TIN TỨC - KINH NGHIỆM

• Posted: 28/06/2021
• By: admin
• Comments: No Comments

Cách quản lý quy trình các khoản phải trả trong năm 2021

Dòng tiền là một trong  các vấn đề mà các công ty quan tâm hàng đầu, đặc biệt là thời điểm kinh tế bị ảnh hưởng bởi Covid. Các khoản phải trả là một trong các yếu tố tác động trực tiếp, vì vậy cả nhà cùng tìm hiểu quy trình quản lý nó qua bài chia sẻ này nhé.

Đối với bất kỳ doanh nghiệp hiện đại nào, các khoản phải trả là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất. Sau tất cả, mọi doanh nghiệp cần phải trả những gì họ nợ – bạn không thể để xảy ra sai sót này.

Quản lý hóa đơn kịp thời và chính xác là chìa khóa để duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp. Một hệ thống tài khoản phải trả tốt cũng đảm bảo bạn không có các khoản nợ phải trả trên sổ sách của mình quá lâu, tránh rủi ro cho niềm tin kinh doanh.

Nếu bất kỳ điều nào trong số này khiến bạn cảm thấy căng thẳng, đừng lo lắng – chúng tôi sẵn sàng trợ giúp!

Trong bài đăng này, chúng ta sẽ xem xét những điều cơ bản khi nói đến các khoản phải trả, cũng như khám phá một số công cụ và kỹ thuật quan trọng.

Nhưng trước tiên, hãy bắt đầu với các nguyên tắc cơ bản – chính xác thì tài khoản phải trả là gì?

Các khoản phải trả là gì?

Nói một cách đơn giản, các khoản phải trả bao gồm mọi thứ mà doanh nghiệp của bạn nợ các chủ nợ. Điều này có thể thực hiện đầy đủ các khoản nợ. Thông thường, các khoản phải trả đề cập đến các khoản nợ ngắn hạn, tức là những khoản bạn dự định thanh toán trong năm – lý tưởng nhất là trong năm.

Các khoản nợ dài hạn – chẳng hạn như các khoản thế chấp và các khoản vay khác mất hơn 12 tháng để trả hết – thường được chia thành các khoản nợ riêng biệt và không được bao gồm trong các khoản phải trả.

Các khoản phải trả là một khoản nợ phải trả đối với doanh nghiệp. Điều này khiến việc quản lý hiệu quả và có trách nhiệm rất quan trọng, vì làm như vậy sẽ giúp duy trì niềm tin vào khả năng trả nợ của bạn. Ngoài ra, đó là một điều tôn trọng cần làm đối với các chủ nợ của bạn.

Hãy dành một chút thời gian để xem một điểm khác biệt chính: các khoản phải trả và các khoản phải thu.

Sẽ rất hữu ích khi coi các khoản phải trả và khoản phải thu là hai mặt của cùng một đồng tiền.

Các khoản phải trả đề cập đến việc xử lý các khoản thanh toán mà doanh nghiệp của bạn nợ.

Tuy nhiên, các khoản phải thu lại đề cập đến điều hoàn toàn ngược lại – khoản tiền nợ doanh nghiệp của bạn, tức là những người chưa thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn.

Bây giờ chúng ta đã hiểu rõ về nội dung định nghĩa, hãy cùng tìm hiểu một số cân nhắc quan trọng khi quản lý các khoản phải trả.

Quản lý quy trình tài khoản phải trả

Trong thế giới hiện đại, các doanh nghiệp phải thanh toán liên tục cho rất nhiều chủ nợ.

Điều này bao gồm các nhà cung cấp phần mềm, các dịch vụ chuyên nghiệp như kế toán hoặc cố vấn nhân sự…

Số lượng người phụ thuộc vào việc thanh toán hóa đơn nhanh chóng và chính xác khiến các khoản phải trả trở thành một nhiệm vụ quan trọng. Nếu bạn không có sẵn một hệ thống để giúp bạn quản lý các khoản thanh toán này, bạn sẽ gặp rắc rối.

Điều quan trọng nhất: độ chính xác

Khi nói đến các khoản phải trả, điều quan trọng nhất là chỉ thanh toán các hóa đơn hợp pháp và chính xác của công ty.

Điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng nó rất quan trọng. Trước khi bạn xử lý hóa đơn của nhà cung cấp để thanh toán, hãy nhớ kiểm tra những điều sau:

1. Hóa đơn có phản ánh đúng những gì công ty đặt hàng không?
2. Công ty đã thực sự nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ chưa?
3. Các chi phí đơn vị và tính toán có đúng không? Còn thuế thì sao?

Việc nắm bắt đúng các chi tiết này sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và tính toàn vẹn của quy trình phải trả tài khoản của bạn.

Các bước chính trong quy trình tài khoản phải trả

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, quy trình tài khoản phải trả bao gồm ba bước chính:

1. Hoàn thành đơn đặt hàng: Điều này liên quan đến việc đặt ra các mặt hàng hoặc dịch vụ sẽ mua, cũng như giá cả. Đơn đặt hàng cũng liệt kê bất kỳ điều khoản và điều kiện nào cho giao dịch và tiến trình giao hàng.
2. Xử lý báo cáo nhận hàng: Tại đây, nhà cung cấp ghi lại hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp và liệt kê khoản thanh toán còn nợ cho nhà cung cấp. Báo cáo liệt kê rất nhiều chi tiết quan trọng, vì vậy điều quan trọng là phải dành thời gian để tìm hiểu chúng.
3. Nhận và xử lý hóa đơn của nhà cung cấp: Sau khi nhận được hóa đơn, doanh nghiệp sẽ xử lý để thanh toán. Như trên, điều này liên quan đến việc kiểm tra từng chi tiết để đảm bảo nó khớp với hàng hóa hoặc dịch vụ thực sự nhận được.

Thật không may, các khoản phải trả là một trong những lĩnh vực dễ bị gian lận kinh doanh nhất. Số tiền tuyệt đối thoát ra từ một doanh nghiệp thông qua các khoản phải trả khiến nó trở thành một quá trình hấp dẫn để những kẻ lừa đảo nhắm mục tiêu.

Và sau đó luôn có nguy cơ mắc phải những sai lầm đơn giản trên đường đi. Ngay cả khi tất cả mọi người tham gia đều có ý nghĩa tốt, những lỗi nhỏ có thể xảy ra và gây tốn kém.

Tham khảo thêm sách Cẩm nang kế toán trưởng để giúp quản trị dòng tiền cho doanh nghiệp.

Do đó, điều quan trọng là phải phân chia trách nhiệm cho các bước riêng biệt. Việc có nhiều người ký tên trên hóa đơn khiến việc chơi hệ thống khó hơn rất nhiều.

Một bước quan trọng khác với các khoản phải trả? Sử dụng hệ thống thanh toán tập trung.

Tập trung các khoản thanh toán hóa đơn của bạn

Khi xử lý hóa đơn của nhà cung cấp, điều quan trọng là phải tập trung các khoản thanh toán. Nếu tất cả các khoản thanh toán của công ty đến từ một tài khoản duy nhất, sẽ dễ dàng hơn rất nhiều để có được cái nhìn tổng quan rõ ràng về số tiền đang đi ra khỏi công ty.

Một điều bạn nên tránh là thanh toán hóa đơn trên cơ sở đột xuất hoặc bằng nhiều tài khoản hoặc thẻ tín dụng.

Việc chia nhỏ các khoản thanh toán hóa đơn không chỉ khiến việc xử lý số tiền công ty bạn đang thanh toán mỗi tháng trở nên khó khăn hơn mà còn khiến bạn có nguy cơ bị gian lận.

Trên thực tế, tình huống tốt nhất là xử lý tất cả các khoản chi tiêu của công ty từ một nơi. Điều đó có nghĩa là chi phí văn phòng, chi tiêu đi lại và một loạt các khoản thanh toán khác mà các doanh nghiệp thực hiện trong công việc kinh doanh hàng ngày.

Nhưng nhiều hơn về điều này trong thời gian ngắn. Bây giờ, hãy xem xét kỹ hơn cách bạn có thể theo dõi các khoản thanh toán đến hạn.

Theo dõi mọi khoản thanh toán đến hạn rõ ràng

Đối với mục đích của dòng tiền, lập ngân sách và ra quyết định, điều quan trọng là phải biết chính xác những gì bạn nợ, nợ cho ai và khi nào đến hạn thanh toán.

Để đạt được điều này, bạn cần đảm bảo rằng mọi khoản thanh toán đến hạn đều được theo dõi rõ ràng trong phần mềm kế toán hoặc quản lý chi phí của bạn.

Tham khảo thêm sách Cẩm nang kế toán trưởng để giúp quản trị dòng tiền và hỗ trợ việc ra quyết định cho doanh nghiệp.

Đối với nhiều khoản thanh toán thường xuyên, định kỳ (ví dụ: giao trái cây cho nhà bếp văn phòng hoặc phí lưu trữ trang web), việc thiết lập một khoản thanh toán định kỳ có thể thuận tiện hơn.

Thanh toán định kỳ có thể loại bỏ căng thẳng và mất tập trung khi quản lý các khoản thanh toán lặp lại. Tuy nhiên, bạn nên cân bằng điều này với nhu cầu hiện tại trên các khoản thanh toán của mình – bạn không muốn mạo hiểm trả tiền cho những thứ bạn không cần nữa.

Biết chính xác ai cho phép thanh toán

Rất nhiều sai lầm xảy ra vì mọi người không chắc chắn về một chi tiết quan trọng – chính xác thì ai là người đứng ra thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp?

Đối với mỗi hóa đơn khách hàng đến, bạn cần biết ai là người chịu trách nhiệm ủy quyền thanh toán.

Đó có phải là người quản lý có liên quan? Có phải là CFO không? Hay là CEO?

Câu trả lời cho câu hỏi này sẽ phụ thuộc vào cấu trúc công ty và mức độ tự chủ trong việc quản lý các khoản thanh toán.

Trong trường hợp chi tiêu bất thường, việc biết chính xác ai đã ký vào một khoản thanh toán cụ thể là rất quan trọng để tìm hiểu kỹ mọi thứ.

Không chỉ vậy, việc có trách nhiệm rõ ràng cũng làm giảm nguy cơ hóa đơn bị rơi giữa các kẽ hở và không được thanh toán.

Đăng ký ngay Khóa học CFO của CleverCFO để giúp quản trị rủi ro cho doanh nghiệp của bạn.

Hãy tin tưởng chúng tôi: các khoản phải trả là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất cần phải thực hiện đúng.

Quy trình thanh toán các khoản phải trả kém không chỉ có thể làm hỏng mối quan hệ của bạn với nhà cung cấp mà còn có thể khiến bạn có nguy cơ gian lận. Vì vậy hãy tìm ra quy trình phù hợp cho công ty mình nhé.

Theo https://blog.spendesk.com/

Tham khảo thêm tài liệu khóa học CFO, Kế toán trưởng của CleverCFO nhé cả nhà
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeG5ZHtZ7xnC1ByEmDeOJiueSz6ovYpr7rbmDnXZOKhd9ZxAw/viewform

Khóa học CFO của CleverCFO mang tính chất ứng dụng thực tế, thực hành trên model, giúp các bạn ứng dụng ngay vào công việc.

Đăng ký ngay khóa học 100 thủ thuật Excel online để giúp giải quyết các vấn đề hay gặp trong công việc.
https://www.youtube.com/watch?v=LtjMyxg7iXE&t=28s

CLEVERCFO CAM KẾT HOÀN TIỀN 100% SAU BUỔI HỌC ĐẦU TIÊN NẾU CẢ NHÀ KHÔNG HÀI LÒNG
=> KHÔNG CÓ RỦI RO
=> HÃY CHO MÌNH CƠ HỘI CHĂM LO TỐT HƠN CHO GIA ĐÌNH NHÉ.