3 yếu tố để xây dựng một quy trình dự báo tài chính chính xác

Posted: 14/04/2021
By: admin
Comments: No Comments

3 yếu tố để xây dựng một quy trình dự báo tài chính chính xác

Bạn có hài lòng với kết quả dự đoán của việc dự báo tài chính không?

“Dự báo” là một thuật ngữ phổ biến được sử dụng để xác định các dự đoán khác nhau cho các bộ phận khác nhau trong một doanh nghiệp.

Doanh số bán hàng liên quan đến dự báo bán hàng. Tài chính lo lắng về doanh thu và tỷ suất lợi nhuận gộp.

Tuy nhiên cách bạn xác định nó, cách tiếp cận dự báo của bạn có thể sẽ liên quan đến một loạt các yếu tố định lượng và định tính. Để đạt được thành công cuối cùng, bạn sẽ cần phát triển một quy trình chủ động hỗ trợ độ chính xác trong toàn doanh nghiệp và giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt.

Đây không phải là nhiệm vụ đơn giản, nhưng nó là một nhiệm vụ quan trọng. Nếu bạn có thể tạo ra một quy trình dự báo hiệu quả, bạn sẽ có một trong những công cụ kinh doanh mạnh mẽ nhất để cải thiện lợi nhuận và dòng tiền theo ý mình.

Mục tiêu của chúng tôi cho phần này là giúp bạn hiểu ba yếu tố chính để giúp dự báo chính xác:

Loại dự báo
Phương pháp
Quá trình

LOẠI DỰ BÁO

Trước khi xây dựng quy trình dự báo, bạn cần hiểu loại dự báo bạn cần. Có bốn loại dự báo chính và mỗi loại có độ chính xác khác nhau.

1. Dự báo bán hàng

Dự báo bán hàng là dự đoán về doanh số bán hàng của công ty, chủ yếu là các đơn đặt hàng. Hầu hết các tổ chức bán hàng đều đưa ra dự báo doanh số từ 3 đến 6 tháng dựa trên quy trình bán hàng và tỷ lệ chốt sales.
Nhiều công ty sử dụng kết hợp các phương pháp định tính và định lượng trong quá trình dự báo bán hàng của họ.

2. Dự báo lãi và lỗ

Dự báo lãi lỗ thường do nhóm tài chính của công ty chuẩn bị và xem xét doanh thu, tỷ suất lợi nhuận, chi phí, chi phí hoạt động và lợi nhuận. Dự báo lãi lỗ đồng nghĩa với dự báo doanh thu và lợi nhuận hoặc dự báo tài chính. Khoảng thời gian cho loại dự báo này thường là 6-12 tháng.

Sự cộng tác tích cực và đóng góp ý kiến toàn diện từ nhiều nhóm là điều quan trọng khi tạo dự báo lãi lỗ. Trong quá trình tạo dự báo, các công ty nên xem xét tổ chức một cách tổng thể và sắp xếp các giá trị và kỳ vọng với các mục tiêu doanh thu.

Điều quan trọng là làm việc cùng nhau để tìm ra một phương tiện hợp lý cho tất cả các bên.

3. Dự báo nhu cầu

Dự báo nhu cầu được sử dụng để lập kế hoạch nguyên vật liệu bởi các tổ chức chuỗi cung ứng để mua các bộ phận, thương lượng chi phí, khối lượng và lô hàng với các đối tác trong chuỗi cung ứng. Khoảng thời gian điển hình là 12-18 tháng.

Đặc biệt là trong thị trường toàn cầu hóa ngày nay, các công ty có thể dự đoán xu hướng và nhu cầu đang có lợi thế rõ rệt. Bán gì? Không bán cái gì?
Làm thế nào để biết các sản phẩm cụ thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn? Đây là tất cả các câu hỏi có thể được trả lời thông qua các mô hình dự báo nhu cầu tốt

Mô hình dự báo nhu cầu của bạn có thể tiết lộ thông tin chi tiết chính về doanh số bán hàng của bạn ở cấp SKU. Phân tích xu hướng và dự đoán nhu cầu ở mức độ chi tiết nhỏ này cho phép bạn đưa ra các quyết định phù hợp hơn về các dịch vụ sản phẩm của mình.

Hãy xem xét một doanh nghiệp bán cà phê trong số những thứ khác. Dòng sản phẩm của họ được tạo thành từ nhiều loại sản phẩm khác nhau, mỗi loại đi kèm với bộ biến số riêng, từ các nhà cung cấp khác nhau, đến các quy trình sản xuất khác nhau, đến giá cả khác nhau… Chia nhỏ dự báo của nó theo số SKU sẽ cho nó một ý tưởng rõ ràng về tác động tiềm năng của mỗi sản phẩm đối với lợi nhuận.

Để đạt được độ chính xác cao hơn cho các chi phí liên quan. Bạn có thể sử dụng dự báo nhu cầu của mình để đưa ra các dự đoán doanh thu chính xác hơn. Thực tế, điều này sẽ giúp bạn lập ngân sách và dự báo chính xác hơn các chi phí liên quan như giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, quản lý và các yếu tố khác được tính theo phần trăm doanh thu.

Lập kế hoạch cho các sản phẩm bán chạy hoặc doanh số thấp. Khi xem xét xu hướng bán hàng của bạn, mô hình dự báo nhu cầu của bạn hiển thị cả sản phẩm bán chạy và kém hiệu quả, lỗi thời. Biết trước dự báo nhu cầu không chỉ cho phép bạn dự trữ hàng tồn kho của mình một cách phù hợp mà còn giúp giảm thiểu rủi ro. Nếu bạn đã không bán một sản phẩm nhất định trong năm năm, rất có thể, bạn sẽ không bán được sản phẩm đó trong năm tới. Vì vậy, việc doanh nghiệp của bạn có sẵn nó đơn giản là không hiệu quả về chi phí.

4. Dự báo dòng tiền

Dự báo dòng tiền xem xét dòng tiền hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm để quản lý và điều chỉnh tài sản tiền mặt với các yêu cầu hoạt động. Khoảng thời gian sẽ phụ thuộc vào mức độ thắt chặt tiền mặt.
Dự báo dòng tiền là dự đoán dòng tiền vào và ra của một công ty. Điều này rất quan trọng vì hoạt động của bạn chỉ có thể được duy trì thông qua ba hành động:
1. Đảm bảo tính thanh khoản cho các hoạt động ngắn hạn và dài hạn,
2. Thực hiện các giao ước để duy trì các điều khoản tốt với người cho vay,
3. Thanh toán các khoản nợ của bạn (ví dụ: tiền lương, tiền lãi, cổ tức).

Đăng ký ngay khóa học kế toán trưởng để được các thầy chia sẻ cách lập dự báo dòng tiền hiệu quả.

PHƯƠNG PHÁP DỰ BÁO

Việc lựa chọn phương pháp dự báo là một thể hiện về cách thức tổ chức và hoạt động của một công ty. Chúng tôi đã lưu ý các phương pháp định tính và định lượng cụ thể trong phần dự báo bán hàng. Nhưng nếu chúng ta xem xét dự báo doanh nghiệp một cách tổng thể hơn, có ba phương pháp dự báo điển hình:

1. Phương pháp Top-Down:

Trong phương pháp luận này, ban lãnh đạo phát triển và thống nhất một dự báo dựa trên kỳ vọng của họ. Sau đó, tất cả các tổ chức bán hàng được chỉ định tỷ lệ mục tiêu của họ. Điều này có thể hiệu quả nếu việc quản lý là thực tế và cởi mở với những cuộc thảo luận, nhưng nó cũng có thể tạo ra sự thiếu chính xác nếu các tổ chức bán hàng cảm thấy bị áp lực và phải thổi phồng con số của họ.

2. Phương pháp Bottom-Up:

Các công ty thu thập thông tin ở cấp độ chi tiết từ tổ chức bán hàng, mà các dự báo của họ tạo cơ hội cho ban quản lý đánh giá và thông qua dự báo. Một lần nữa, điều này hiệu quả trong môi trường trung thực và hợp tác. Ngược lại, nó có thể tạo ra sự thiếu chính xác nếu các chuyên gia bán hàng cảm thấy được khuyến khích đưa ra các dự báo để tăng hoa hồng của họ.

3. Phương pháp kết hợp:

Trong sự kết hợp giữa Top-Down và Bottom-Up này, các giám đốc điều hành thiết lập các mục tiêu doanh thu, còn trưởng các phòng ban bán hàng và quản lý sản phẩm phát triển các dự báo từ dưới lên. Thiết lập các hành động để bù đắp sự khác biệt giữa dự báo từ dưới lên và các mục tiêu quản lý, và ban lãnh đạo đồng ý về một dự báo đồng thuận.

QUÁ TRÌNH DỰ BÁO

Việc xây dựng một quy trình dự báo xoay quanh hiệu quả và sự cộng tác sẽ là một chặng đường dài hướng tới việc đảm bảo rằng quy trình đó bền vững. Quy trình dự báo tốt nhất là một chức năng chéo trong đó các yếu tố khác nhau kết hợp với nhau để cải thiện độ chính xác, giá trị và hiệu quả của việc lập kế hoạch tài chính, dự báo và lập ngân sách.

Dự báo cần phản ánh thực tế để thành công. Các tổ chức hoạt động hàng đầu dựa vào sự kết hợp của con người, công nghệ và quy trình để tạo ra các quy trình dự báo chính xác.

Hãy coi dự báo như một môn thể thao đồng đội. Có quá nhiều tổ chức tách đội lập kế hoạch tài chính ra khỏi nhóm hoạch định chiến lược và điều hành của họ. Việc kết hợp các nguồn lực của nhóm chức năng chéo sẽ giúp họ nhìn thấy bức tranh toàn cảnh hơn, truyền đạt các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, đồng thời tối ưu hóa mô hình dự báo trước các điều kiện kinh doanh đang thay đổi.

Các yếu tố chính của quy trình để giúp dự báo chính xác nhất là:

1. Con người:

Các bên liên quan chính phải tham gia vào nỗ lực hợp tác nhằm xác định mục tiêu chính xác và chịu trách nhiệm giải trình.
Dự báo tài chính của công ty bạn phải là một chế độ xem độc lập thể hiện trường hợp có khả năng xảy ra nhất của doanh nghiệp một cách chính xác nhất có thể. Điều quan trọng là phải có một nhóm độc lập hoặc một người nào đó đầu tư vào độ chính xác của dự báo, bởi vì bạn không muốn dự báo bị sai lệch dựa trên mong muốn hoặc kỳ vọng của ai đó.

2. Dữ liệu:

Bộ dữ liệu bên trong và bên ngoài nên được tổng hợp từ các chức năng khác nhau. Làm thế nào để bạn thu thập dữ liệu của bạn?
Nếu bạn đang sử dụng các con số sai lệch hoặc bỏ qua thông tin, bạn sẽ tác động tiêu cực đến dự báo. Độ chính xác của dự báo bị ảnh hưởng trực tiếp bởi độ chính xác và khả năng tiếp cận của:
a. Dữ liệu bán hàng: Quy trình bán hàng và dữ liệu đặt chỗ theo khách hàng và lãnh thổ
b. Dữ liệu tài chính: Thông tin doanh thu và chi phí theo sản phẩm và bộ phận
c. Dữ liệu sản phẩm: Khối lượng sản phẩm, kiểu máy, giá bán trung bình, cấu hình, trường hợp sử dụng
d. Dữ liệu kế toán: Sốngày phải thu và số ngày phải trả
e. Dữ liệu tiếp thị & quản lý sản phẩm: Hỗn hợp sản phẩm, lộ trình sản phẩm, quy mô thị trường, tăng trưởng thị trường, cạnh tranh và các chương trình tiếp thị
f. Dữ liệu chuỗi cung ứng: Hàng tồn kho, chi phí đơn vị, thời gian giao hàng, thông tin lô hàng

3. Hệ thống & Công cụ:

Hệ thống và công cụ được sử dụng để thu thập, tổng hợp dữ liệu và xử lý thông tin đến và đi từ các bên liên quan chính phụ thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng Excel hoặc các phần mềm chuyên dụng được thiết kế riêng.

Theo https://8020consulting.com/

Đăng ký ngay khóa học CFO, kế toán trưởng để được các thầy hướng dẫn lập kế hoạch tài chính, lập ngân sách hoạt động ứng dụng ngay vào công ty nhé.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo một số clip về lập kế hoạch tài chính – một trong những yêu cầu xuất hiện trong hầu hết các mẫu tuyển dụng nhân sự trung và cao cấp

Tham khảo thêm tài liệu khóa CFO, kế toán trưởng của CleverCFO nhé cả nhà
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeG5ZHtZ7xnC1ByEmDeOJiueSz6ovYpr7rbmDnXZOKhd9ZxAw/viewform

Khóa học CFO của CleverCFO mang tính chất ứng dụng thực tế, thực hành trên model, giúp các bạn ứng dụng ngay vào công việc.

CLEVERCFO CAM KẾT HOÀN TIỀN 100% SAU BUỔI HỌC ĐẦU TIÊN NẾU CẢ NHÀ KHÔNG HÀI LÒNG
=> KHÔNG CÓ RỦI RO
=> HÃY CHO MÌNH CƠ HỘI CHĂM LO TỐT HƠN CHO GIA ĐÌNH NHÉ.