TIN TỨC - KINH NGHIỆM

• Posted: 01/07/2021
• By: admin
• Comments: No Comments

Khóa sổ báo cáo tài chính – những vấn đề hay gặp và cách khắc phục

Các nhóm tài chính dành rất nhiều thời gian và năng lượng cho việc khóa sổ kế toán hoạt động trơn tru. Và ở hầu hết mọi nơi làm việc, đó là một thời gian căng thẳng.

Vào năm 2014, CFO.com đã chia sẻ rằng “75% các tổ chức báo cáo rằng quy trình chốt sổ là một trong hai mục tiêu hàng đầu để cải thiện tài chính trong 18 tháng tới”.

Trong năm 2017, các doanh nghiệp vẫn mất hơn 8 ngày để hoàn thành việc chốt sổ mỗi quý. Và lượng thời gian thực sự đang tăng lên.

Một vài năm trôi qua, vẫn không có nhiều thay đổi. Và như chúng ta sẽ thấy, vấn đề lớn nhất là không có gì thay đổi. Có nhiều cách tốt hơn để tiếp cận việc chốt sổ, nhưng hầu hết các công ty chỉ gắn bó với những gì họ biết.

Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm cho việc chốt sổ báo cáo tài chính trở nên dễ quản lý hơn nhiều. Và hơn hết, nhanh hơn.

Quy trình khóa sổ báo cáo tài chính là gì?

Khóa sổ báo cáo tài chính là hành động “khóa sổ” – ghi lại mọi giao dịch dưới dạng mục nhật ký, sau đó xem xét tất cả các giao dịch này để đảm bảo rằng chúng được chấp thuận và hợp pháp.

Điều này bao gồm tài khoản tóm tắt tất cả thu nhập quan trọng. Kế toán xem xét tất cả các tài khoản nắm giữ doanh thu, thu nhập và lợi nhuận, sau đó chuyển số dư sang tài khoản tổng hợp thu nhập. Họ cũng làm như vậy đối với các tài khoản chi phí và các khoản lỗ.

Mục tiêu là nhập mỗi kỳ kế toán mới với số dư tài khoản tạm thời bằng 0. Số dư được chuyển sang tài khoản vĩnh viễn và bạn bắt đầu làm mới mỗi kỳ.

Thông thường, việc khóa sổ diễn ra vào cuối mỗi tháng. Nhưng các nhóm tài chính cũng cần phải khóa sổ vào cuối quý và mỗi năm tài chính.

Khi hầu hết mọi người nghĩ về quá trình khóa sổ, họ nghĩ về thời gian là điều cần thiết. Làm thế nào nhanh chóng chúng ta có thể vượt qua điều này?

Không bao giờ là lý tưởng khi một trách nhiệm cốt lõi và thiết yếu trở thành việc vặt. Và bởi vì khóa sổ là điều cần thiết trong mọi doanh nghiệp, các nhóm tài chính đang phải trải qua giai đoạn khó khăn này ở khắp mọi nơi.

Đau đầu: Những cơn đau điển hình đi kèm với việc khóa sổ hàng tháng

Chúng tôi không cần phải đi vào quá chi tiết ở đây. Đối với các chuyên gia tài chính, công việc khó khăn của việc đóng sổ là quá thực tế.

Nhưng hãy hỏi bất kỳ người kế toán hoặc người kiểm soát tài chính nào họ ghét điều gì nhất về việc khóa sổ và chắc chắn bạn sẽ nhận được một số điều sau:

• Nhập dữ liệu thủ công, đơn điệu
• Vô số lỗi đơn giản khiến mọi người mất thời gian
• Thiếu biên lai và các tài liệu cần thiết khác
• Các khoản thanh toán không xác định được
• Các chi tiết đơn hàng trùng lặp thậm chí có thể gian lận
• Các câu hỏi cơ bản, có thể đoán trước từ cảm giác của mọi thành viên.

Những thách thức này ảnh hưởng đến toàn bộ nhóm tài chính, nhưng đặc biệt là những người ở tuyến đầu. Và cho dù bạn có chuẩn bị kỹ càng đến đâu, chúng dường như vẫn xảy ra hàng tháng.

Nhưng tại sao?

Thủ phạm: Các vấn đề chính với quy trình khóa sổ cũ

Per Akili, “các giám đốc điều hành công ty đổ lỗi cho thời gian khóa sổ tài chính chậm hơn do nhiều yếu tố. 40% người điều hành nói rằng đó là do sự đánh giá nội bộ của các bên liên quan; 35% nói rằng nhu cầu xác định và hợp nhất chi tiết hơn cho các báo cáo tài chính ngày càng tăng; và 20% nói rằng đó là vì cần thêm thời gian để kiểm tra lỗi. ”

Chúng tôi đã xác định bốn lĩnh vực cụ thể mà hầu hết các chiến lược khóa sổ tài chính bị ảnh hưởng

1. Quy trình hoàn toàn không được xác định

Công ty của bạn có một quy trình khép kín được ghi chép lại không?

Theo Deloitte, “quá trình khóa sổ thường được điều hành bởi bộ nhớ thể chế hơn là các giao thức rõ ràng và cụ thể. Những người khác nhau tham gia vào quá trình “chỉ cần biết mọi thứ được hoàn thành như thế nào” – và đã làm theo cách đó trong nhiều năm. ”

Và như chúng ta sẽ thấy ở vị trí thứ ba trong danh sách này, điều đó không chỉ áp dụng cho nhóm tài chính. Nếu mọi người tiếp cận theo cách riêng của họ, thì lỗi xảy ra và hiệu quả giảm là điều đương nhiên.

2. Không có quyền truy cập vào dữ liệu đúng thời gian

Đây là một vấn đề lớn đối với các nhóm tài chính, đặc biệt là trong các công ty xử lý số lượng lớn các báo cáo chi phí. Thông thường, tài chính không thực sự biết đã chi bao nhiêu cho đến khi họ thực hiện quy trình khóa sổ hàng tháng. Điều này làm cho việc hoàn tác lỗi trở thành một nhiệm vụ khổng lồ.

“Quy trình này yêu cầu dữ liệu từ tất cả các phòng ban và mọi khía cạnh chức năng của công ty. Khi điều đó xảy ra, quá trình trở nên hỗn loạn. Một số người quản lý gửi thông tin đúng hạn và một số thì không. Đôi khi thông tin được nộp đúng hạn nhưng lại bị sai hoặc không đầy đủ ”.

Để chốt sổ sách trong tháng, nhóm tài chính cần tìm kiếm thông tin phù hợp từ những người phù hợp, bao gồm cả biên lai bị thất lạc và các tài liệu khác có thể không dễ tìm.

Và nếu những người đó không sắp xuất hiện hoặc không biết họ mong đợi điều gì, thì dữ liệu đó có thể mất nhiều thời gian để đến tay bạn.

3. Sự thiếu tiêu chuẩn hóa trong toàn bộ doanh nghiệp

Trong khi chúng ta đang thảo luận về dữ liệu… Một vấn đề lớn khác bắt nguồn từ các quy trình chưa được xác định và số lượng người tham gia vào việc chi tiêu của công ty. Khi bạn có đội bán hàng và tiếp thị, người quản lý sản phẩm và mọi đơn vị kinh doanh khác gửi mọi thứ đến phòng tài chính, bạn sẽ có một sự khác biệt lớn về cách trình bày thông tin.

Một số nhân viên có thể Từ chối bạn các yêu cầu chi phí đã hoàn thành của họ; những người khác đưa chúng vào tệp đính kèm email. Một số sử dụng các biểu mẫu chính xác; những người khác chỉ cần tải xuống bất cứ thứ gì họ có thể tìm thấy trực tuyến.

Nói cách khác, mọi người thích làm mọi thứ theo cách của họ. Và đó là một vấn đề nếu chúng thực sự cần được thực hiện đúng cách.

4. Tự động hóa không hiệu quả

Điều này giả định rằng bạn sử dụng tự động hóa ngay từ đầu. Vì đáng buồn thay, có quá nhiều nhóm tài chính vẫn dựa vào công việc thủ công, và thậm chí sử dụng sổ cái bằng giấy.

Chỉ sử dụng bất kỳ tự động hóa nào không phải là một giải pháp hoàn chỉnh. Bởi vì trừ khi được thực hiện đúng cách, nó vẫn có thể dẫn đến nhiều vấn đề và các bản sửa lỗi thủ công sẽ đến lúc kết thúc. Nguyên nhân chính của đó là dữ liệu xấu:

“Các quy trình thu thập dữ liệu có thể là một tổng thể của các quy trình tự động, quy trình thủ công và quy trình dựa trên bảng tính. Điều chỉnh, phân loại lại và đối chiếu cũng có thể là sự kết hợp của các chức năng thủ công / bảng tính / tự động và có thể tốn thời gian. Vấn đề này nghiêm trọng hơn với các tổ chức đa quốc gia, những người phải tuân thủ các yêu cầu kế toán tại địa phương và trụ sở chính ”.

Điều này thực sự có nghĩa là bạn không thể hy vọng tự động việc khóa sổ nếu bạn cũng có các bước thủ công, có thể thao tác sớm hơn trong chuỗi. Nếu một thành viên trong nhóm có thể tạo báo cáo chi phí của riêng họ hoặc nếu người quản lý theo dõi chi tiêu trực tuyến theo các cách khác nhau, bạn sẽ có thông tin không thể tự động hóa theo cùng một kiểu.

Vì vậy các tổ chức cần tạo ra các quy trình thống nhất áp dụng ở mọi nơi. Và các chuỗi này càng sớm trở thành kỹ thuật số, thì tự động hóa càng sớm có thể tham gia.

Tin tốt: Không bao giờ là quá muộn để thay đổi

Nếu bạn tham gia sâu vào quá trình khóa sổ tài chính, tất cả những điều trên sẽ rất quen thuộc.

Bạn làm việc chăm chỉ để thực hiện những cải tiến nhỏ, huấn luyện đồng đội của mình tốt nhất có thể và giành được những chiến thắng nhỏ ở nơi bạn có thể giành được.

Để khóa sổ hàng tháng hoạt động tốt, bạn cũng cần có hệ thống phù hợp. Điều đó bao gồm các quy trình của riêng bạn để quản lý tài khoản chi phí và mọi thứ khác. Nhưng nó cũng bao gồm các quy trình và công cụ giúp công việc dễ dàng hơn (và ít mắc lỗi hơn) trong toàn bộ hoạt động kinh doanh.

Giải pháp: Quản lý chi tiêu tự động

Kết thúc là bước cuối cùng trong cách tiếp cận tổng thể, tích hợp đối với chi tiêu của công ty. Như chúng ta đã thấy ở trên, nếu thông tin bạn nhận được trình bày kém và đầy lỗi, việc khóa sổ sẽ trở thành một việc khó khăn. Nhưng nếu dữ liệu đó ở đúng định dạng và được gửi đến đúng người – đúng thời gian – thì việc đóng thực sự có thể khá suôn sẻ.

Có nghĩa là, nếu bạn muốn sửa chữa quá trình khóa sổ, bạn phải sửa chữa chi tiêu.

Và để làm được điều đó, bạn cần một hệ thống đảo ngược bốn vấn đề chính của chúng tôi (đã nêu ở trên). Một nền tảng quản lý chi tiêu tốt cung cấp:

• Các quy trình được xác định rõ ràng
• Dữ liệu theo thời gian thực
• Tiêu chuẩn hóa chi tiêu và quản lý chi phí
• Tự động hóa đơn giản

Hệ thống quản lý chi tiêu hoạt động như thế nào

“Hệ thống quản lý chi tiêu” thực sự chỉ là một cách nói khác của “tập trung hóa các khoản thanh toán”. Thực hiện tất cả các khoản thanh toán của công ty bạn thông qua một nền tảng và bạn sẽ tìm thấy một loạt các lợi thế:

• Một nguồn trung thực duy nhất cho tất cả dữ liệu chi tiêu của công ty
• Khả năng hiển thị trong thời gian thực về những gì đang chi tiêu
• Một quy trình tiêu chuẩn hóa được sử dụng bởi toàn bộ công ty
• Chính sách chi tiêu được tích hợp sẵn, vì vậy không có giao dịch mua nào chưa được phê duyệt
• Không có dữ liệu nhập cho nhóm tài chính

Khóa sổ không nên là “vực thẳm”

Quá nhiều nhóm tài chính đã chấp nhận số phận của họ vào cuối tháng. Việc kết thúc luôn là một công việc khó khăn và một khi đã hoàn thành thì việc đó đã hoàn thành cho đến tháng sau.

Nhưng công nghệ đã đi một chặng đường dài. Hầu hết những phần tồi tệ nhất về việc đóng – nhập dữ liệu, giảm biên lai – giờ đây hoàn toàn không cần thiết.

Theo https://blog.spendesk.com/

Tham khảo thêm tài liệu khóa học CFO, Kế toán trưởng của CleverCFO nhé cả nhà
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeG5ZHtZ7xnC1ByEmDeOJiueSz6ovYpr7rbmDnXZOKhd9ZxAw/viewform

Khóa học CFO của CleverCFO mang tính chất ứng dụng thực tế, thực hành trên model, giúp các bạn ứng dụng ngay vào công việc.

Đăng ký ngay khóa học 100 thủ thuật Excel online để giúp giải quyết 1 số vấn đề hay gặp trong tài chính quản trị và thuế.

https://www.youtube.com/watch?v=LtjMyxg7iXE&t=28s

CLEVERCFO CAM KẾT HOÀN TIỀN 100% SAU BUỔI HỌC ĐẦU TIÊN NẾU CẢ NHÀ KHÔNG HÀI LÒNG
=> KHÔNG CÓ RỦI RO
=> HÃY CHO MÌNH CƠ HỘI CHĂM LO TỐT HƠN CHO GIA ĐÌNH NHÉ.