• Posted: 25/06/2021
  • By:
  • Comments: No Comments

Quy trình lập ngân sách cho các công ty hiện đại

Quá trình lập ngân sách có thể lâu và khó khăn. Có câu hỏi cần trả lời, câu đố cần giải và các phòng cùng thảo luận. Do đó, ngân sách có thể dễ dàng bị bỏ lại cho đến khi quá muộn hoặc hoàn toàn không được thực hiện.

Và mặt khác, bạn có ngân sách quá quy định, hết sức lãng phí. Những thứ có từng khoản chi phí nhỏ được hạch toán, được quản lý trên một bộ bảng tính mà hầu hết người dùng không thể hiểu được. Điều này chắc chắn tốt hơn là không có ngân sách, nhưng có thể tạo ra nhiều rắc rối trên đường đi.

Cho dù bạn ở trường phái nào, bài viết này sẽ giúp ích cho bạn. Nó đưa ra những yếu tố cần thiết của quy trình lập ngân sách kinh doanh, để đảm bảo rằng bạn đang làm những gì được yêu cầu.

Nó cũng bao gồm các nguyên tắc và phương pháp hay nhất để đảm bảo bạn làm đúng, bất kể ngân sách của bạn đơn giản hay phức tạp.

Vì công ty của bạn phải có ngân sách. Nhưng điều đó có hiệu quả, đáng giá hay đơn giản là lãng phí thời gian tùy thuộc vào bạn.

Đăng ký ngay khóa học CFO để được các thầy hướng dẫn lập ngân sách ứng dụng ngay vào công ty.

Quy trình lập ngân sách

Quá trình lập ngân sách cho phép một tổ chức lập kế hoạch và chuẩn bị ngân sách cho một khoảng thời gian nhất định. Nó bao gồm việc xem xét các ngân sách trong quá khứ, xác định và dự báo doanh thu cho giai đoạn sắp tới và ấn định số tiền để chi tiêu cho các chi phí khác nhau của công ty.

Khi được thực hiện tốt, quá trình này bao gồm đầu vào từ quản lý cấp cao, nhóm tài chính của bạn và người quản lý ngân sách trong toàn tổ chức.

Hãy coi ngân sách của bạn giống như việc đưa kế hoạch kinh doanh của bạn vào thực hiện. Bạn đã đặt ra các ưu tiên và mục tiêu cho công ty trong năm tới và ngân sách phân bổ các nguồn lực tài chính để đạt được những điều này.

Tầm quan trọng của lập ngân sách kinh doanh

Về cơ bản, lợi ích của việc lập ngân sách khá rõ ràng: nếu doanh nghiệp hết tiền, doanh nghiệp không thể tồn tại. Vì vậy, một kế hoạch dòng tiền rõ ràng mà tất cả các phòng ban có thể tuân theo là điều cần thiết.

Nhưng ngoài việc đơn giản là đảm bảo doanh nghiệp duy trì, có một số lý do tuyệt vời để bạn trân trọng quá trình lập ngân sách của mình:

  1. Nó giúp đặt ra các mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng. Ngân sách của bạn đặt ra các mục tiêu cho chi phí và doanh thu, điều này giúp các nhóm khác điều chỉnh công việc của họ để đạt được chúng.
  2. Điều quan trọng là phải cấp vốn. Nếu bạn mong muốn các công ty đầu tư mạo hiểm hoặc một ngân hàng cung cấp thêm tiền, họ sẽ muốn biết bạn sẽ chi tiêu như thế nào. Họ cũng sẽ muốn biết rằng bạn đã thực hiện và theo dõi ngân sách trong quá khứ.
  3. Nó đặt ra các ưu tiên của bạn một cách hữu hình. Có khả năng các phòng ban của bạn đã đặt thời hạn và khung thời gian của riêng họ ở một mức độ nhất định. Ngân sách cung cấp cho họ các hướng dẫn toàn cầu về việc này và việc đưa họ tham gia vào quá trình lập ngân sách giúp điều này có thể thực hiện sớm hơn.
  4. Nó tránh những cuộc trò chuyện khó khăn. Các cá nhân sẽ luôn có những ý tưởng và chiến dịch thú vị mà họ muốn thực hiện. Mặc dù điều này nên được khuyến khích, nhưng ngân sách của bạn cung cấp cho bạn những con số chắc chắn để kiểm soát kỳ vọng.
  5. Nó kết nối các nhóm tài chính với phòng ban còn lại của doanh nghiệp. Đây là một quy trình tích hợp yêu cầu đầu vào từ toàn bộ công ty. Tài chính sẽ tìm hiểu thêm về các ưu tiên của các phòng ban khác và sau đó có thể đưa ra hướng dẫn có cấu trúc.

Rõ ràng, lợi ích lớn nhất là ngân sách cho phép các công ty kiểm soát nhiều hơn và khả năng hiển thị đối với chi tiêu.

Đăng ký ngay khóa học CFO để được các thầy hướng dẫn lập ngân sách ứng dụng ngay vào công ty.

8 bước quy trình lập ngân sách chính

Có lẽ không ai tự tin nói mình có cách đúng nhất tạo ngân sách kinh doanh. Nhưng để hướng dẫn bạn trong suốt quá trình, đây là tám bước quan trọng để làm theo:

  1. Xem lại dữ liệu quá khứ
  2. Tính toán doanh thu hiện có
  3. Đặt ra chi phí cố định
  4. Liệt kê chi phí biến đổi
  5. Dự báo chi tiêu bổ sung
  6. Xem xét kỹ lưỡng dòng tiền
  7. Đưa ra quyết định kinh doanh
  8. Truyền đạt nó rõ ràng

1.Xem lại dữ liệu quá khứ

Điểm bắt đầu luôn phải là xem qua thông tin hiện tại mà bạn có. Và trong trường hợp này, bằng chứng tốt nhất cho việc ngân sách mới của bạn sẽ phát triển như thế nào là ngân sách trước đó.

Một số câu hỏi cần xem xét:

  • Bạn đã chi tiêu nhiều hơn hay ít hơn dự đoán?
  • Các giả định của bạn về ngành và sự tăng trưởng của chính bạn có chính xác không?
  • Có những trở ngại hoặc thiếu hụt bất ngờ nào không, và điều gì đã gây ra những trở ngại này?
  • Ngân sách có dễ thực thi không? Các thành viên trong nhóm có theo dõi nó không?

Bạn nên làm điều này ở cấp cao cho toàn bộ công ty và bạn cũng nên khuyến khích các nhà quản lý ngân sách cá nhân (nếu bạn có họ) làm điều tương tự cho phạm vi của riêng họ.

Cũng quan trọng trong bước này là tham khảo ý kiến của các trưởng nhóm khác. Như chúng ta sẽ thấy, ngân sách tốt nhất mang tính cộng tác và bạn cần biết ngân sách trước đó hoạt động tốt như thế nào đối với những người bị ảnh hưởng.

2. Tính toán doanh thu hiện có

Điểm khởi đầu rõ ràng nhất cho bất kỳ bài tập lập ngân sách nào là tìm ra số tiền bạn phải chi. Tất nhiên, điều này sẽ liên quan đến các chi phí khác, nhưng chúng ta sẽ đến với những chi phí này tiếp theo.

Ở cấp độ công ty, bạn cần xác định các dòng thu nhập. Bạn đang kiếm được bao nhiêu tiền? Liệt kê các sản phẩm cốt lõi của bạn, giá cả của chúng và khối lượng dự kiến cho mỗi sản phẩm trong năm tới. Đương nhiên, điều này liên quan đến một số ước tính và sẽ không hoàn hảo.

Đối với các công ty khởi nghiệp chưa có lợi nhuận (hoặc hoàn toàn không có khách hàng trả tiền), bạn sẽ chi vốn đầu tư hoặc nợ mạo hiểm. Vì vậy, đối với giai đoạn này, bạn cần xác định “tỷ lệ đốt tiền” mà bạn cảm thấy thoải mái – bao nhiêu trong tổng số vốn đầu tư bạn có thể cam kết cho mỗi khoảng thời gian.

3. Đặt ra chi phí cố định

Chi phí cố định – thường được gọi là “chi phí chung” – là những chi phí mà bạn có ít quyền kiểm soát. Quan trọng nhất, chúng không bị ảnh hưởng bởi doanh số bán hàng của bạn – việc kinh doanh có thành công hay không sẽ không ảnh hưởng đến số tiền bạn phải trả.

Chi phí cố định có thể bao gồm:

  • Thanh toán tiền thuê cho không gian văn phòng
  • Tiền trang web và máy chủ
  • Lương nhân viên
  • Bảo hiểm
  • Lãi tiền vay
  • Tiện ích (Chẳng hạn như điện và internet)

Giả sử bạn biết số lượng nhân viên của mình trong năm, và sắp xếp không gian văn phòng và bảo hiểm, bạn có thể thoải mái lập kế hoạch cho những chi phí này.

4. Thêm chi phí biến đổi

Chi phí biến đổi thường được coi là chi phí tùy ý. Trái ngược với chi phí cố định, những chi phí này linh hoạt hơn và có thể được điều chỉnh.

Ví dụ về các biến phí bao gồm:

  • Tiếp thị và quảng cáo
  • Các khoản đầu tư và quyên góp của công ty
  • Đăng ký phần mềm
  • Du lịch và gặp gỡ khách hàng
  • Đặc quyền của nhóm
  • Trang trí và cải tạo văn phòng

“Tùy ý” không có nghĩa là những chi phí này là phù phiếm hoặc không cần thiết. Doanh nghiệp sẽ không phát triển nếu không có hoạt động tiếp thị và các đặc quyền của nhóm có thể là yếu tố góp phần quan trọng giúp nhân viên hạnh phúc lâu hơn.

Nhưng khi xây dựng ngân sách kinh doanh, những chi phí này phải được điều chỉnh một cách nghiêm túc hơn. Và khi bạn có nguy cơ vượt quá ngân sách, chi phí biến đổi thường được cắt giảm đầu tiên.

5. Dự báo chi tiêu bổ sung

Có bất kỳ khoản chi một lần nào trong thời gian sắp tới không? Những điều này có thể bao gồm một thương vụ mua bán hoặc sáp nhập nghiêm túc, sự trợ giúp của nhà tư vấn để chuẩn bị cho việc kiểm toán, hoặc thậm chí là một sự kiện hoặc bữa tiệc đặc biệt không thường xuyên xuất hiện.

Nếu có thể, hãy cố gắng sắp xếp các khoản chi không thường xuyên này một cách riêng biệt trong ngân sách của bạn. Bạn chắc chắn cần tính đến chúng trong chi tiêu của mình, nhưng chúng sẽ không phải là yếu tố cốt lõi trong nhiều năm tới.

Bạn cũng có thể xem xét một “quỹ ngày mưa”. Bởi vì điều chắc chắn duy nhất là sự không chắc chắn, bạn nên dành một phần ngân sách của mình để đề phòng trường hợp các sự kiện bất ngờ xảy ra và bạn cần một mạng lưới an toàn.

6. Xem xét kỹ lưỡng dòng tiền

Đây là nơi bắt đầu phân tích ngân sách. Bây giờ bạn sẽ có một hồ sơ rõ ràng về doanh thu và chi phí dự kiến, và hy vọng bạn thậm chí có hồ sơ về những khoản này cho kỳ trước.

Chi tiêu của bạn có như mong đợi không? Bạn có doanh thu nhất quán trong năm qua hay bạn có thể phát hiện ra các hiệu ứng theo mùa không?

“Dòng tiền” đề cập đến mối quan hệ giữa tiền vào và đi ra. Bạn muốn biết rằng bạn đang chi tiêu số tiền mà bạn đã lập ngân sách và thu nhập giảm xuống, bạn có thể cập nhật chi phí của mình để phù hợp.

Tìm kiếm các chỉ báo rõ ràng mà một số phần nhất định trong ngân sách của bạn có thể cần được chú ý thêm. Bạn muốn biết các khía cạnh cụ thể của doanh nghiệp mình ảnh hưởng nhiều nhất đến ngân sách và chuẩn bị để điều chỉnh cho phù hợp.

7. Đưa ra quyết định kinh doanh

Đương nhiên, bây giờ bạn cần sử dụng tất cả các phân tích và chuẩn bị mà bạn đã thực hiện. Và điều đó có nghĩa là hình thành một kế hoạch chi tiêu rõ ràng cho tương lai.

Tất nhiên, phần khó nhất của toàn bộ quá trình là quyết định dự án hoặc ưu tiên nào nhận được tài trợ và dự án nào thì không. Điều này có thể gây căng thẳng và chúng tôi đã bao gồm một số phương pháp hay nhất bên dưới để trợ giúp. Điều quan trọng nhất là cố gắng duy trì tư vấn xuyên suốt – thu thập ý kiến đóng góp và dựa vào chuyên môn của các thành viên trong nhóm lành nghề của bạn để hướng dẫn bạn.

Bạn gần như chắc chắn sẽ thực hiện các cập nhật và thay đổi trong suốt cả năm, vì vậy điều quan trọng là phải dựa vào dữ liệu bạn có ngày hôm nay và không quá sa lầy.

8. Truyền đạt nó rõ ràng

Bước cuối cùng là chia sẻ ngân sách với các phòng ban của bạn và đảm bảo rằng họ biết những gì họ cần. Rất có thể bạn sẽ dựa vào nhiều khách hàng tiềm năng trong từng phòng ban để tự xử lý chi phí và họ cần có các công cụ và kỳ vọng để thực hiện tốt điều này.

Mọi người có liên quan có biết số tiền họ được phép chi tiêu và vào những gì không? Và họ cũng biết cách báo cáo chi tiêu của họ?

Nếu bạn không thể trả lời “có” cho cả hai điều đó, bạn có thể sẽ gặp khó khăn trong việc theo dõi và đo lường hiệu quả ngân sách của mình một cách đầy đủ.

Theo https://blog.spendesk.com/

Tham khảo các clip về lập kế hoạch tài chính và ngân sách của CleverCFO để hỗ trợ thêm cho công việc nhé cả nhà

Tham khảo thêm tài liệu khóa học CFO, Kế toán trưởng của CleverCFO nhé cả nhà
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeG5ZHtZ7xnC1ByEmDeOJiueSz6ovYpr7rbmDnXZOKhd9ZxAw/viewform

Khóa học CFO của CleverCFO mang tính chất ứng dụng thực tế, thực hành trên model, giúp các bạn ứng dụng ngay vào công việc.

CLEVERCFO CAM KẾT HOÀN TIỀN 100% SAU BUỔI HỌC ĐẦU TIÊN NẾU CẢ NHÀ KHÔNG HÀI LÒNG
=> KHÔNG CÓ RỦI RO
=> HÃY CHO MÌNH CƠ HỘI CHĂM LO TỐT HƠN CHO GIA ĐÌNH NHÉ.

 

Tags:

, , , ,

Leave a Comment