Quy trình kế toán cũ sẽ khiến doanh nghiệp mất tiền!

Posted: 26/04/2021
By: admin
Comments: No Comments

Quy trình kế toán cũ sẽ khiến doanh nghiệp mất tiền!

Bằng cách giảm thời gian nhân viên cần để hoàn thành công việc của họ, cũng như số lượng nhân viên cần thiết cho mỗi nhiệm vụ, tự động hóa chuyển thành nhiều giờ hơn tập trung vào làm công việc thúc đẩy lợi nhuận.
Một quy trình kế toán không hiệu quả, với dữ liệu có vẻ không chính xác và không cung cấp các báo cáo có thể hành động để giúp bạn đưa ra quyết định, là vô ích.
Các hệ thống kế toán thủ công khiến bạn gần như không thể dự đoán được khả năng giữ chân nhân viên hoặc tăng trưởng kinh doanh, điều này khiến việc tính thời gian thuê của bạn trở nên cực kỳ khó khăn.

Hệ thống kế toán công nghệ cao và các công cụ công nghệ tồn tại để giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, giảm sai sót, tiết kiệm tiền và tăng doanh thu. Vì vậy, tiếp tục lãng phí thời gian, giờ lao động và tiềm năng vào các hệ thống kế toán thủ công là một sai lầm đắt giá.

1. Sử dụng thời gian của nhân viên không hiệu quả

Khi nhân viên của bạn dành thời gian để thực hiện các công việc kế toán và ghi sổ không hiệu quả (nghĩ đến việc tìm ghi dữ liệu, giải quyết các thủ tục giấy tờ và nhập dữ liệu), bạn đang chi nhiều tiền nhất cho các nhiệm vụ mà công nghệ chi phí thấp có thể hoàn thành tốt hơn và nhanh hơn.

Bằng cách giảm thời gian nhân viên cần để hoàn thành công việc của họ, cũng như số lượng nhân viên cần thiết cho mỗi nhiệm vụ, tự động hóa chuyển thành nhiều giờ hơn tập trung vào làm công việc thúc đẩy lợi nhuận. Bạn đang bỏ lỡ doanh thu tiềm năng có thể kiếm được khi tận dụng tài năng và thời gian của nhân viên một cách thông minh.

Vốn con người là tài sản doanh nghiệp của bạn có tiềm năng lớn nhất để thúc đẩy doanh thu. Nhân viên của bạn sẽ có thể tập trung vào công việc cấp cao để thúc đẩy doanh nghiệp của bạn phát triển.

2. Theo dõi thời gian không chính xác

Công ty của bạn vẫn sử dụng thẻ thời gian kiểu cũ? Bộ phận nhân sự của bạn có còn theo dõi thời gian của nhân viên, thời gian nghỉ tích lũy được trả lương và việc sử dụng PTO (nghỉ phép có lương) theo cách thủ công không? Họ dành bao nhiêu thời gian cho những công việc này và họ dành bao nhiêu thời gian để trả lời các câu hỏi về các khoản tích lũy PTO? Bạn trả cho nhân viên HR bao nhiêu để hoàn thành những công việc này?

Hãy coi những khoản chi đó là một khoản lỗ.

Có những tích hợp hệ thống kế toán mà bạn có thể sử dụng để tự động hóa việc theo dõi thời gian và mang lại lợi ích cho việc tích lũy / sử dụng trong toàn công ty của bạn. Do đó, bạn có thể giải phóng bộ não trong bộ phận nhân sự của mình để thực hiện các nhiệm vụ hướng tới mục tiêu hơn như đưa ra các ý tưởng về tiền thưởng thành tích của nhân viên, sự công nhận và phần thưởng.

Vì vậy, không chỉ các hệ thống theo dõi thời gian lỗi thời gây tốn kém tiền bạc của bạn, mà chúng còn khiến doanh nghiệp của bạn bỏ lỡ khả năng tăng trưởng tiềm năng thông qua một chiến lược vốn nhân lực mạnh mẽ hơn.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp dịch vụ kiếm tiền dựa trên thời gian của mọi người. Để xây dựng một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ có lợi nhuận cao, bạn phải có một hệ thống theo dõi thời gian được tích hợp với quản lý tính lương, lập lịch và nghỉ phép. Sự tích hợp này cho phép họ thực hiện chi phí công việc thực sự, tối ưu hóa giá của họ và cuối cùng, kiếm được nhiều tiền hơn.

3. Dữ liệu không đáng tin cậy

Quy trình kế toán thủ công không chính xác, chậm và không đáng tin cậy. Do đó, bạn không thể biết liệu bạn có thể dựa vào độ chính xác của các con số của doanh nghiệp mình hay không hay liệu dữ liệu bạn đang xem có phải là hiện tại hay không.

Một quy trình kế toán không hiệu quả, với dữ liệu có vẻ không chính xác và không cung cấp các báo cáo có thể hành động để giúp bạn đưa ra quyết định, là vô ích.

Các quy trình kế toán thủ công sẽ khiến bạn tốn kém tiền bạc về lâu dài – bên cạnh các quy trình kém hiệu quả làm tiêu tốn thời gian quý báu của nhân viên, mà còn có các chi phí bổ sung (ngoài kế hoạch) phát sinh từ CPA (cost per action) của bạn– để bắt kịp và làm sạch sổ sách, xóa các chênh lệch và sửa lỗi. Các quy trình thủ công không chính xác bằng các quy trình tự động và không thể triển khai thành các báo cáo có thể hành động để giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu.

Nếu bạn nhận thấy rằng bạn không thể dựa vào các quy trình, con số và báo cáo tài chính của mình hoặc nhận chúng kịp thời và nhất quán, thì bạn đang gặp vấn đề lớn với các quy trình kế toán hiện tại của mình.

Bạn có thể tham khảo khóa học Dashboard online và Power BI online để tự động hóa các báo cáo giúp hỗ trợ các quyết định kinh doanh nhé cả nhà.

Bạn không thể sử dụng loại dữ liệu này để đặt mục tiêu hoặc theo dõi tiến trình của mình. Kết quả là doanh nghiệp của bạn sẽ thiếu định hướng và một cấu trúc động lực thống nhất, cuối cùng là lợi nhuận của bạn sẽ bị ảnh hưởng.

4. Khả năng gian lận

Bất kể bạn có kiểm tra bao nhiêu lần số dư, các quy trình kế toán và ghi sổ thủ công thì đều có các lỗ hổng bảo mật khiến công ty của bạn có nguy cơ gian lận nội bộ và bên ngoài. Những rủi ro này không phải là điều bạn có thể bỏ qua và hy vọng chúng sẽ không bao giờ xảy ra với bạn.

Người ta ước tính rằng có tới 30% thất bại trong kinh doanh xảy ra do gian lận. Tham gia ngay khóa học CFO và kế toán trưởng của CleverCFO để giúp quản trị rủi ro cho công ty.

Trong khi tổn thất ảnh hưởng tiêu cực đến tất cả các doanh nghiệp, các công ty nhỏ hơn không được trang bị đầy đủ để chống chọi có thể phải chịu tổn thất đáng kể. Nói chung, các doanh nghiệp nhỏ hơn, rủi ro gian lận càng cao. Trên thực tế, các công ty có ít hơn 100 nhân viên phải chịu khoản lỗ trung bình 200.000 đô la do gian lận – gần gấp đôi so với mức lỗ của các doanh nghiệp có hơn 100 nhân viên.

Hệ thống sổ sách và kế toán tự động là một điểm khởi đầu tốt vì chúng có các kiểm soát nội bộ, kiểm tra và cân đối tích hợp, cải thiện tính bảo mật nhằm giúp giảm thiểu khả năng xảy ra rủi ro gian lận, khiến các cá nhân khó lợi dụng hệ thống của bạn hơn nhiều.

Ngoài ra, việc tách biệt các nhiệm vụ, là một phần rất quan trọng khác để giảm hoặc loại bỏ nguy cơ gian lận.

5. Các khoản phải trả có thời hạn kém

Thanh toán hóa đơn đúng hạn là điều cần thiết cho danh tiếng và tín dụng của doanh nghiệp bạn, đồng thời, nó cũng sẽ giúp bạn tránh phải chịu các chi phí không cần thiết như phí trả chậm hoặc các khoản phát sinh lãi chậm thanh toán. Ngoài ra, bạn có thể tận dụng chiết khấu thanh toán sớm và thậm chí tiết kiệm tiền bằng cách thanh toán các hóa đơn nhất định trước khi đến hạn bất cứ khi nào có thể.

Nếu không tự động hóa các quy trình này, sắp xếp tất cả các khoản phải trả của công ty bạn và giữ chúng đúng thời gian hoàn hảo là một nhiệm vụ đủ lớn để một nhân viên có thể xử lý toàn thời gian.

6. Lập hóa đơn cẩu thả

Bạn cũng sẽ thấy các khoản tiết kiệm chi phí tương tự trong quy trình thu thập của mình. Chi phí tương tự xảy ra trong một bộ phận phải thu được vận hành thủ công. Ngoài ra, lập hóa đơn đúng thời gian hoàn hảo là một nhiệm vụ phức tạp đối với nhân viên để xử lý hiệu quả.

Nếu bạn không tự động hóa việc thu tiền, bạn có nguy cơ bị chậm trễ và không nhất quán trong việc thu tiền trên các tài khoản chưa thanh toán, không tính phí phạt chậm để ngăn các khoản thanh toán trễ trong tương lai và sẽ liên tục hoạt động với dòng tiền hạn chế do doanh số bán hàng ngày cao.

Với các giải pháp thanh toán điện tử và lập hóa đơn tự động, bạn sẽ được thanh toán sớm hơn, tiết kiệm thời gian của nhân viên và quan trọng nhất, sẽ cải thiện dòng tiền của công ty bạn.

7. Quản lý chi phí lộn xộn

Những ngày theo dõi chi phí bằng bảng tính giấy, phê duyệt hoàn trả thủ công và phân loại chi phí thủ công đã qua. Quản lý chi phí thủ công không gây ra lỗi cộng, trừ và gian lận. Chủ yếu, tổn thất xảy ra do lượng thời gian khổng lồ cần thiết để giải quyết và sắp xếp tất cả các thủ tục giấy tờ liên quan đến nhiệm vụ.

Thay vì tiếp tục quản lý chi phí theo cách thủ công, hãy hợp lý hóa công việc gửi, lập tài liệu và phê duyệt chi phí với một ứng dụng.

8. Lỗi báo cáo thuế

Việc quản lý thủ công các quy trình như báo cáo thuế bán hàng đòi hỏi một lượng lớn thời gian của nhân viên. Nhân viên không chỉ được yêu cầu xử lý các yêu cầu báo cáo thuế này mà còn phải theo kịp các luật và quy định về thuế luôn thay đổi.

Tự động hóa các chức năng này trong doanh nghiệp của bạn không chỉ cung cấp khả năng bảo vệ khỏi những điều không chính xác và không tuân thủ mà còn tiết kiệm thời gian.

9. Thuê người đúng thời điểm

Đã có lúc, mỗi chủ doanh nghiệp tự hỏi: “Khi nào thì tôi nên thuê thêm nhân viên?”

Các hệ thống kế toán thủ công khiến bạn gần như không thể dự đoán được khả năng giữ chân nhân viên hoặc tăng trưởng kinh doanh, điều này khiến việc tính thời gian thuê của bạn cực kỳ khó khăn.

Hệ thống kế toán của bạn có cho phép bạn truy cập vào các báo cáo quản lý có thể giúp bạn dự đoán khi nào bạn cần mở rộng một bộ phận nhất định và việc tuyển dụng mới của bạn sẽ cần tăng tốc trong bao lâu?

Nếu không, thì bạn đang bỏ lỡ tiềm năng thúc đẩy sự phát triển của công ty bạn và tiết kiệm chi phí thuê nhân công đúng thời hạn. Khi bạn có thể thuê đúng lúc, bạn sẽ tránh được các chi phí không cần thiết liên quan đến việc tăng chi phí trước khi bạn cần và làm chậm quá trình sản xuất do lực lượng lao động quá mỏng.

10. Dự báo dòng tiền kém

Doanh nghiệp thất bại vì 3 lý do: dòng tiền, dòng tiền, và dòng tiền.

Với hệ thống kế toán thủ công, bạn sẽ gặp khó khăn để có một bức tranh rõ ràng về dự báo dòng tiền hiện tại của công ty bạn. Do đó, bạn sẽ phải vật lộn để nhìn thấy những thách thức khi chúng phát sinh và bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để giúp bạn vượt qua những thách thức về dòng tiền trong tương lai.

Với hệ thống kế toán và sổ sách kế toán tự động, bạn sẽ luôn có cái nhìn chính xác nhất về trạng thái dòng tiền hiện tại của công ty mình. Điều này sẽ cho phép bạn đưa ra các quyết định chiến lược ngay bây giờ để bảo vệ tương lai của doanh nghiệp bạn.

Tham gia ngay khóa học Kế toán trưởng của CleverCFO để giúp lập kế hoạch dòng tiền cho doanh nghiệp nhé.

Theo https://www.growthforce.com/blog

Tham khảo thêm tài liệu khóa CFO, kế toán trưởng của CleverCFO nhé cả nhà
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeG5ZHtZ7xnC1ByEmDeOJiueSz6ovYpr7rbmDnXZOKhd9ZxAw/viewform

Khóa học CFO của CleverCFO mang tính chất ứng dụng thực tế, thực hành trên model, giúp các bạn ứng dụng ngay vào công việc.

CLEVERCFO CAM KẾT HOÀN TIỀN 100% SAU BUỔI HỌC ĐẦU TIÊN NẾU CẢ NHÀ KHÔNG HÀI LÒNG
=> KHÔNG CÓ RỦI RO
=> HÃY CHO MÌNH CƠ HỘI CHĂM LO TỐT HƠN CHO GIA ĐÌNH NHÉ.