5 bước giúp công ty phòng chống khủng hoảng của CFO

Posted: 30/06/2021
By: admin
Comments: No Comments

5 bước giúp công ty phòng chống khủng hoảng của CFO

Không có cách hoàn hảo để quản lý một cuộc khủng hoảng. Các công ty ở khắp mọi nơi đang phải đối mặt với thời kỳ khó khăn. Điều đó có nghĩa là, hơn bao giờ hết, các doanh nghiệp dựa vào sự lãnh đạo tài chính hợp lý. CFO cần dữ liệu, kỹ năng và tầm nhìn rộng hơn để giúp công ty vượt qua giai đoạn khó khăn này.

Vì vậy, đối mặt với những tình huống không chắc chắn và có lẽ là chưa từng có, các CFO nên ứng phó như thế nào?

Tôi rất vui khi được chia sẻ những suy nghĩ của mình trong một buổi trực tiếp “hỏi tôi bất cứ điều gì” với cộng đồng CFO Connect. Các câu hỏi trong buổi chia sẻ đó rất rộng và sâu. Nhưng tôi đã chắt lọc cuộc thảo luận của chúng ta thành kế hoạch hành động 5 bước cho các nhóm tài chính.

1. Đảm bảo rằng tất cả các nhóm có thể giao tiếp dễ dàng

Nhóm tài chính làm công việc tốt nhất của họ khi công ty đang vận hành trơn tru. Trong một cuộc khủng hoảng, có thể không suôn sẻ, nhưng bạn cần phải điều hành công ty. Và trong điều kiện hiện tại, điều đó có nghĩa là bạn có thể đột nhiên có một tổ chức hoàn toàn từ xa, gần như chỉ sau một đêm.

Spendesk đã đi trước 1 bước khi được chính phủ Pháp, Đức hoặc Mỹ yêu cầu. Rõ ràng là sắp có một đợt giãn cách và đây cũng rõ ràng là cách tốt nhất để giữ cho nhân viên an toàn và khỏe mạnh.

Vì vậy, chúng tôi đã chuẩn bị cho các văn phòng của mình, thu thập bất kỳ thiết bị cần thiết nào từ văn phòng và sẵn sàng hoạt động khi việc giãn cách được thực hiện.

Nhưng nó vẫn rất lạ. Chúng tôi thường thức dậy vào buổi sáng và đi làm ở trụ sở Paris xinh xắn của mình – nhưng điều này giờ đây là không thể. Vì vậy, chúng tôi phải đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều có các công cụ và vật liệu cần thiết để làm việc.

Chúng tôi thậm chí đã có 10 nhân viên mới tham gia vào ngày đầu tiên của họ, hoàn toàn từ xa. Vì vậy, chúng tôi phải lấy cho họ máy tính của họ và đưa họ đến các hội thảo giới thiệu từ xa. Họ đã gặp người quản lý của mình ở một khoảng cách xa, và cũng phải đi sâu vào các chủ đề khác nhau của họ như thế này.

Tất cả mọi thứ được xem xét, điều này diễn ra thực sự tốt. Những quy trình mà chúng tôi đã thực hiện thực sự đã được đền đáp.

Giao tiếp để củng cố văn hóa công ty

Trong khi làm việc từ xa, rõ ràng là có nguy cơ nhân viên trở nên mất tinh thần, mất kết nối và chán nản. Nhưng có những cách tích cực để giữ cho tinh thần (và năng suất) phấn chấn.

Chúng tôi đã tổ chức các quy trình và trò chơi mới cho các đội của mình. Ví dụ: chúng tôi đã có một bài kiểm tra khiếm thị (bài kiểm tra âm nhạc) trong thời gian gần đây nhất của công ty chúng tôi. Điều đó cho phép chúng tôi dành nửa giờ cùng nhau và làm điều gì đó tích cực – ngoài công việc.

Chúng tôi cũng thiết lập một phòng Zoom đặc biệt cho phép mọi người tham gia bất cứ lúc nào. Đó là một cuộc họp luân phiên, nơi mọi người có thể đến và đi, trò chuyện bên trà hoặc cà phê và sau đó tiếp tục ngày làm việc của họ.

Mọi người cần duy trì nhịp điệu mà họ đã có trước đó – để có thể đụng độ đồng nghiệp của họ mà không cần lên kế hoạch cho một cuộc họp chính thức. Không gian thân mật này cho phép họ làm điều đó.

Không chỉ mở, mà còn minh bạch

Điều đó không bao giờ là thú vị, nhưng việc cắt giảm ngân sách cũng là một thực tế đối với nhiều doanh nghiệp. Hai lần trong sự nghiệp của mình, tôi đã phải đối mặt với những tình huống mà chúng tôi không còn tiền mặt nữa. Nơi chúng tôi đã trì hoãn việc trả lương của chính mình để trả cho người khác. Rất may, đó không phải là trường hợp của chúng tôi ngày hôm nay.

Trước khi thực sự cắt giảm ngân sách, bạn phải nói rõ với nhân viên về những gì đang xảy ra. Và cả những loại nỗ lực bạn sẽ thực hiện trong tương lai để tránh các vấn đề khác.

Từ kinh nghiệm của riêng tôi, minh bạch là chìa khóa.

Vì vậy, điều thực sự quan trọng là phải chia sẻ tình hình với nhân viên và cố gắng tìm ra giải pháp với những người quản lý nhóm. Thường sẽ có những cách bạn có thể làm việc với các nhà quản lý ngân sách mà không phải tất cả đều là sự kết thúc và ảm đạm. Đó chỉ là một phần công việc của họ để thỉnh thoảng có thể hoạt động với ngân sách thấp hơn.

Tại Spendesk, chúng tôi không nói về việc để mọi người ra đi. Vì chúng tôi đang ở trong một công ty đang phát triển nhanh chóng, chúng tôi luôn có những việc có thể làm hoặc những quy trình mà chúng tôi có thể nâng cấp. Chúng tôi luôn có thể tìm thấy các bước hiệu quả, gia tăng giá trị cần thực hiện ngay cả khi chúng tôi không bán hàng với mức giá như trước đây.

2. Tạo kế hoạch hành động ngắn hạn của bạn

Vì vậy, trước tiên, bạn đảm bảo rằng nhân viên có thể giao tiếp và mọi người vẫn có thể làm việc. Nhưng ngay sau đó, đã đến lúc xây dựng kế hoạch ứng phó.

Người cố vấn Guillaume của chúng tôi đã có thể tập hợp tất cả các trưởng nhóm lại với nhau để cải tiến chiến lược của chúng tôi. Chúng tôi đã xem xét mức độ khó khăn – liệu chúng tôi có thể đạt được mục tiêu của mình trong những điều kiện mới này không? Tỷ lệ đốt tiền mặt của chúng ta có thay đổi không, hay chúng ta có thể giữ mức này ở mức hợp lý?

Chúng tôi đã dành vài ngày đầu tiên của cuộc khủng hoảng để xây dựng kế hoạch tái tập trung của mình. Điều này bao gồm việc xem xét các chi phí có thể xảy ra mà chúng tôi phải gánh chịu – thông qua sự kém hiệu quả cũng như doanh thu có khả năng bị giảm. Và chúng tôi cũng xác định các khoản tiết kiệm mà chúng tôi có thể thấy có kết quả.

Các trưởng nhóm khác đã xem xét kế hoạch của chính họ để xem những gì sẽ cần thay đổi. Nhóm sản phẩm đang làm việc chăm chỉ để tìm ra những tính năng hoặc công cụ nào sẽ hữu ích nhất cho khách hàng ngay bây giờ. Chúng tôi biết rằng chúng tôi có một số ý tưởng trong tình huống này – ví dụ: thẻ ảo và quy trình phê duyệt cho các nhà quản lý ngân sách. Vì vậy, chúng tôi có thể sẽ cung cấp những thứ này cho nhiều khách hàng hơn và tạo cấu trúc giá mới để thực hiện điều này.

Và với tư cách là một CFO, chúng tôi đã thảo luận về ngân sách và xem liệu một số tiền có thể được sử dụng tốt hơn hay không.

Một phần quan trọng của việc này là nhân sự. Chúng tôi cảm thấy cần phải phân bổ lại một phần ngân sách nhân sự của mình để chi tiêu cho phúc lợi của nhân viên. Chúng tôi đã giải phóng một số tiền mặt để giúp các thành viên trong nhóm chăm sóc bản thân. Hiện họ có ngân sách cho các lớp học yoga hoặc thể dục trực tuyến.

Điều thực sự quan trọng là tập trung vào việc hỗ trợ các nhóm của chúng tôi và khách hàng của chúng tôi vào lúc này. Đó thực sự là chìa khóa.

3. Xử lý về tiền mặt và chi phí

Các quy trình tài chính quan trọng nhất liên quan đến việc kiểm soát tiền mặt. Thu tiền vào và xuất quỹ. Rõ ràng là chúng tôi không gặp khó khăn khi quản lý vấn đề này với Spendesk, nhưng nhiều công ty sẽ gặp khó khăn.

Nếu Covid không ảnh hưởng lớn đến doanh thu, thì về cơ bản bạn khó có thể tiếp tục như trước đây. Nhưng nếu nó thực sự có tác động nghiêm trọng, bạn sẽ cần phải xem xét chi phí và cố gắng xác định các khoản tiết kiệm. Ví dụ: nếu bạn đang ở Pháp, bạn nên bắt đầu bằng cách xem xét những gì chính phủ đã đề xuất về thuế và an sinh xã hội. Và các chính phủ trên toàn thế giới cũng đang thực hiện các biện pháp tương tự.

Dự báo lại

Đây là một chủ đề rất lớn đối với các CFO và nhóm FP&A hiện nay. Về cơ bản, các dự báo trước đây của bạn đã không còn phù hợp. Để giúp chúng tôi dự báo (hoặc dự báo lại trong trường hợp này), chúng tôi đã xây dựng các mô hình khác nhau cho các tình huống này về tác động thời gian và tài chính. Chúng tôi có các mô hình giả định doanh thu dự kiến giảm 30%, giảm 50%, thậm chí giảm 70%. Và sau đó chúng tôi có thể xác định các chi phí cần thiết để cắt giảm trong từng trường hợp.

Tham khảo Khóa học CFO của CleverCFO để giúp xây dựng những mô hình dự báo giúp công ty ra quyết định.

Vẫn còn quá sớm để nói chính xác vị trí của chúng tôi hoặc liệu chúng tôi có đạt được doanh thu hay không. Nhưng sau khi có dữ liệu trong vài tuần, chúng tôi sẽ có thể đưa ra quyết định dựa trên các mô hình này.

Tùy thuộc vào mức độ dòng tiền của bạn, các dự báo trong giai đoạn này có thể cần diễn ra ở các nhịp độ khác nhau. Trong một số trường hợp, nó có thể diễn ra hàng ngày – ví dụ: nếu một hoặc hai khách hàng không thể thanh toán và điều đó sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiền mặt của bạn.

Tham khảo clip về việc xây dựng chính sách ứng phó với covid do thầy Trần Tuấn chia sẻ

Ít nhất, đây sẽ là thời điểm tốt để nói chuyện với các nhà cung cấp của chính bạn để xem liệu bạn có thể thay đổi tần suất thanh toán chi phí của mình hay không.

4. Liên hệ với các nhà cung cấp chính

Một vấn đề đối với nhiều doanh nghiệp là theo kịp các khoản thanh toán của chính họ. Những thứ như tiền thuê nhà, tiền lương, và bảo hiểm có thể là một vấn đề. Nhưng nếu bạn có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp, có lẽ bạn sẽ có thể gia hạn ngày phải thanh toán – 30 ngày thường không phải là vấn đề lớn.

Tuy nhiên, tôi tin rằng việc chậm thanh toán sẽ làm tổn thương mọi người. Tất cả chúng ta đều ở trong cùng một chuỗi hệ thống. Nếu chúng tôi trì hoãn các khoản thanh toán cho nhà cung cấp của mình và khách hàng của chúng tôi trì hoãn các khoản thanh toán cho chúng tôi, thì điều đó cuối cùng sẽ gây tổn hại cho tất cả chúng tôi.

Vì vậy, hãy nói chuyện với các nhà cung cấp quan trọng nhất của bạn và tìm hiểu xem họ có thể làm gì trong các tình huống. Tôi đã làm điều này với chủ nhà của chúng tôi, chỉ để xem kỳ vọng của họ là gì. Điều này cho phép chúng tôi giải thích tình huống của chúng tôi với họ và đi đến một thỏa thuận nếu chúng tôi cần.

Trong trường hợp của chúng tôi, chính phủ Pháp cũng đã thiết lập một số giải pháp cho các công ty. Vì vậy, chúng tôi có thể giao dịch trực tiếp với các chủ ngân hàng, chính quyền xã hội và chủ nhà. Những giải pháp này giúp chúng tôi tối ưu hóa tiền mặt của mình.

Tôi đã gọi cho tất cả các nhà cung cấp quan trọng này ngay lập tức để đảm bảo rằng tất cả chúng ta đều hiểu các quy tắc theo cách giống nhau, đồng thời giữ mối quan hệ cởi mở và vui vẻ trong suốt thời gian này.

5. Giúp khách hàng của bạn ngay bây giờ hơn bao giờ hết

Trong giai đoạn này, chúng ta có nghĩa vụ hơn bao giờ hết là phải giúp họ vượt qua khó khăn. Và để thành công cần sự hỗ trợ từ mọi người – bao gồm cả tài chính và lãnh đạo – để giúp họ xử lý tình huống thành công.

Chúng ta ở trong cùng 1 hệ sinh thái và nếu khách hàng bạn gặp khó khăn thì bản thân bạn cũng sẽ gặp khó khăn.

Theo https://blog.spendesk.com/

Tham khảo thêm tài liệu khóa học CFO, Kế toán trưởng của CleverCFO nhé cả nhà
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeG5ZHtZ7xnC1ByEmDeOJiueSz6ovYpr7rbmDnXZOKhd9ZxAw/viewform

Khóa học CFO của CleverCFO mang tính chất ứng dụng thực tế, thực hành trên model, giúp các bạn ứng dụng ngay vào công việc.

Đăng ký ngay khóa học 100 thủ thuật Excel online để giúp giải quyết 1 số vấn đề hay gặp trong tài chính quản trị và thuế.

CLEVERCFO CAM KẾT HOÀN TIỀN 100% SAU BUỔI HỌC ĐẦU TIÊN NẾU CẢ NHÀ KHÔNG HÀI LÒNG
=> KHÔNG CÓ RỦI RO
=> HÃY CHO MÌNH CƠ HỘI CHĂM LO TỐT HƠN CHO GIA ĐÌNH NHÉ.