Làm thế nào để đảm bảo hoạt động tài chính và kế toán hiệu quả

Posted: 25/06/2021
By: admin
Comments: No Comments

Làm thế nào để đảm bảo hoạt động tài chính và kế toán hiệu quả

Các quy trình tài chính và kế toán là những nguyên nhân phổ biến gây thất vọng cho các công ty. Người sáng lập và CEO cần dữ liệu, các nhóm khác cần quy tắc và cấu trúc, và các nhóm tài chính không bao giờ có đủ thời gian cho tất cả những điều này.

Một số điều này đến từ những câu hỏi hóc búa thực sự – những thách thức không có câu trả lời dễ dàng. Nhưng thông thường, nguyên nhân là sự kết hợp giữa các hệ thống cũ đã lỗi thời và phân bổ nguồn lực kém. Tất cả những gì cần thiết là xác định các vấn đề thực sự và thực hiện các bước đơn giản để khắc phục chúng.

Trong cuộc phỏng vấn này với CFO Quantico, Sam Wilkinson, chúng ta sẽ tìm hiểu xem các công ty cần gì nhất từ nhóm tài chính của họ và cách các hoạt động thông minh giúp các nhóm hoạt động hiệu quả hơn.

Hãy xem cách nhóm của Sam tương tác với các công ty khách hàng mới để chẩn đoán những khó khăn về tài chính của họ và đưa các hệ thống hiệu quả hơn vào hoạt động.

Cách tiếp cận truyền thống đối với kế toán và tài chính

Những gì doanh nghiệp cần nhất từ kế toán – hoặc thậm chí toàn bộ nhóm tài chính của họ – là dữ liệu và thông tin để có thể đưa ra các quyết định chiến lược. Và trên hết, cũng là khả năng cho các giao dịch tài chính có thể diễn ra liên tục trong doanh nghiệp.

Điều đó có nghĩa là, từ việc khách hàng thanh toán cho đến việc thanh toán cho nhà cung cấp hoặc nhà thầu, tất cả những điều đó phải hoạt động với ít xích mích nhất có thể.

Theo truyền thống, điều này có nghĩa là bạn càng ít nghe về kế toán và tài chính thì càng tốt. Bạn chỉ muốn nhân viên kế toán của bạn xử lý các giao dịch. Họ đứng sau hậu trường, tạo ra những đòn bẩy giúp mọi thứ hoạt động hiệu quả. Và nếu bạn không nghe thấy từ họ, thì mọi thứ sẽ diễn ra suôn sẻ.

Một phần của điều này vẫn đúng: kế toán có trách nhiệm đảm bảo rằng dữ liệu luân chuyển liên tục và bản thân dữ liệu đó là đầy đủ, chính xác và chất lượng cao.

Đó vẫn là nền tảng của các báo cáo và thông tin tài chính thực sự tốt, và sức khỏe của doanh nghiệp phụ thuộc vào những điều này.

Nhưng điều đó thực sự không còn đủ nữa. Mục tiêu của chúng tôi đối với khách hàng Quantico là thực sự biến tài chính trở thành một chức năng thúc đẩy doanh nghiệp phát triển. Điều đó liên quan đến việc cung cấp thông tin chi tiết, thông tin và dữ liệu về tình hình hoạt động của doanh nghiệp – để cho biết doanh nghiệp hoạt động như thế nào.

Vai trò của hoạt động tài chính

Ngày nay, chúng tôi thấy các công ty tài chính kết hợp tạo ra nhiều tác động hơn là các vai trò kế toán hoặc FP&A . Các chuyên gia có thể thực hiện một số công việc kế toán, vâng, nhưng họ có phạm vi rộng hơn nhiều. Thay vì suy nghĩ thuần túy về việc đặt chỗ và điều chỉnh các giao dịch, họ thực hiện các quy trình và hệ thống để giữ cho toàn công ty khỏe mạnh về mặt tài chính.

Điều này có thể thực hiện được một phần nhờ vào công nghệ. Trong nhiều doanh nghiệp, số lượng sự can thiệp của kế toán thực hành là rất nhỏ. 10 năm trước, bạn cần ai đó ngồi tại bàn của họ xử lý các khoản thanh toán và cập nhật sổ cái chung.

Ngày nay chúng ta có thể tự động hóa phần lớn công việc đó. Nếu các luồng dữ liệu được thiết lập chính xác, thì chỉ cần can thiệp thủ công tối thiểu. Hàng tháng, bạn có thể yêu cầu kế toán đăng các khoản tích lũy và hoãn lại. Nhưng phần lớn mọi thứ nên là tự động, và sau đó chủ yếu là tự động.

Điều gì ngăn cản quy trình tài chính hiệu quả?

Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp và bạn chỉ chậm đưa dữ liệu đi qua doanh nghiệp, tôi muốn nói rằng có hai điều có thể sai. Đầu tiên, bạn có thể đang sử dụng sai hệ thống. Ngày nay, bạn đang thiếu công nghệ và quy trình làm việc cần thiết để hiệu quả.

Thứ hai, bạn có thể có các loại kỹ năng sai trong chức năng tài chính của mình. Và nó gần như luôn luôn tóm gọn lại hai điều đó. Chúng ta thường thấy các doanh nghiệp đã xây dựng một cách tự nhiên theo thời gian, các hệ thống quá khứ được sử dụng và cách làm việc kiên trì, ngay cả khi chúng không phải là cách làm việc hiệu quả nhất. Bạn thực sự cần phải xem xét các hệ thống bạn đang sử dụng và nói, “những hệ thống này có phù hợp với mục đích không?” “Nó thực sự đang giữ chúng ta lại?”

“Nhầm người” nghe có vẻ hơi khắc nghiệt, nhưng đó luôn là sự cân bằng của các nguồn lực. Bạn có thể không có đủ nguồn lực trong nhóm tài chính hoặc không đúng loại nguồn lực.

Các công ty nhỏ hơn có một CFO có thể vài ngày một tháng. Họ đang cố gắng không chỉ thực hiện công việc tài chính chiến lược – ví dụ, gây quỹ và dự báo – mà họ còn cần phải dọn cỏ và làm sổ sách kế toán cùng một lúc.

Các công ty khác có thể có một nhân viên kế toán đang cố gắng thực hiện một dự báo và, và bạn chỉ có một lỗ hổng kỹ năng ở đó. Rất phổ biến khi thấy sự mất kết nối giữa những người được thuê và các kỹ năng cần thiết.

Đăng ký ngay khóa học CFO, Kế toán trưởng của CleverCFO để được các thầy hướng dẫn giải quyết các vấn đề hay gặp trong công việc để không phải “nhầm người”.

Cách làm cho hoạt động tài chính và kế toán hiệu quả hơn

Nếu bạn có thể cảm thấy sự kém hiệu quả đó, bạn cảm thấy rằng mọi thứ không hoạt động tốt như chúng có thể, trước tiên bạn cần phải chẩn đoán xem vấn đề của bạn đang ở đâu. Điều đầu tiên chúng tôi làm với một khách hàng mới là nói chuyện với nhóm và tham gia ngay vào các quy trình tài chính mà họ hiện đang áp dụng. Chúng ta cần phải tìm hiểu kỹ về hoạt động kinh doanh, để thực sự hiểu cách thức hoạt động và mức độ kém hiệu quả của nó.

Tham khảo 2 clip chia sẻ của thầy Trần Tuấn về vấn đề này

Tìm những điểm chiếm 80-90% thời gian và sau đó tập trung vào sửa chữa những điểm đó. Và vì vậy, ví dụ, chúng tôi thường thấy rằng việc thanh toán thực sự là một vấn đề đau đầu đối với một số khách hàng của chúng tôi.

Khi bạn đã xác định được những việc đang ngốn rất nhiều thời gian của nhóm tài chính, thì bạn hãy tìm kiếm các giải pháp mà bạn có thể áp dụng. Có hệ thống nào khác mà bạn có thể mang vào không?

Và bạn cũng cần phải xem xét các tác động cuối cùng của bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện. Bạn có đang sử dụng một hệ thống cũ mà nếu bạn nâng cấp, sẽ loại bỏ điểm khó khăn đó không? Hay bạn thực sự cần thuê người khác chỉ để quản lý hệ thống mới?

Không có một kích thước phù hợp với tất cả. Mọi doanh nghiệp đều khác nhau và mọi doanh nghiệp đang làm một điều gì đó khác biệt. Vì vậy, đó là về việc xác định những vấn đề này. Và sau đó sẽ có sự kết hợp giữa việc tìm đúng người hoặc đúng công cụ – hệ thống phù hợp – để khắc phục sự cố.

Các công cụ tài chính tích hợp

Một cách tốt để kiểm tra xem hệ thống bạn đang sử dụng có giúp ích hơn là cản trở hay không là xem chúng có tích hợp với nhau hay không. Thông tin chảy qua chúng theo cách tự động hay nó yêu cầu tải xuống thủ công và sau đó là một số thao tác kéo dài dữ liệu để sau đó tải dữ liệu đó lên một hệ thống khác?

Ngày nay, chúng tôi có rất nhiều tích hợp tốt và phần lớn chúng tôi không cần phải dựa vào thao tác dữ liệu thủ công. Và nếu bạn đang làm nhiều việc đó, các quá trình sẽ mất nhiều thời gian.

Tham khảo khóa học Power BI online để giúp tự động hóa và xử lý dữ liệu lớn.

Theo https://blog.spendesk.com/

Tham khảo thêm tài liệu khóa học CFO, Kế toán trưởng của CleverCFO nhé cả nhà
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeG5ZHtZ7xnC1ByEmDeOJiueSz6ovYpr7rbmDnXZOKhd9ZxAw/viewform

Khóa học CFO của CleverCFO mang tính chất ứng dụng thực tế, thực hành trên model, giúp các bạn ứng dụng ngay vào công việc.

CLEVERCFO CAM KẾT HOÀN TIỀN 100% SAU BUỔI HỌC ĐẦU TIÊN NẾU CẢ NHÀ KHÔNG HÀI LÒNG
=> KHÔNG CÓ RỦI RO
=> HÃY CHO MÌNH CƠ HỘI CHĂM LO TỐT HƠN CHO GIA ĐÌNH NHÉ.