Vai trò của financial controller - kiểm soát viên tài chính (FC)?

Posted: 30/06/2021
By: admin
Comments: No Comments

Vai trò của financial controller – kiểm soát viên tài chính (FC)?

Theo một số cách, quyền kiểm soát tài chính có thể là một vai trò khó xác định. Nó phân chia ranh giới giữa kế toán thuần túy, chiến lược tài chính và lãnh đạo.

Những người kiểm soát tài chính giỏi cần phải chú ý đến từng chi tiết và bức tranh toàn cảnh hơn. Họ được giao nhiệm vụ đảm bảo độ chính xác nhưng cũng nâng cao hiệu quả – hai mục tiêu thường là đối đầu.

Và, như với hầu hết các mô tả công việc hiện nay, vai trò này đang phát triển. Các công ty mong đợi nhiều tầm nhìn chiến lược hơn trước đây và nhiều nhà kiểm soát tài chính tích cực tìm kiếm những thách thức này.

Với tất cả những điều này, hãy cùng khám phá vai trò, trách nhiệm và mục tiêu của các kiểm soát viên tài chính một cách đầy đủ. Bắt đầu với một định nghĩa rõ ràng về phạm vi của họ.

Kiểm soát viên tài chính là gì?

Đơn giản nhất, người kiểm soát tài chính là người dẫn dắt phòng kế toán của công ty. Họ giám sát các hoạt động kế toán và đảm bảo rằng sổ cái phản ánh chính xác tiền vào và ra của công ty.

Theo CFO Chiến lược: “Một kiểm soát viên chịu trách nhiệm về việc hạch toán và lưu giữ hồ sơ của một tổ chức. Các trách nhiệm bổ sung có thể bao gồm quản lý công nghệ thông tin, bảo hiểm, báo cáo thuế bán hàng, báo cáo thuế thu nhập liên bang, kiểm toán CPA bên ngoài và nguồn nhân lực. Về bản chất, các kiểm soát viên chịu trách nhiệm về việc tuân thủ quy định và tài chính của công ty.”

Các trách nhiệm thường bao gồm:

Giám sát chung phòng kế toán
Tạo chính sách nội bộ và kiểm soát chi tiêu
Điều phối kế toán thuế bên ngoài
Thiết lập tài khoản ngân hàng
Đảm bảo nhận được khoản thanh toán từ khách hàng

Trong một số trường hợp, vai trò này cũng bao gồm một phần trong vai trò quản lý dự án. Trong các nhóm tài chính nhỏ hơn, kiểm soát viên cũng có thể là Trưởng phòng tài chính hoặc Giám đốc Tài chính (CFO). Họ cần quản lý cả hai khía cạnh “kiểm soát” này của vai trò, cũng như tạo báo cáo tài chính, xây dựng ngân sách và lập kế hoạch chi tiêu của công ty.

Vì vậy, khi các công ty đang tìm kiếm một người kiểm soát tài chính, phạm vi của vai trò có thể thay đổi đáng kể.

Mô tả công việc của kiểm soát viên tài chính

FC là một lãnh đạo cấp cao trong nhóm tài chính. Vì lý do này, người ta thường kỳ vọng rằng các đơn xin việc cho thấy kinh nghiệm đáng kể về các vấn đề kế toán và thuế, cộng với khả năng hướng dẫn người khác và nắm quyền kiểm soát sổ sách của công ty.

Điều này đòi hỏi nhiều hơn chỉ năng khiếu về những con số. Các kiểm soát viên cần phải là những người có khả năng quản lý tổ chức, với các kỹ năng để buộc toàn công ty tuân theo các chính sách và thủ tục.

Theo Randstad, “Là mối liên kết quan trọng gắn kết tài chính với toàn bộ đội ngũ quản lý cấp cao, bạn cần phải là một người giao tiếp tốt và hiểu toàn bộ hoạt động kinh doanh, không chỉ nội bộ của bộ phận của bạn. Điều này có nghĩa là một kiểm soát viên tài chính cần có kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ, sự tinh tế giữa các cá nhân và hơn thế nữa là sự lôi cuốn.”

“Sự hợp tác cần thiết có nghĩa là các kiểm soát viên tài chính phải thực hiện vai trò tài chính của họ trong toàn bộ môi trường kinh doanh. Cái gọi là kỹ năng mềm cũng quan trọng như chuyên môn”.

Kiểm soát viên và kế toán

Như đã trình bày ở trên, kiểm soát viên tham gia vào quá trình kế toán phức tạp của công ty. Và trong nhiều trường hợp, họ sẽ làm rất nhiều công việc kế toán ngày này qua ngày khác.

Nhưng trong các nhóm tài chính lớn hơn, có một sự khác biệt rõ ràng giữa hai nhóm.

Kế toán

Kế toán là hành động ghi lại dữ liệu giao dịch của công ty. Điều này bao gồm cả tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp. Vì vậy, kế toán chủ yếu quan tâm đến việc ghi chép các số liệu một cách chính xác và suôn sẻ nhất có thể.

Rõ ràng điều này là quá đơn giản, nhưng đó là khái niệm tóm tắt.

Kiểm soát viên

Như đã giải thích ở trên, việc kiểm soát được quan tâm nhiều hơn đến việc đảm bảo rằng dữ liệu được ghi lại là chính xác, đúng thời gian và trong các quy tắc do công ty đặt ra. Khi có sự khác biệt trong sổ sách, người kiểm soát sẽ phát hiện ra, tìm hiểu điều gì đã xảy ra và theo dõi các bên liên quan.

Họ cũng thường chịu trách nhiệm về các chính sách và thủ tục để đảm bảo rằng các giao dịch phù hợp được thực hiện bởi nhân viên. Ví dụ rõ ràng nhất là chi phí – người kiểm soát tài chính thường được giao nhiệm vụ tạo ra một chính sách chi phí và yêu cầu các thành viên trong nhóm phải chịu trách nhiệm về nó.

Cả kế toán viên và kiểm soát viên tài chính đều tham gia vào quá trình khóa sổ tài chính – cân đối sổ sách vào cuối mỗi kỳ tài chính, để bắt đầu kỳ tiếp theo mới.

Kiểm soát viên so với Giám đốc tài chính

Đây là một động lực thú vị khác. Trong các nhóm tài chính nhỏ hơn, kiểm soát viên và giám đốc tài chính thậm chí có thể là cùng một người.

Giám đốc tài chính vừa là người lãnh đạo nhóm tài chính vừa là thành viên của ban lãnh đạo điều hành. Một mặt, họ phải đảm bảo rằng nhóm tài chính được vận hành tốt và mọi công việc chi tiết đều được hoàn thành. Mặt khác, họ phải đưa ra các quyết định chiến lược để giúp công ty đạt được tiềm năng của nó. Điều này có thể bao gồm làm việc hỗ trợ trực tiếp với Giám đốc điều hành và trình bày báo cáo trước hội đồng quản trị.

Vì lý do này, CFO không cần thiết phải là một chuyên gia về kế toán. Họ có thể xuất thân từ nền tảng tư vấn hoặc kinh doanh và thành thạo hơn trong các vấn đề về hiệu quả hoặc lập kế hoạch tài chính.

Đăng ký nhận file Lập kế hoạch tài chính free tại đây.

Nhưng người kiểm soát tài chính cần phải là một chuyên gia về sổ sách. Nếu họ không thể nhanh chóng phát hiện các vấn đề về thuế hoặc số dư trong một sổ cái, họ sẽ không thực hiện được vai trò này. Quan trọng hơn, họ cần có khả năng xác định đúng kỹ thuật viên để thực hiện phần lớn công việc này cho họ.

Trích dẫn này từ một báo cáo EY tóm tắt mối quan hệ giữa CFO và FC:

“Sự khác biệt giữa CFO và FC là người kiểm soát tài chính giống nhân viên điều hành tài chính hơn. Họ đảm bảo rằng mọi thứ đang hoạt động tốt, không có bất ngờ và các cuộc kiểm toán diễn ra tốt đẹp. Giám đốc tài chính luôn cập nhật các con số, nhưng có trọng tâm bên ngoài lớn trong việc định vị công ty với các nhà đầu tư của chúng tôi. ”

Chìa khóa để kiểm soát hiệu quả

Chỉ cần biết vai trò kiểm soát tài chính là chưa đủ. Có những cách rõ ràng để trở nên hiệu quả hơn ở vị trí này, đồng thời chuyển từ xử lý dữ liệu đơn giản sang đối tác kinh doanh đáng tin cậy.

Đây là một số chìa khóa để làm điều này.

Tự động hóa, tự động hóa và tự động hóa!

Như mọi kế toán đều nhận thức rõ, việc ghi chép các giao dịch tài chính vẫn cần nhiều thao tác nhập liệu thủ công. Và đây không chỉ là lần đầu tiên – các lỗi được phát hiện vào cuối ngày có nghĩa là sau đó bạn phải quay lại và nhập lại phần lớn dữ liệu mà bạn đã xử lý.

Trong nhiều trường hợp, điều này hoàn toàn không cần thiết. Trên thực tế, hầu hết dữ liệu giao dịch có thể được nhập và sao chép trên các hệ thống mà không cần con người chạm vào.

Ít nhất, hãy đảm bảo rằng bạn không nhập dữ liệu nhiều lần. Trường hợp bạn sử dụng nhiều hệ thống – ví dụ: xử lý hóa đơn, quản lý chi phí và mua sắm – tất cả chúng đều phải nói chuyện với hệ thống kế toán và / hoặc ERP của bạn. Thông tin phải được cập nhật trên tất cả những điều này và không nên dựa vào bạn và nhóm của bạn để đạt được điều này.

Đây là cách bạn có thể tự động hóa chi phí, chỉ dành cho người mới bắt đầu.

Thực hành giao tiếp rõ ràng

Theo báo cáo của EY, khoảng cách lớn nhất giữa tầm quan trọng và hiệu suất đối với các FC (theo đánh giá của chính họ) là giao tiếp. Các FC được thăm dò ý kiến cảm thấy rằng kỹ năng giao tiếp là vô cùng quan trọng, và hiệu suất của họ trong lĩnh vực này giảm sút. Tiếp theo là kỹ năng lãnh đạo và sự nhạy bén về chuyên môn kế toán.

Tất nhiên, điều này có nghĩa là giao tiếp trong nhóm tài chính và báo cáo trực tiếp cho ban lãnh đạo. Nhưng một lĩnh vực luôn cần công việc là giao tiếp với trong toàn công ty. Các nhóm tài chính dựa vào các nhóm khác – bán hàng, tiếp thị và mua hàng và những nhóm khác nữa – để tuân thủ các chính sách và cung cấp cho họ dữ liệu hữu ích.

Thách thức lớn ở đây là giúp những người khác hiểu tại sao dữ liệu tốt lại có giá trị như vậy và thiết lập các kênh giao tiếp hiệu quả để thực hiện điều này. Nhiều nhà lãnh đạo tài chính vẫn không hiểu rằng chỉ vì một chính sách được viết ra ở đâu đó, điều này không có nghĩa là những người khác sẽ thực sự tuân theo nó.

Trao quyền tự chủ cho các nhóm khác

Một vấn đề quan trọng khác với nhiều quy trình tài chính là họ có xu hướng chỉ dựa vào đội ngũ tài chính. Lấy ví dụ về xử lý hóa đơn. Trong một công ty điển hình, nó trông giống như sau:

Một nhân viên tuyến đầu nhận dịch vụ từ nhà cung cấp
Nhà cung cấp xuất hóa đơn và gửi cho nhân viên
Nhân viên gửi nó cho người quản lý của họ để phê duyệt
Người quản lý phê duyệt hóa đơn
Nhân viên gửi hóa đơn cho nhóm tài chính
Thành viên nhóm tài chính phải trích xuất thông tin quan trọng từ hóa đơn, nhập thông tin đó vào một công cụ và lưu nó vào nơi thích hợp
Hóa đơn sau đó được thanh toán như một phần của chu kỳ bình thường
Kế toán sau đó phải hợp lý hóa hóa đơn so với các khoản thanh toán của công ty để khóa sổ

Thay vào đó, giả sử rằng nhân viên có thể nhận hóa đơn và tự nhập hóa đơn đó vào công cụ quản lý chi tiêu hoặc xử lý hóa đơn. Không cần phải gửi email, người quản lý có thể phê duyệt hóa đơn ngay trong ứng dụng và nhóm tài chính không có mục nhập dữ liệu nào.

Tốt hơn nữa, nhân viên học cách tạo và xử lý hóa đơn hợp lệ. Điều này ngăn ngừa các vấn đề xảy ra lặp đi lặp lại.

Một báo cáo hấp dẫn từ IMA và Deloitte khám phá chi tiết vai trò của người kiểm soát. Các tác giả phân chia thành bốn loại chính:

Quản lý: quản lý rủi ro và bảo toàn tài sản
Nhà điều hành: duy trì hoạt động tài chính hiệu quả và hiệu quả
Nhà chiến lược: định hình tương lai của công ty
Chất xúc tác: giúp thúc đẩy quá trình thực thi

Hầu hết các kiểm soát viên làm tất cả bốn điều này. Nhưng theo báo cáo, hầu hết đều cảm thấy rằng họ dành quá nhiều thời gian cho hai vai trò đầu tiên – những vai trò chức năng, truyền thống hơn:

Lý do đơn giản nhất mà hầu hết các kiểm soát viên tài chính không được coi là “kiểm soát viên chiến lược” là nó không phải là một phần rõ ràng trong mô tả công việc của họ. Các giám đốc tài chính và các nhà lãnh đạo FP&A có mặt để thực hiện chiến lược và các kiểm soát viên ở đó để kiểm soát.

Do đó, cách tốt nhất để biến vai trò kiểm soát tài chính trở nên chiến lược hơn là đưa nó vào bản mô tả công việc. Hãy biến chiến lược trở thành một trong những đặc điểm xác định thành công của người kiểm soát tài chính, cho dù đó là bạn hay người bạn định thuê.

Theo https://blog.spendesk.com/

Tham khảo thêm tài liệu khóa học CFO, Kế toán trưởng của CleverCFO nhé cả nhà
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeG5ZHtZ7xnC1ByEmDeOJiueSz6ovYpr7rbmDnXZOKhd9ZxAw/viewform

Khóa học CFO của CleverCFO mang tính chất ứng dụng thực tế, thực hành trên model, giúp các bạn ứng dụng ngay vào công việc.

Đăng ký ngay khóa học 100 thủ thuật Excel online để giúp giải quyết 1 số vấn đề hay gặp trong tài chính quản trị và thuế.

CLEVERCFO CAM KẾT HOÀN TIỀN 100% SAU BUỔI HỌC ĐẦU TIÊN NẾU CẢ NHÀ KHÔNG HÀI LÒNG
=> KHÔNG CÓ RỦI RO
=> HÃY CHO MÌNH CƠ HỘI CHĂM LO TỐT HƠN CHO GIA ĐÌNH NHÉ.