn và thị trường đang gặp khó khăn, bạn không thể để tiền mặt chờ cơ hội.

Mọi nhà sáng lập và lãnh đạo tài chính đều biết điều này. Nhưng bắt đầu từ đâu?

Một vũ khí quan trọng trong kho vũ khí: báo cáo ngân sách. Những điều này giúp bạn phân tích chi tiêu thực tế so với dự định, phát hiện sai sót và xác định cách lấy lại quyền kiểm soát.

Tham khảo khóa học Excel dashboard online để học cách làm báo cáo ngân sách ứng dụng ngay vào công việc.

Bài viết này cung cấp cho bạn bảng phân tích “cái gì” và “lý do” đằng sau báo cáo ngân sách, kế hoạch hành động để kiểm soát ngân sách và đề xuất số một của chúng tôi nếu bạn gặp khó khăn trong việc kiểm soát chi tiêu.

Báo cáo ngân sách là gì?

Báo cáo ngân sách cho phép các công ty so sánh chi tiêu thực tế của họ với những gì đã được lập ngân sách. Bạn lập kế hoạch ngân sách của mình cho một khoảng thời gian nhất định, sau đó vào cuối thời kỳ đó, báo cáo lập ngân sách của bạn sẽ hiển thị cho bạn số tiền bạn thực sự đã chi tiêu.

Một báo cáo ngân sách điển hình có hai cột chính:

• Lập kế hoạch chi tiêu được lập ngân sách cho một khoảng thời gian nhất định
• Chi tiêu thực tế cho cùng kỳ

Điều này về cơ bản cho bạn biết các nhóm của bạn quản lý tiền mặt tốt như thế nào so với kỳ vọng của họ.

Báo cáo ngân sách sẽ trông rất giống với báo cáo thu nhập của bạn. Bạn sẽ đặt ra doanh số bán hàng và doanh thu, tiếp theo là các chi phí khác nhau và sau đó là thu nhập hoạt động ròng của bạn.

Đăng ký ngay Khóa học CFO của CleverCFO  để được hướng dẫn làm báo cáo ngân sách vận dụng ngay vào công ty.

Lập ngân sách so với dự báo

Bạn nên trình bày rõ ràng sự khác biệt giữa ngân sách và dự báo. Theo một cách nào đó, họ là “anh em họ” gần gũi, nhưng mục đích và mục tiêu của mỗi người hơi khác nhau.

Dự báo cho phép một doanh nghiệp cố gắng dự đoán số lượng doanh thu mà doanh nghiệp sẽ đạt được trong một khoảng thời gian cố định. Nhìn vào tất cả các biến có thể thấy trước, bạn cố gắng đưa ra tiên lượng rõ ràng về lợi nhuận và thua lỗ của công ty.

Hầu hết các công ty đều xây dựng dự báo cho quý và năm tới và riêng cho các công ty khởi nghiệp là xây dựng dự báo cho ba năm. Những phân tích dài hạn này là bản đồ tăng trưởng mà doanh nghiệp đang vận hành.

Mặt khác, ngân sách cho biết số tiền mà đơn vị kinh doanh của bạn dự định chi tiêu trong một khoảng thời gian nhất định. Một lần nữa, điều này thường được thực hiện hàng quý và hàng năm và sẽ được thông báo trực tiếp bởi các dự báo của bạn.

Vì vậy, nếu bạn dự báo rằng doanh nghiệp của mình sẽ tạo ra 10 triệu đô la doanh thu định kỳ hàng tháng (MRR) trong quý này, doanh thu này có thể thúc đẩy ngân sách dự án của bạn trong cùng thời kỳ.

Và bởi vì các dự báo có thể thay đổi nhanh chóng, nên khả năng kiểm soát và báo cáo ngân sách của bạn là rất quan trọng.

Tại sao báo cáo ngân sách lại quan trọng

Các doanh nghiệp hiện đại dựa vào kiểm soát chi tiêu tốt để tồn tại. Đặc biệt với một số ngành đang gặp khó khăn, khả năng của bạn để theo dõi tiền của công ty đi đâu trong thời gian thực là rất quan trọng.

Tất nhiên, việc tự tạo ngân sách là một phần rất lớn của bài tập này. Chỉ đơn giản bằng cách đặt ra các kỳ vọng và thông số rõ ràng cho các nhóm của mình, bạn có thể khiến họ chi tiêu có trách nhiệm và hiệu quả hơn. Đối với các đội tài chính là một chiến thắng lớn.

Đăng ký ngay Khóa học CFO của CleverCFO để học cách lập ngân sách chuẩn mực cho công ty.

Nhưng khi ngân sách được lập, bạn không thể cho rằng chúng được tuân theo. Và những báo cáo này là cơ hội để phản ánh về cách tiền đã được triển khai tron mgỗi khoảng thời gian nhất định.

Lợi ích của báo cáo ngân sách

Ngoài thực tế là báo cáo hầu như luôn mang lại các phân tích mới và cơ hội cải thiện, báo cáo ngân sách có một vài lợi thế khác biệt. Họ cho phép bạn:

• Giám sát hiệu suất. Rõ ràng, vai trò chính của hầu hết mọi báo cáo là xem công ty hoạt động như thế nào so với kỳ vọng. Điều này cũng đúng với các báo cáo ngân sách.
• Quản lý tiền mặt hiệu quả. Khi quan sát kỹ hơn về chi tiêu, bạn sẽ có thể triển khai quỹ tốt hơn và xác định các khu vực chi tiêu “rò rỉ”.
• Giữ các trưởng nhóm có trách nhiệm. Họ có trong tay ngân sách, vì vậy họ cũng cần đảm bảo rằng chi tiêu như mong đợi. Về mặt tích cực, các báo cáo này cũng nêu bật công việc tuyệt vời mà họ đã thực hiện để tiếp tục đi đúng hướng.
• Xác định thặng dư ngân sách. Tất nhiên, những điều này có nghĩa là bạn có thể triển khai tiền ở những nơi khác. Nhưng bạn cũng có thể thấy rằng một số nhóm nhất định cần trợ giúp về chi tiêu. Ví dụ: nếu bạn đã phân bổ một số tiền nhất định cho ngân sách tiếp thị của mình, thì việc không chi tiêu số tiền đó có thể đồng nghĩa với việc tăng trưởng chậm hơn. Vì vậy, ngân sách thặng dư không phải lúc nào cũng là điều tốt.
• Vấn đề tại chỗ. Đặc biệt khi báo cáo ngân sách được chia sẻ giữa các nhóm, bạn có thể sẽ phát hiện ra các khu vực có vấn đề mà bạn không biết là tồn tại. Bạn cũng có thể thấy rằng các phòng cụ thể hiểu ngân sách của họ theo cách khác nhau hoặc một số người chơi nhất định cho rằng các hạng mục chính thuộc ngân sách của đội khác.
• Lập kế hoạch cho tương lai. Cách nào tốt hơn để tạo ngân sách tiếp theo của bạn hơn là học từ các ngân sách trước?

Trong thực tế, bạn đã biết giá trị của các báo cáo ngân sách. Các nhà lãnh đạo chỉ có thể đưa ra các quyết định thông minh với dữ liệu tốt và những báo cáo này là một trong những ví dụ như vậy.

Kiểm soát ngân sách hiện đại

Câu hỏi rõ ràng tại thời điểm này là, “vậy tiếp theo là gì?” Khi bạn đã có thói quen xây dựng báo cáo ngân sách cho doanh nghiệp, làm cách nào để bạn thực sự sử dụng chúng cho tốt?

Kiểm soát ngân sách trong năm bước

HB Publications cung cấp một quy trình kiểm soát ngân sách rất đơn giản. Và tin tốt là, nếu bạn đã tiến xa đến mức này, bạn đã thực hiện xong ba bước đầu tiên.

Đây là những gì họ đề xuất:

1. Thiết lập vị trí hiện tại của bạn

Nói cách khác, hãy tìm ra số tiền bạn đã chi tiêu cho đến nay. Đây là cột thứ ba của mẫu báo cáo ngân sách mà chúng ta đã thấy ở trên.

Nếu bạn có sẵn các công cụ quản lý chi tiêu tốt, điều này sẽ trở nên dễ dàng. Họ cho bạn biết chính xác những gì đã được chi tiêu so với từng ngân sách, trong thời gian thực. Xem hồ sơ của bạn và tìm hiểu những gì đã được chi tiêu cho mỗi mục hàng. Và thêm điều đó vào báo cáo của bạn.

2. So sánh với ngân sách của bạn

Đương nhiên, bạn muốn biết liệu số tiền bạn đã chi tiêu có nằm trong ngân sách, vượt quá hoặc thậm chí là dưới mức hay không. Như đã đề cập ở trên, nếu vượt quá và dưới ngân sách đều có thể là điều đáng lo ngại.

Trong bước này, bạn thực sự chỉ cần xác định các số liệu ngân sách ban đầu, vì chúng ta sẽ bắt đầu tính toán trong bước tiếp theo.

3. Tính toán sự khác biệt

Những phép tính này không quá khó và Excel hoặc Google Trang tính sẽ dễ dàng thực hiện chúng cho bạn. Chỉ cần trừ số tiền đã chi ra khỏi số tiền được lập ngân sách.

Nếu có thặng dư, kết quả sẽ là một số dương. Nếu có thâm hụt, nó sẽ là số âm.

4. Tìm lý do cho (các) phương sai

Đây là nơi mà công việc thám tử bắt đầu. Nếu có thặng dư hoặc thâm hụt, bạn thực sự cần biết lý do tại sao. Bạn có thể sử dụng quá mức, thiếu ngân sách hoặc có thể các cá nhân không thực sự chú ý đến ngân sách đã đề ra.

Cũng có những lý do lành tính tiềm ẩn cho sự khác biệt – lỗi đơn giản hoặc sự chậm trễ trong việc thu thập thông tin. Những điều này không tốt, nhưng chúng có thể dễ khắc phục hơn các vấn đề hệ thống.

Giai đoạn này có thể dài và đầy thách thức, và có thể dựa vào các kỹ năng mềm của bạn với tư cách là một nhà lãnh đạo và giao tiếp hơn là một chuyên gia tài chính. Bạn sẽ phải nói chuyện với các trưởng nhóm và tìm câu trả lời cho các câu hỏi, mà không được cho là quá tiêu cực hoặc khó chịu.

Điều đó thật khó khăn và tốn thời gian, nhưng đó cũng là nơi bạn tạo ra giá trị quan trọng cho doanh nghiệp của mình. Và nó dẫn đến bước cuối cùng một cách độc đáo.

5. Thực hiện hành động

Rõ ràng, điều duy nhất cần làm là thay đổi. Điều đó có thể bao gồm:

• Tăng hoặc giảm ngân sách
• Đóng băng hoàn toàn chi tiêu cho đến khi các quy tắc đã được thiết lập
• Cập nhật chính sách chi tiêu của bạn
• Yêu cầu phê duyệt tài chính trước khi chi tiêu số tiền lớn
• Làm việc chặt chẽ hơn với các trưởng nhóm khi ngân sách được thiết lập
• Tạo quy trình mới để theo dõi ngân sách trong thời gian thực

Các bước tiếp theo của bạn tất nhiên sẽ phụ thuộc vào hoàn cảnh và tình huống cụ thể của bạn. Nhưng bạn chỉ đơn giản là không thể mong đợi để tăng kiểm soát ngân sách một cách tình cờ. Bạn cần phải làm việc.

Và tất nhiên, hành động mà chúng tôi đề xuất nhất là

Cải thiện ngân sách với quản lý chi tiêu

Một lý do khiến việc lập ngân sách có thể phức tạp là do các nhóm chi trả cho nhiều thứ khác nhau. Bạn có thẻ tín dụng, hóa đơn và yêu cầu chi phí – tất cả đều ảnh hưởng đến ngân sách của bạn. Nhưng vì chúng được quản lý theo cách khác nhau, nên các trưởng nhóm có thể dễ dàng mất theo dõi những gì đã chi.

Bạn đang yêu cầu những người quản lý này phải là những người dùng Excel nghiêm túc, điều mà nhiều người trong số họ đơn giản là không.

Theo https://blog.spendesk.com/

Tham khảo thêm tài liệu khóa học CFO, Kế toán trưởng của CleverCFO nhé cả nhà
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeG5ZHtZ7xnC1ByEmDeOJiueSz6ovYpr7rbmDnXZOKhd9ZxAw/viewform

Khóa học CFO của CleverCFO mang tính chất ứng dụng thực tế, thực hành trên model, giúp các bạn ứng dụng ngay vào công việc.

Đăng ký ngay khóa học 100 thủ thuật Excel online để giúp giải quyết 1 số vấn đề hay gặp trong tài chính quản trị và thuế.

CLEVERCFO CAM KẾT HOÀN TIỀN 100% SAU BUỔI HỌC ĐẦU TIÊN NẾU CẢ NHÀ KHÔNG HÀI LÒNG
=> KHÔNG CÓ RỦI RO
=> HÃY CHO MÌNH CƠ HỘI CHĂM LO TỐT HƠN CHO GIA ĐÌNH NHÉ.