TIN TỨC - KINH NGHIỆM

• Posted: 14/12/2020
• By: admin
• Comments: One Comment

10 sai lầm phổ biến nhất trong quản lý dòng tiền và cách phòng tránh Phần 1

Để trở thành một doanh nhân xuất sắc, cần có một ý tưởng kinh doanh tốt trong môi trường hiện tại, hoạt động kinh doanh và quản lý công ty là yếu tố quyết định để thành công trong kinh doanh. Quản lý công ty thành công cũng đòi hỏi quản lý về mặt tài chính của doanh nghiệp. Quản lý dòng tiền bao gồm theo dõi, kiểm soát, đưa ra quyết định và sử dụng tài chính công ty một cách thông minh. Vì vậy, tầm quan trọng của quản lý tài chính, dòng tiền thường được coi là một hộp đen tưởng tượng của doanh nghiệp.

Nếu bạn muốn chủ động quản lý công ty của mình và thu được kết quả tích cực, hãy cố gắng chuyển hộp đen được đề cập thành cái gọi là hộp trắng, tức là quản lý tài chính mà bạn nắm chắc trong tay và hoàn toàn kiểm soát. Để làm cho quá trình làm rõ những điều chưa biết trong lĩnh vực dòng tiền dễ dàng nhất có thể, chúng tôi đã chọn ra 10 sai lầm phổ biến nhất trong quản lý dòng tiền mà bạn nên tránh nếu muốn trở thành một doanh nhân thành công thực sự.

Sai lầm 1 Bạn không theo dõi dòng tiền

Nhiều doanh nhân tin rằng quản lý tài chính của một công ty bao gồm quản lý tài khoản ngân hàng của công ty, kiểm tra báo cáo thu nhập hàng tháng và theo dõi nghĩa vụ thuế. Họ đã nghe nói về quản lý dòng tiền, nhưng họ không biết chính xác cách thực hiện. Bạn không phải một mình ở đây đâu! Các doanh nhân thực sự thành công rất chú ý đến việc theo dõi dòng tiền của họ. Nhờ có cái nhìn tổng quan về dòng tiền, họ biết được tình hình tài chính của họ như thế nào. Điều này sẽ cho phép họ đưa ra các quyết định quản lý chất lượng.

Việc bỏ qua các khoản thu nhập và chi phí trong tương lai là điều rất khó chịu và bất lợi về kinh tế. Nếu bạn không theo dõi tài chính, bạn sẽ không quản lý được chúng và bạn khó có thể chuẩn bị cho tương lai. Bước đầu tiên là có được cái nhìn tổng thể về thu nhập và chi phí được chia thành các khoản dự kiến và kế hoạch, nhưng ít khả năng xảy ra hơn. Lập kế hoạch dòng tiền cũng sẽ giúp bạn dễ dàng chia thu nhập và chi phí thành các khoản thanh toán định kỳ và một lần. Điều quan trọng là phải thực sự viết ra mọi thứ.

Trong trường hợp phát sinh chi phí, hãy chú ý đến những khoản có ảnh hưởng lâu dài, chẳng hạn như trang bị nội thất và mua xe, cũng như những khoản liên quan đến hoạt động bình thường của doanh nghiệp bạn. Bao gồm tiền thuê nhà, điện thoại, điện, nhiệt, nước và phí kết nối internet, đồ dùng văn phòng. Nếu bạn có đồng nghiệp, đừng quên bao gồm cả chi phí trả lương và thưởng dự kiến trong kế hoạch dòng tiền của bạn.

Mặt khác của tổng quan dòng tiền là thu nhập. Thật không may, chúng thường không thể được xác định một cách đáng tin cậy như chi phí. Tuy nhiên, hãy cố gắng ước tính số lượng khách hàng trong mỗi tháng và sản phẩm bạn bán trong những tháng đó càng chính xác càng tốt. Bạn có thể có thu nhập khác ngoài thu nhập tiêu chuẩn từ việc bán hàng thông thường. Đây có thể là phần thưởng cho doanh số bán hàng do nhà sản xuất ban đầu cung cấp hoặc thu nhập phụ trợ, ví dụ từ việc cho thuê một phần cơ sở vật chất không sử dụng. Bao gồm mọi thứ trong kế hoạch dòng tiền của bạn.

💡 Nếu bạn không theo dõi dòng tiền, hãy bắt đầu với nó.

Sai lầm 2 Bạn đang nhầm lẫn giữa lợi nhuận với số tiền bạn kiếm được

Trong kinh doanh, lợi nhuận được chú trọng nhiều, mặc dù nó không có khả năng thanh toán các khoản nợ cho nhà cung cấp và tiền lương cho người lao động, các công ty đã phá sản từ lâu trước khi kết quả kinh doanh cuối cùng xuất hiện trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cuối năm. Bạn sẽ tìm thấy thông tin có giá trị cho việc phân tích hiệu quả kinh doanh trong báo cáo thu nhập. Thật không may, nó nói rất ít về việc bạn có thực sự kiếm tiền hay không.

Tuy nhiên, hầu hết các doanh nhân đều mắc phải sai lầm này và chỉ tập trung vào lợi nhuận. Bạn cũng là một trong số họ? Có lẽ bạn đã nghĩ về nó. Lãi hoặc lỗ là biểu hiện của sự chênh lệch giữa chi phí và doanh thu. Dòng tiền là chênh lệch giữa thu nhập và chi phí bằng tiền. Các khoản chi không thể hiện 100% chi phí, cũng giống như doanh thu nhiều hơn thường không có nghĩa là thu được tiền ngay lập tức.

Dấu cộng trong báo cáo thu nhập được nhập vào ngày cung cấp hàng hóa chịu thuế trên hóa đơn đã phát hành. Nhưng tiền bạc có thể đến với bạn với thời gian trễ hơn hoặc ít hơn đáng kể. Tương tự, chi phí trong tài khoản không nhất thiết có nghĩa là thanh toán ngay lập tức. Ví dụ, tiền lương của tháng 12 là một phần kết quả kinh tế của một năm nhất định, tuy nhiên, khoản thanh toán (và do đó làm giảm dòng tiền) sẽ không xảy ra cho đến tháng 1 năm sau. Trong trường hợp mua lại thiết bị văn phòng, máy tính, dây chuyền sản xuất, ô tô và các tòa nhà, độ trễ thời gian thậm chí còn rõ ràng hơn do khấu hao trải dài trong nhiều năm, mặc dù bạn đã trả tiền cho tài sản mới từ lâu.

Tổng quan về dòng tiền cho bạn biết có bao nhiêu tiền chảy ra khỏi công ty và bao nhiêu tiền chảy vào công ty một cách tùy ý. Bạn có thể thỏa thuận thanh toán sau với khách hàng, trong khi bạn đã thanh toán tiền giao hàng từ lâu. Bạn không có tiền, mặc dù bạn có lãi. Sự không khớp giữa thu nhập và chi phí sẽ buộc bạn phải tích cực giải quyết tình huống trước khi bạn có được báo cáo thu nhập từ các tài khoản.

💡 Tập trung vào thu nhập thực tế, không chỉ kết quả trên sổ sách.

Sai lầm 3 Bạn không có dự tính về dòng tiền dài hạn

Có một ý tưởng tốt về thu nhập và chi phí trong quá khứ và hiện tại là một điểm khởi đầu tốt. Để quản lý hiệu quả tài chính của công ty, bạn cần phải lường trước tình trạng thiếu tiền sắp xảy ra trước khi tình huống như vậy phát sinh. Nỗ lực và thời gian dành cho việc lập kế hoạch và quản lý dòng tiền là việc mang lại nhiều giá trị hơn.

Nhờ kế hoạch lưu chuyển tiền tệ tốt, bạn có thể dễ dàng theo dõi việc thanh toán các hóa đơn đã nhận và các khoản nợ khác của công ty tại thời điểm chúng cần được thanh toán. Bạn có thể lập kế hoạch phát triển công ty một cách hiệu quả hơn và các khoản đầu tư sẽ không thoát khỏi tay bạn do thiếu vốn. Thông tin về dòng tiền đủ cũng cần thiết khi hoàn trả các khoản tín dụng và đáp ứng các điều kiện của ngân hàng.

Căn cứ vào ngày đáo hạn dự kiến của hóa đơn, ngày thanh toán và ngày thanh toán tiền thuê nhà, khoản hoàn trả tín dụng và các chi phí khác. Lập kế hoạch không chỉ cho sự phát triển có thể xảy ra của các dòng tiền, mà còn cả biến thể bi quan của chúng khi mọi thứ không diễn ra như kế hoạch. Trong các tình huống mà bạn không nhận đủ đơn đặt hàng, việc thực hiện đơn hàng lâu hơn dự kiến, việc giao nguyên liệu bị chậm lại và nguyên liệu có sẵn từ nhà cung cấp khác đắt hơn, bạn bị chậm lại do thời gian ngừng hoạt động của máy móc, v.v., dự định chỉ trả những chi phí cần thiết.

💡 Hãy chuẩn bị và lập kế hoạch cho dòng tiền của bạn trước vài tháng.

Sai lầm 4 Bạn không chủ động yêu cầu thanh toán các khoản phải thu

Khi một doanh nghiệp đang phát triển mạnh, doanh số bán hàng tăng lên. Nếu doanh số tăng trưởng, tại sao phải lo lắng về dòng tiền? Một sai lầm phổ biến khác trong quản lý tài chính của một công ty là không chú ý đến mối quan hệ giữa doanh số và thu nhập. Doanh thu tăng đang gây áp lực lên nguồn tài chính hoạt động. Công ty có giá trị khoản phải thu cao hơn với khối lượng bán hàng cao hơn. Tuy nhiên, nếu thời gian đáo hạn của các khoản phải thu trái ngược với thời gian đáo hạn ngắn hơn của các khoản nợ phải trả, vấn đề có thể phát sinh.

Đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ hơn các công ty cung cấp phải tích cực trong việc thu các khoản phải thu của họ. Các công ty nhỏ hơn thường không có hình phạt đối với các khoản thanh toán chậm của khách hàng. Điều này cũng tương tự với việc thiết lập các quy trình liên quan đến các khoản thanh toán đúng hạn – chúng không được thiết lập hoàn toàn hoặc hoàn toàn tối thiểu. Nếu đối tác kinh doanh của bạn không thấy sự phản hồi của bạn khi chậm thanh toán cho bạn, bạn có thể chắc chắn rằng bạn sẽ nằm trong số những nhà cung cấp cuối cùng mà đối tác kinh doanh của bạn sẽ cố gắng thanh toán.

Không quan trọng doanh nghiệp của bạn lớn như thế nào hoặc bạn có lợi nhuận như thế nào hoặc có bao nhiêu đối tác kinh doanh tiềm năng quan tâm đến doanh nghiệp của bạn. Bạn không thể tồn tại trừ khi bạn có quyền kiểm soát dòng tiền của công ty mình. Một trong những kẻ giết nhanh nhất dòng tiền tốt là những khách hàng thanh toán muộn. Nếu có rủi ro khách hàng chậm thanh toán, hãy cải thiện dòng tiền bằng cách thường xuyên theo dõi các khoản phải thu quá hạn và thiết lập hệ thống nhắc nhở tự động.

💡 Tạo hệ thống giám sát các khoản thanh toán kịp thời từ khách hàng.

Sai lầm 5 Bạn không chú ý đến số lượng hàng tồn kho
Doanh thu giảm cũng có thể làm tăng nhu cầu sử dụng tiền và do đó có tác động đến dòng tiền hoạt động. Mặc dù lượng vốn lưu động sẽ giảm xuống, nhưng trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ không thể nhanh chóng điều chỉnh lượng hàng tồn kho xuống mức thấp hơn doanh thu. Điều quan trọng là phải có thông tin kịp thời về tác động đến sự phát triển của dòng tiền do thay đổi doanh thu để có thể đề xuất các biện pháp kịp thời, sử dụng chúng để giải quyết tình trạng vỡ nợ sắp xảy ra bằng cách ổn định dòng tiền và thanh toán các khoản nợ phải trả đúng hạn.

Các công ty không theo dõi mức tồn kho vào một ngày nhất định thường không quan tâm nhiều đến tỷ lệ luân chuyển của hàng tồn kho của họ và thời gian mà hàng tồn kho trong công ty có tiền. Các công ty này bỏ lỡ cơ hội mua được hàng tồn kho của họ theo một tỷ lệ thuận lợi giữa chi phí lưu giữ hàng tồn kho quá lâu và lợi ích của việc mua hàng với giá tương đối tốt hơn. Cho dù bạn bị thu hút bởi việc mua hàng rẻ hơn với khối lượng lớn hơn hay thời điểm mua hàng thuận lợi, ngoài giá mua, việc mua hàng có tương ứng với nhu cầu sử dụng hàng tồn kho hiện tại của công ty hay không.

Đối với sự thành công về kinh tế của mỗi công ty, cần phải tìm kiếm lượng hàng tồn kho tối ưu. Hệ số vòng quay hàng tồn kho trả lời câu hỏi hàng tồn kho quay vòng bao nhiêu lần trong kỳ. Theo dõi doanh thu đối với các mặt hàng tồn kho riêng lẻ, tức là vật tư, vật tư gián tiếp, sản phẩm, hàng hóa dở dang, sản phẩm và hàng hóa theo phân loại. Ngoài ra, bổ sung quan điểm hiệu suất này với yếu tố “kinh doanh gắn kết nguồn lực”. Trong trường hợp hàng tồn kho, tiêu chí hiệu quả là giá trị thấp nhất có thể của Số ngày tồn kho (IDD).

IDD đại diện cho bội số của giá trị hàng tồn kho theo đơn vị tiền tệ và số ngày trong kho. Chỉ số hiệu quả quản lý hàng tồn kho này trả lời câu hỏi liệu bạn có sử dụng ít tài nguyên nhất có thể trong hàng tồn kho để quy trình sản xuất và bán hàng diễn ra suôn sẻ hay không. IDD càng ít càng tốt. Yếu tố “kinh doanh liên kết nguồn lực” có thể nói lên thực tế là bạn bán hàng tồn kho thu được nhiều tiền càng sớm thì bạn càng sớm lấy lại được số tiền đó cho công ty.

💡 Theo dõi mức tồn kho và tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho.

Theo https://www.caflou.com/

Tham khảo thêm

8 CÁCH NHANH CHÓNG ĐỂ CẢI THIỆN DÒNG TIỀN CỦA DOANH NGHIỆP CỦA BẠN

7 TIPS QUẢN LÝ DÒNG TIỀN CHO CHỦ DOANH NGHIỆP NHỎ

12 CÁCH ĐỂ QUẢN LÝ DÒNG TIỀN TẠI DOANH NGHIỆP CỦA BẠN

5 ĐIỀU THẬN TRỌNG KHI LẬP DÒNG TIỀN NGẮN HẠN

5 YẾU TỐ CẦN QUAN TÂM KHI LẬP KẾ HOẠCH DÒNG TIỀN NGẮN HẠN

LẬP KẾ HOẠCH DÒNG TIỀN NHƯ THẾ NÀO CHO ĐÚNG?

BÁO CÁO BIẾN ĐỘNG DÒNG TIỀN THỰC TẾ SO VỚI KẾ HOẠCH

FILE EXCEL LẬP KẾ HOẠCH DÒNG TIỀN HOẠT ĐỘNG TRỰC TIẾP

TẶNG DASHBOARD BÁO CÁO DÒNG TIỀN