• Posted: 17/06/2021
  • By:
  • Comments: No Comments

Ngân sách – Bạn đã hiểu đúng?

Lập ngân sách là gì?

Lập ngân sách đề cập đến quá trình dự đoán chi tiết về doanh thu và chi phí của công ty trong một khoảng thời gian cụ thể trong tương lai có xem xét các yếu tố bên trong và bên ngoài khác nhau đang diễn ra tại thời điểm đó.

Hay theo định nghĩa của CleverCFO thì Ngân sách là bảng kế hoạch kinh doanh thể hiện bằng tiền trong năm sau.

Ngân sách là kế hoạch nhằm tính toán doanh thu và chi phí hoạt động dự kiến của một tổ chức trong một thời kỳ tương lai. Nói cách khác, đối với hoạt động kinh doanh, lập ngân sách đơn vị là quá trình chuẩn bị một báo cáo chi tiết về kết quả tài chính dự kiến cho một thời kỳ nhất định. Nó là để ước tính tương lai trong khi lấy các yếu tố đầu vào của quản lý xem xét các yếu tố bên trong và bên ngoài của tổ chức.

Trong mọi tổ chức, bộ phận tài chính đóng một vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị ngân sách với sự tham vấn của cấp quản lý. Đây là một tài liệu, được dùng để kiểm tra sức khỏe của tổ chức trong thời gian được lập ngân sách.

Ngân sách được chuẩn bị để thực hiện các chức năng khác nhau như lập kế hoạch hoạt động, phát triển dự án, thử nghiệm và thực hiện các chương trình… Điều này có thể làm tăng cơ hội tạo ra lợi nhuận trong môi trường nhất định và giúp quá trình ra quyết định của ban lãnh đạo.

Tuy nhiên, các cách tiếp cận có thể được chia thành hai điểm chính như dưới đây;

Phương pháp lập ngân sách (top – down) từ trên xuống

Trong cách tiếp cận từ trên xuống, lãnh đạo cao nhất chuẩn bị ngân sách theo mục tiêu của tổ chức và chuyển cho những người quản lý để thực hiện. Đề xuất và đầu vào đã được các nhà quản lý chuẩn bị, nhưng việc xem xét các đề xuất của họ đối với việc chuẩn bị như vậy chỉ dựa trên sự quyết định của cấp quản lý.

Lập ngân sách từ trên xuống bắt đầu bằng việc ước tính chi phí ở mức cao hơn. Toàn bộ ngân sách được chia thành các nhiệm vụ cấp đầu tiên, sau đó là nhiệm vụ cấp dưới.

  1. Ban lãnh đạo từ các xu hướng và kinh nghiệm trước đây ước tính chi phí và doanh thu đồng thời lưu ý đến các tác động bên trong cũng như bên ngoài, chẳng hạn như tăng / giảm chi phí lương, điều kiện kinh tế của đất nước…
  2. Kinh nghiệm và điều kiện thị trường hiện tại là những yếu tố quan trọng để chuẩn bị ngân sách. Ban lãnh đạo phải có kiến thức về các vấn đề hiện tại của thị trường cũng như lịch sử của tổ chức.
  3. Ban lãnh đạo có thể lấy đầu vào từ các nhà quản lý khi chuẩn bị ban đầu. Điều này sẽ giúp ban lãnh đạo ghi nhận cảm xúc của nhân viên cấp dưới và những kỳ vọng ở cấp tổ chức.
  4. Ban lãnh đạo sẽ xem xét áp lực ký quỹ, các yếu tố kinh tế vĩ mô như sự thay đổi trong luật thuế, cũng như các yếu tố nội tại như phân bổ nguồn lực.
  5. Ban lãnh đạo cũng có thể xem xét các đồng nghiệp và ngân sách cũng như lợi nhuận của họ để so sánh với tổ chức. Điều này sẽ giúp đặt ra các mục tiêu cho tổ chức và tăng tỷ suất lợi nhuận hoặc lợi nhuận và vượt trội trên thị trường. Sự so sánh với các công ty cùng ngành có thể ở mức doanh thu, mức chi phí hoặc mức lợi nhuận tổng thể. Bài tập này giúp ban lãnh đạo tìm ra lý do của khoảng cách giữa các tổ chức.
  6. Ban lãnh đạo hoàn thiện ngân sách của họ một lần nữa để có thể đưa nó cho đầu vào của người quản lý. Ban Giám đốc có thể xem xét các yếu tố đầu vào do người quản lý cung cấp và hoàn thiện nó.
  7. Sau khi hoàn thiện, ban quản lý sẽ triển khai các nguồn lực theo mục tiêu do ngân sách đề ra và nếu được yêu cầu, sẽ được thực hiện sâu sát đến từng bộ phận / đơn vị kinh doanh.

Ưu điểm

  1. Nó sẽ có một cách tiếp cận chức năng tổng thể của công ty hơn là một cách tiếp cận bộ phận vì mối quan tâm của ban lãnh đạo sẽ là sự tăng trưởng chung của tổ chức.
  2. Nó sẽ nằm trong tay người có kinh nghiệm và ban quản lý, nếu được yêu cầu, có thể nhờ đến sự trợ giúp của người ngoài.
  3. Nó sẽ nhanh chóng và các vấn đề liên bộ phận sẽ được bỏ qua.
  4. Nó sẽ tích cực hướng tới sự phát triển của tổ chức.

Nhược điểm

  1. Các nhà quản lý / cấp dưới sẽ không có động cơ vì họ không có quyền lập ngân sách và có xu hướng cảm thấy rằng ban quản lý đã đặt ra các mục tiêu thực tế là bất khả thi.
  2. Lãnh đạo cao nhất có thể không có thông tin chặt chẽ về tổ chức và điều đó có thể ảnh hưởng đến ngân sách của họ.
  3. Thông tin liên lạc giữa các bộ phận sẽ bị ảnh hưởng vì họ sẽ không biết cách quản lý đặt mục tiêu cho từng người trong số họ.
  4. Thời gian đáng kể của ban lãnh đạo sẽ dành cho vấn đề này và có thể mất đi từ con đường chiến lược.
  5. Người ta e rằng sẽ kém chính xác hơn vì quản lý cấp cao nhất không thể có ý tưởng về các khoản chi tiêu khôn ngoan.

Ví dụ:

Công ty ABC chuẩn bị ngân sách của mình thông qua phương pháp tiếp cận từ trên xuống. Ban lãnh đạo, để tăng lợi nhuận chung của tổ chức, đặt mục tiêu cho nhóm bán hàng là bán được 12000 chiếc với giá thấp hơn trong năm. Tuy nhiên, đơn vị sản xuất không thể sản xuất 12000 chiếc trong một năm, và điều này có thể dẫn đến xung đột hàng ngày giữa bán hàng và sản xuất. Nếu ban lãnh đạo cũng lấy đầu vào từ đơn vị sản xuất thì tình huống này đã không phát sinh. Mặt khác, đội bán hàng nếu đạt được mục tiêu, họ sẽ mong đợi được tăng lương.

Phương pháp lập ngân sách từ dưới lên (Bottom-up)

Trong cách tiếp cận từ dưới lên, các phòng ban phải chuẩn bị ngân sách cho bộ phận / đơn vị kinh doanh theo thông tin và kinh nghiệm trong quá khứ và trình bày điều tương tự cho cấp quản lý để họ có đầu vào và phê duyệt.

Cách tiếp cận từ dưới lên bắt đầu bằng cách xác định các hoạt động và nhiệm vụ khác nhau được thực hiện bởi tổ chức. Mỗi đơn vị của tổ chức phải tiết lộ các nguồn lực và kinh phí mà họ yêu cầu trong ngân sách của họ. Sau đó, bộ phận tài chính sẽ tổng hợp yêu cầu tài trợ của toàn bộ tổ chức, và bộ phận nhân sự sẽ củng cố các nguồn lực cần thiết. Ngân sách kết hợp sẽ được đưa cho ban quản lý để phê duyệt.

  1. Các trưởng phòng ban từ kinh nghiệm trong quá khứ và sự tham gia của họ vào công việc kinh doanh hàng ngày sẽ chuẩn bị ngân sách cho giai đoạn sắp tới. Ban lãnh đạo đã yêu cầu họ đặt mục tiêu về doanh thu cũng như chi phí.
  2. Các trưởng phòng ban dự kiến sẽ tính đến các điều kiện thị trường và áp lực ký quỹ và giúp họ biến nó thành hiện thực hơn.
  3. Các trưởng phòng ban phải vượt ra khỏi môi trường bên trong và xem xét cả những người có ảnh hưởng bên ngoài.
  4. Các trưởng phòng ban sau đó đưa ngân sách cho ban lãnh đạo để họ xem xét và phê duyệt. Nó phải có giải trình cho mọi khoản mục và nếu có sự khác biệt đáng kể so với ngân sách kỳ trước, điều đó phải được nêu rõ với ban giám đốc cùng với giải trình.
  5. Trình bày và giải quyết thắc mắc của họ, nó sẽ được hoàn thiện và thực hiện trong toàn công ty.

Ưu điểm

  • Các trưởng phòng ban sẽ được thúc đẩy vì quyền lập ngân sách nằm trong tay họ.
  • Nó sẽ thực tế hơn vì các trưởng phòng ban sẽ có kiến thức tốt hơn về các hoạt động của tổ chức.
  • Các trưởng phòng ban sẽ cam kết hơn với tổ chức và các mục tiêu do họ đặt ra vì họ là chủ sở hữu của cùng tổ chức.
  • Quản lý cấp cao giờ đây sẽ chỉ phải tập trung vào chiến lược kinh doanh tổng thể hơn là một đơn vị kinh doanh.
  • Nó có thể khá chính xác cho nhiệm vụ cá nhân, dẫn đến độ chính xác tổng thể trên tổng ngân sách.

Nhược điểm

  1. Ngân sách có thể không ngang bằng với mục tiêu tổng thể của tổ chức vì nó đã được các trưởng phòng ban chuẩn bị.
  2. Việc này có thể diễn ra chậm và có thể nảy sinh tranh chấp giữa các bộ phận.
  3. Ban lãnh đạo có thể mất quyền kiểm soát đối với dự báo của tổ chức.
  4. Các trưởng phòng ban có thể đặt ra các mục tiêu dễ đạt được để giảm bớt áp lực từ chúng.

Tham khảo Khóa học CFO của CleverCFO để lập ngân sách cho công ty.

Ví dụ:

Với mức giá thấp hơn, nhóm bán hàng đã lập ngân sách bán 20000 đơn vị, và các đơn vị tương tự cũng được lập ngân sách theo sản xuất với khuyến khích bổ sung cho tất cả công nhân 1 đô la. Cuối cùng, đội bán hàng đã đạt được mục tiêu với mức giá thấp hơn và đội sản xuất cũng đạt được mục tiêu. Tuy nhiên, lợi nhuận tổng thể của tổ chức sẽ bị ảnh hưởng như một động lực khuyến khích sản xuất, cũng như đội ngũ bán hàng, sẽ tính vào chi phí. Vì vậy, mục tiêu chung của tổ chức là tối đa hóa lợi nhuận sẽ không đủ ngay cả khi tăng doanh số bán hàng và sản xuất.

Theo https://www.wallstreetmojo.com/

Tham khảo thêm các clip cùng chủ đề

Tham khảo thêm các clip FREE thầy Trần Tuấn chia sẻ ở đây nha cả nhà!

  1. Phương pháp lập ngân sách cho chi phí hoạt động
  2. Kỹ thuật và phương pháp lập ngân sách bộ phận
  3. [CLEVERCFO] Kỹ thuật lập ngân sách hoạt động
  4. Gắn kế hoạch ngân sách với chiến lược của doanh nghiệp
  5. Sử dụng Power Query lập ngân sách bộ phận

Tham khảo thêm tài liệu khóa học CFO, kế toán trưởng của CleverCFO nhé cả nhà
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeG5ZHtZ7xnC1ByEmDeOJiueSz6ovYpr7rbmDnXZOKhd9ZxAw/viewform

Khóa học CFO của CleverCFO mang tính chất ứng dụng thực tế, thực hành trên model, giúp các bạn ứng dụng ngay vào công việc.

CLEVERCFO CAM KẾT HOÀN TIỀN 100% SAU BUỔI HỌC ĐẦU TIÊN NẾU CẢ NHÀ KHÔNG HÀI LÒNG
=> KHÔNG CÓ RỦI RO
=> HÃY CHO MÌNH CƠ HỘI CHĂM LO TỐT HƠN CHO GIA ĐÌNH NHÉ.

Tags:

, , , ,

Leave a Comment