Cách xây dựng phòng tài chính kế toán?

Posted: 27/04/2021
By: admin
Comments: No Comments

Cách xây dựng phòng tài chính kế toán?

Không một doanh nghiệp nào có thể hoạt động lâu dài nếu không có bộ phận kế toán. Cho dù bạn là một người tự kinh doanh làm việc tại nhà hay một tổ chức khổng lồ có hoạt động ở nhiều quốc gia, bạn sẽ cần một hệ thống tài khoản hiệu quả để xử lý tất cả các vấn đề kinh doanh tài chính của mình. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các chức năng khác nhau được thực hiện bởi bộ phận kế toán, và cách thiết lập và quản lý một hệ thống kế toán hiệu quả.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các chức năng khác nhau được thực hiện bởi bộ phận kế toán, và cách thiết lập và quản lý một hệ thống kế toán hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét

Phần giới thiệu,
Chức năng của bộ phận kế toán,
Tầm quan trọng của bộ phận kế toán,
Thành lập bộ phận kế toán, và
Những lưu ý khi thành lập bộ phận kế toán.

PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN LÀ GÌ?

Bộ phận tài chính kế toán là một bộ phận trong công ty xử lý các khía cạnh tài chính của doanh nghiệp. Bộ phận này lưu giữ hồ sơ cập nhật về tiền đã trả, đã nhận, nợ và vay. Về cơ bản, bộ phận kế toán quản lý mặt trận kinh tế của doanh nghiệp. Kế toán đã được gọi là “ngôn ngữ của kinh doanh”. Mục tiêu chính của hầu hết các doanh nghiệp là tạo ra lợi nhuận, bộ phận kế toán là một bộ phận nội tại của bất kỳ tổ chức nào. Điều rất quan trọng là đảm bảo rằng hệ thống tài khoản của bạn được chạy và quản lý hiệu quả.

Kế toán là một lĩnh vực kinh doanh thường bị bỏ qua. Hầu hết mọi người đánh giá thấp tầm quan trọng của bộ phận tài chính kế toán vì các hoạt động tài khoản chủ yếu được thực hiện ở hậu trường trái ngược với các bộ phận như Tiếp thị, Mua hàng và HRM giải quyết các hoạt động kinh doanh tuyến đầu. Tuy nhiên, một nhà quản lý giỏi biết giá trị của một hệ thống kế toán hiệu quả đối với doanh nghiệp.

MỤC ĐÍCH CỦA PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

Bất kỳ công ty kinh doanh nào cũng cần trả lương cho nhân viên, ghi lại dòng tiền vào và ra, theo dõi đơn đặt hàng, giao hàng và mua hàng, đánh giá giá trị tài sản và công nợ của công ty và tính toán lợi nhuận của công ty. Tất cả những chức năng này và nhiều chức năng khác được thực hiện bởi các nhân viên kế toán trong phòng kế toán để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động trơn tru về mặt tài chính.

Kế toán thực hiện những chức năng gì?

Kế toán cung cấp nhiều dịch vụ tài chính khác nhau cho công ty. Các chức năng của họ là ghi lại các khoản phải trả và phải thu, bảng lương, mua sắm và hàng tồn kho, tài khoản tài sản và tất cả các yếu tố tài chính khác.

Lương bổng. Một chức năng quan trọng của bộ phận kế toán là tính toán tiền lương và tiền công, phải trả cho người lao động. Bộ phận này có nhiệm vụ đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều được trả công xứng đáng, bao gồm tiền thưởng, hoa hồng và các khoản phúc lợi. Họ theo dõi và cập nhật những ngày nghỉ phép, nghỉ phép và nghỉ ốm của người lao động.

Bộ phận kế toán có quyền truy cập thông tin có trong hồ sơ nhân sự. Dựa trên thông tin này, họ phải tính toán số tiền thuế thu nhập, thuế an sinh xã hội, phí công đoàn và các khoản cắt giảm khác từ tổng thu nhập để tính đến tiền lương phải trả cho mỗi nhân viên. Các khoản thuế mà công ty phải nộp cho chính phủ và phải được tính toán và cập nhật. Hơn nữa, bộ phận kế toán hoàn trả cho nhân viên các chi phí kinh doanh. Tóm lại, trả lương là một bộ phận rất cần thiết và phức tạp trong quản lý doanh nghiệp.

Dòng tiền vào. Đây là tất cả tiền mặt kiếm được từ việc bán hàng, các khoản thanh toán nhận được từ con nợ và các nguồn khác. Tất cả các nguồn tiền mặt phải được xác định và ghi vào sổ kế toán, nơi chúng được cân đối với chi phí của công ty.

Bộ phận kế toán lưu giữ hồ sơ chi tiết của tất cả các khoản thu nhập đến. Kế toán phải đảm bảo rằng tất cả các dòng tiền vào được ghi chép chính xác vào đúng các tài khoản của doanh nghiệp. Họ phải theo dõi bất kỳ khoản nợ nào phải trả cho doanh nghiệp, bao gồm cả các hóa đơn chưa thanh toán. Họ phải đảm bảo rằng khách hàng thanh toán các hóa đơn đó đúng hạn. Cuối kỳ, kế toán cân đối sổ để đi đến kết quả kinh doanh lãi lỗ hàng năm của công ty.

Dòng tiền ra. Ngoài tiền lương, doanh nghiệp còn phát sinh nhiều loại chi phí khác nhau trong năm. Chi phí mua và giao hàng, trả thuế, mua tài sản mới như máy móc hoặc đất đai, sửa chữa hoặc cập nhật tài sản hiện có, trả nợ. Bộ phận kế toán chuẩn bị tất cả các khoản này và chuyển chúng cho đúng người. Nó giữ các bản ghi cập nhật về tất cả các khoản thanh toán đã xóa và tất cả các khoản thanh toán chưa thanh toán.

Để hoạt động trơn tru, doanh nghiệp phải có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần đảm bảo hoàn tất các khoản thanh toán đúng hạn; nếu không, danh tiếng của nó có thể bị ảnh hưởng. Bộ phận kế toán tìm ra những cách khác nhau để cắt giảm chi phí, chẳng hạn như chiết khấu của một số nhà cung cấp khi thanh toán nhanh. Nó cũng phải đảm bảo rằng công ty không bị tính phí chậm khi thanh toán.

Hàng tồn kho. Hàng tồn kho là danh sách các mặt hàng mà công ty nắm giữ với mục đích cuối cùng là bán lại. Những mặt hàng này thường được bán trong vòng một năm. Hàng tồn kho có thể bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ hàng tồn kho chính xác và đảm bảo rằng chi phí nguyên vật liệu và chi phí chung không ảnh hưởng tiêu cực đến dòng tiền của công ty.

Kế toán phải quyết định mức tồn kho cân đối cho công ty; nghĩa là, không cao đến mức làm tăng thêm chi phí và không thấp đến mức khiến khách hàng không hài lòng.

Tài sản cố định và kế toán tài sản. Mỗi công ty cần phải có một số tài sản dài hạn như đất đai, nhà cửa, công cụ và thiết bị, máy móc, phương tiện … để hoạt động hiệu quả. Chúng được gọi là tài sản cố định hoặc tài sản hữu hình – những vật không thể dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt. Chúng có thể được doanh nghiệp giữ lại vĩnh viễn hoặc trong thời gian dài.

Doanh nghiệp cần duy trì hồ sơ chi tiết về tất cả các tài sản cố định của mình, theo dõi mức khấu hao mà chúng trải qua theo thời gian. Điều này vừa để tính thuế phải nộp cho cơ quan chức năng vừa để kiểm soát việc sử dụng tài sản. Bộ phận kế toán có trách nhiệm lập các tài khoản này. Chúng được ghi nhận vào bảng cân đối kế toán được sử dụng để tính tổng tài sản, nợ phải trả và nguồn vốn của công ty tại bất kỳ thời kỳ nào.

Điều rất quan trọng là bộ phận kế toán phải cập nhật các báo cáo tài chính của công ty. Một doanh nghiệp luôn cần mua những thiết bị được nâng cấp nhất để duy trì tính cạnh tranh trên thị trường, và các báo cáo tài chính của doanh nghiệp như tài khoản lãi lỗ và bảng cân đối kế toán cho thấy giá trị và giá trị tổng thể của doanh nghiệp và số tiền doanh nghiệp có thể mua được.

Bộ phận kế toán cũng có thể được giao các công việc liên quan khác, nhưng đây là danh sách đầy đủ các chức năng chính của họ. Tầm quan trọng của các chức năng này trong việc điều hành doanh nghiệp phải rõ ràng. Không một doanh nghiệp nào có thể hoạt động mà không trả lương cho nhân viên một cách chính xác và đúng hạn, hoặc không lưu giữ hồ sơ chi tiết về tài sản và nợ phải trả, về tiền mặt đã nhận và thanh toán. Theo nghĩa đen, một công ty sẽ không thể hoạt động hiệu quả nếu bộ phận tài chính kế toán không thực hiện các chức năng này một cách hiệu quả và đúng hạn. Điều rất quan trọng là bộ phận kế toán phải duy trì một hệ thống sổ sách kế toán tốt và luôn cập nhật chi tiết và thường xuyên.

TẦM QUAN TRỌNG CỦA PHÒNG KẾ TOÁN ĐỐI VỚI CÔNG TY

Bộ phận tài chính kế toán rất quan trọng trong việc đảm bảo cách thức hoạt động tài chính của công ty. Nếu không có hệ thống kế toán, doanh nghiệp không thể điều hành hoạt động của mình một cách hiệu quả – vì tất cả các giao dịch kinh doanh đều yêu cầu nhận tiền mặt hoặc trả tiền mặt và bộ phận kế toán lưu giữ các hồ sơ này. Nói cách khác, bộ phận này giúp giữ cho một doanh nghiệp tồn tại về mặt tài chính. Có một bộ phận kế toán hiệu quả, tận tâm có thể giúp công ty ở nhiều cấp độ.

Cắt giảm chi phí

Bộ phận tài chính kế toán giúp công ty cắt giảm chi phí mà không ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động của công ty. Bằng cách lập báo cáo tài chính và theo dõi các chi phí phát sinh của công ty, bộ phận kế toán biết cách công ty có thể thay đổi hoạt động của mình theo những cách nhỏ có thể dẫn đến giảm chi phí. Nó tư vấn cho các bộ phận khác về các chiến lược mà họ có thể áp dụng sẽ dẫn đến tăng lợi nhuận và sự giàu có của cổ đông.

Sử dụng chi phí hiệu quả

Bộ phận kế toán cung cấp dữ liệu tài chính cho các nhà quản lý cấp cao hơn, những người sẽ sử dụng dữ liệu này để đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng và kiểm soát cách tài sản và nguồn lực của công ty đang được sử dụng. Kế toán tính toán chi tiết bao nhiêu chi phí mà doanh nghiệp phải gánh chịu, chẳng hạn như chi phí lao động, lợi nhuận từ việc bán hàng so với chi phí tiếp thị, phân phối và quảng cáo. Bộ phận kế toán xác định hoạt động kinh doanh nào tiết kiệm chi phí nhất để có thể duy trì và hoạt động kinh doanh nào tiết kiệm chi phí nhất để có thể sửa đổi. Nó cũng tư vấn về tính khả thi của các dự án kinh doanh được đề xuất như mở rộng, sáp nhập và mua lại.

Tham khảo khóa học CFO của CleverCFO để học có thể sử dụng chi phí hiệu quả cho doanh nghiệp nhé cả nhà.

Ảnh hưởng đến các quyết định tài chính

Bộ phận tài chính kế toán chuẩn bị các hồ sơ tài chính chi tiết được sử dụng bởi các bên ngoài khác nhau như cổ đông, chủ sở hữu cổ phiếu, chính phủ, con nợ, chủ nợ… để đưa ra các quyết định quan trọng. Các chủ nợ có thể sử dụng các hồ sơ này để đánh giá xem việc cho công ty vay số tiền lớn có khả thi hay không, các cổ đông tiềm năng và các cổ đông sử dụng chúng để đưa ra quyết định đầu tư. Các cơ quan chính phủ sử dụng chúng để xác định số thuế thu nhập và thuế công ty phải nộp. Thông tin do bộ phận kế toán chuẩn bị có thể giúp ích cho doanh nghiệp khi tìm cách thu được các khoản đầu tư và tín dụng.

Các chiến lược hiệu quả

Bộ phận kế toán xem xét các quyết định tài chính trong quá khứ và đưa ra ngân sách được đề xuất — luôn cân nhắc các mục tiêu của công ty và các quyết định của người quản lý — và tư vấn về các chiến lược có thể được sử dụng để tăng hiệu quả kinh doanh. Một khi các chiến lược được đưa vào hiệu lực, bộ phận kế toán sẽ giám sát chúng để đánh giá những thay đổi mà chúng mang lại cho hoạt động của công ty.

Về cơ bản, bộ phận tài chính kế toán giúp điều hành các hoạt động chung của doanh nghiệp. Chức năng của họ giống như cố vấn cho ban quản lý hơn là chức năng của một bộ phận riêng biệt trong công ty. Họ giám sát hoạt động tổng thể của công ty và các đề xuất của họ có thể mang lại những thay đổi lâu dài trong hoạt động và chính sách của công ty.

Tham khảo khóa học CFO của CleverCFO để học có thể xây dựng các chiến lược tài chính hỗ trợ công ty trong các quyết định kinh doanh.

THIẾT LẬP PHÒNG KẾ TOÁN

Hệ thống sổ sách kế toán của một công ty rất quan trọng trong việc xác định thành công chung của nó. Do đó, việc thành lập một bộ phận kế toán cần được chú ý và cân nhắc rất nhiều. Mọi doanh nghiệp đều phải đối mặt với tình huống khó xử khi quyết định lựa chọn một hệ thống kế toán phù hợp với nhu cầu của mình.

Một số công ty có thể chọn vận hành hệ thống kế toán thủ công nhưng trong thế giới hiện đại, điều này không khả thi ngay cả đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ. Để duy trì lợi thế trong thị trường cạnh tranh cao ngày nay, tất cả các doanh nghiệp cần phải theo kịp với công nghệ được nâng cấp nhanh chóng và vì điều này, điều cần thiết là phải có một hệ thống kế toán trên máy vi tính. Điều này cũng tiết kiệm thời gian và chi phí hơn vì dễ dàng ghi các mục nhập vào hệ thống tự động hơn là lưu giữ hồ sơ theo cách thủ công.

Khi thành lập phòng kế toán, công ty thường phải trải qua các bước sau:

Chọn một phương pháp kế toán

Trước tiên, công ty phải quyết định phương pháp kế toán sẽ sử dụng. Có hai sự lựa chọn có sẵn.

Kế toán cơ sở tiền mặt. Trong hệ thống này, các công ty ghi nhận thu nhập khi nhận được tiền mặt và ghi nhận chi phí khi công ty thanh toán cho họ. Kế toán cơ sở tiền mặt là đáng tin cậy khi bạn muốn theo dõi số tiền thực tế vào và ra khỏi công ty của bạn. Đây là phương pháp kế toán phổ biến trong các doanh nghiệp nhỏ có xu hướng thanh toán ngay cho hàng hóa và dịch vụ nhận được.

Kế toán dồn tích. Trong hệ thống này, công ty ghi lại thu nhập bất cứ khi nào một giao dịch bán được thực hiện, bất kể họ có nhận được khoản thanh toán hay không và ghi lại chi phí bất cứ khi nào hàng hóa hoặc dịch vụ được nhận, bất kể công ty có trả tiền cho nó hay không. Kế toán dồn tích rất hữu ích trong việc thông báo cho công ty biết công ty phải chịu bao nhiêu chi phí hàng tháng và bao nhiêu lợi nhuận mà công ty đang tạo ra. Phương pháp này được sử dụng bởi các doanh nghiệp lớn hoặc thậm chí bởi các doanh nghiệp nhỏ hơn có xu hướng mua và bán hàng hóa hoặc dịch vụ theo hình thức tín dụng.

Chọn một phương pháp để ghi lại các giao dịch

Sau khi bạn đã chọn một phương pháp kế toán, bạn phải quyết định phương pháp để ghi các giao dịch vào tài khoản. Có hai sự lựa chọn có sẵn cho các doanh nghiệp.

Ghi chép thủ công. Kế toán ghi thủ công các giao dịch vào một sổ cái. Ngày nay rất ít doanh nghiệp sử dụng phương pháp này vì việc nhập một số lượng lớn các giao dịch hàng ngày vào sổ cái rất khó khăn và tốn thời gian. Ngoài ra, cũng có nguy cơ nhập sai số tiền, có thể dẫn đến các vấn đề cho công ty.

Ghi chép tự động. Các giao dịch được ghi lại dưới dạng điện tử trong một chương trình phần mềm. Điều này có lợi thế về độ chính xác. Việc theo dõi bất kỳ sự chênh lệch hoặc không nhất quán nào trong các tài khoản sẽ dễ dàng hơn nếu các giao dịch được đưa vào máy tính. Nó cũng giúp thực hiện các công việc đơn điệu và thường ngày một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Thiết lập biểu đồ tài khoản

Tiếp theo, công ty phải thiết lập một sơ đồ tài khoản, liệt kê tất cả các tài khoản khác nhau trong hệ thống kế toán của bạn, như tài khoản thu nhập, tài khoản chi phí, tài khoản vốn… Việc thuê những kế toán viên năng động và có năng lực có thể giúp thực hiện công việc này một cách dễ dàng.

Duy trì hệ thống kế toán lựa chọn

Sau khi quyết định phương pháp kế toán, công ty phải tìm hiểu và duy trì hệ thống kế toán đã chọn. Việc thiết lập một hệ thống kế toán tốn kém thời gian và tiền bạc, và vì vậy công ty nên sử dụng nó một cách tối đa, nghĩa là, nó phải nhập mọi giao dịch, hóa đơn, tính phí và tiền hoàn lại. Một cách khác để duy trì hệ thống kế toán là đối chiếu nó với các giao dịch trong báo cáo ngân hàng kinh doanh. Đây là một cách hiệu quả để phân bổ và hạch toán các quỹ của công ty một cách hợp lý.

NHỮNG CÂU HỎI KHI THIẾT LẬP PHÒNG KẾ TOÁN

Duy trì một hệ thống tài khoản hiệu quả là một công việc khó khăn. Kế toán thường có nhiều chức năng để thực hiện và có thể bị căng thẳng do áp lực công việc. Công ty có thể thực hiện các bước nhất định để đảm bảo rằng bộ phận kế toán hoạt động hiệu quả và nhân viên kế toán không bị gánh nặng với khối lượng công việc quá lớn. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng cần lưu ý khi thành lập phòng kế toán.

Tiến hành xem qua quy trình

Điều bắt buộc là tất cả nhân viên phải làm quen với công việc của bộ phận, các mục tiêu và chức năng của bộ phận. Điều này sẽ đảm bảo rằng các nhân viên cảm thấy thoải mái và chấp nhận một bộ phận mới. Hơn nữa, những người được thuê để điều hành bộ phận kế toán nên được phép gặp gỡ các bên liên quan để thu thập hiểu biết về khuôn khổ cấu trúc và các lỗ hổng tiềm ẩn liên quan đến vấn đề tài chính.

Sử dụng các phương pháp hay nhất

Thực hiện các thông lệ tốt nhất về kế toán có thể cải thiện hiệu quả của bộ phận kế toán, thúc đẩy tinh thần của nhân viên và cải thiện chất lượng dữ liệu.

Tận dụng chức năng hệ thống không được sử dụng

Nếu bạn có ý định cài đặt một phần mềm, hãy đảm bảo rằng tiện ích của nó xứng đáng với số tiền bạn đang trả. Thông thường, các công ty mua phần mềm đắt tiền và không sử dụng hầu hết các tính năng của nó vì chúng vô dụng đối với họ. Thay vào đó, hãy tùy chỉnh phần mềm của bạn nếu cần để có được tiện ích tối đa.

Tiến hành đào tạo quy trình

Các công ty thành công thường xuyên đánh giá nhu cầu đào tạo nhân viên của họ. Cung cấp đào tạo là một phương pháp an toàn để cải thiện mức năng suất và hiệu quả tại nơi làm việc. Người lao động có thể được đào tạo tại chỗ, họ có thể được gửi đi nơi khác tham gia các lớp nâng cao nghiệp vụ.

Phát triển hệ thống siêu người dùng

Bộ phận kế toán cũng có thể được sử dụng để tạo kế hoạch đào tạo bằng cách thu thập dữ liệu thông qua các truy vấn, báo cáo…

Thiết lập các chỉ số quy trình

Việc phát triển các thước đo khá đơn giản và sẽ rất có lợi. Điều này sẽ giúp giám sát hoạt động của công ty và cho phép mọi người truy cập và đánh giá hoạt động của chính họ và hoạt động của công ty một cách cá nhân cũng như so với một công ty khác hoặc trong cùng khoảng thời gian của năm trước.

Phần thưởng thành công

Không có gì sẽ cải thiện tinh thần của nhân viên hơn việc biết rằng những nỗ lực và sự chăm chỉ của họ đang được ghi nhận. Cung cấp các phần thưởng bằng tiền và phi tài chính có thể giúp tạo động lực cho nhân viên và họ sẽ vui vẻ thực hiện ngay cả những nhiệm vụ đơn điệu mà bộ phận kế toán yêu cầu.

Về cơ bản, bộ phận tài chính kế toán giúp điều hành các hoạt động chung của doanh nghiệp. Chức năng của họ giống như cố vấn cho ban quản lý hơn là chức năng của một bộ phận riêng biệt trong công ty. Họ giám sát hoạt động tổng thể của công ty và các khuyến nghị của họ có thể mang lại những thay đổi lâu dài trong hoạt động và chính sách của công ty.

Theo https://www.cleverism.com/

Tham khảo thêm các clip chia sẻ FREE về chủ đề tương tự, các bạn có thể tham khảo thêm nhé

Tham khảo thêm tài liệu khóa CFO, kế toán trưởng của CleverCFO nhé cả nhà
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeG5ZHtZ7xnC1ByEmDeOJiueSz6ovYpr7rbmDnXZOKhd9ZxAw/viewform

Khóa học CFO của CleverCFO mang tính chất ứng dụng thực tế, thực hành trên model, giúp các bạn ứng dụng ngay vào công việc.

CLEVERCFO CAM KẾT HOÀN TIỀN 100% SAU BUỔI HỌC ĐẦU TIÊN NẾU CẢ NHÀ KHÔNG HÀI LÒNG
=> KHÔNG CÓ RỦI RO
=> HÃY CHO MÌNH CƠ HỘI CHĂM LO TỐT HƠN CHO GIA ĐÌNH NHÉ.