12 Chiến lược Quản lý Dòng tiền Hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Posted: 12/08/2021
By: admin
Comments: No Comments

12 Chiến lược Quản lý Dòng tiền Hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Quản lý dòng tiền kém là một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến các doanh nghiệp nhỏ thất bại.

Câu ngạn ngữ cổ “tiền mặt là vua” vẫn đúng cho đến ngày nay. Đó là mạch máu của bất kỳ doanh nghiệp nào và là một trong những điều quan trọng nhất mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần lưu ý.

Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi liệt kê 12 chiến lược quản lý dòng tiền mà bạn có thể sử dụng như một phần của kế hoạch tài chính của mình.

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ mắc sai lầm khi chỉ tập trung vào lợi nhuận và doanh số mà không quan tâm nhiều đến vốn lưu động của họ.

Tuy nhiên, nếu không có tiền mặt, những số liệu đó không phải lúc nào cũng vẽ nên bức tranh chính xác về tình hình tài chính của công ty bạn. Hoàn toàn có thể xảy ra trường hợp một doanh nghiệp có lợi nhuận gặp khó khăn vì một thực tế đơn giản là tiền mặt ra nhiều hơn tiền vào.

Nếu không có một lượng vốn lưu động tốt, các doanh nghiệp nhỏ sẽ khó tận dụng được các cơ hội tăng trưởng mới.

Theo khảo thêm clip về quản trị vốn lưu động do thầy Trần Tuấn chia sẻ ạ

Hiểu đúng về mục tiêu và phương pháp quản trị vốn lưu động

Có một chiến lược quản lý dòng tiền tốt là điều cần thiết để thành công trong kinh doanh của bạn.

Nếu bạn thiếu tiền mặt, tài chính của bạn có thể mất kiểm soát, để lại cho bạn những con số bán hàng tuyệt vời nhưng một đống hóa đơn chưa thanh toán và các chủ nợ đang gõ cửa nhà bạn.

Tại sao bạn cần một chiến lược quản lý dòng tiền

Chìa khóa để quản lý tiền mặt hiệu quả là hiểu đầy đủ một số thuật ngữ chính. Dòng tiền về cơ bản là sự di chuyển của các khoản tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn.

Có hai loại dòng tiền – dòng tiền dương và dòng tiền âm. Dòng tiền dương là khi số tiền vào doanh nghiệp của bạn từ các hoạt động bán hàng hoặc tài chính lớn hơn số tiền ra khỏi doanh nghiệp của bạn dưới dạng chi phí, tiền lương và các khoản phải trả.

Dòng tiền âm thì ngược lại. Đó là khi số tiền ra đi lớn hơn số tiền bạn nhận được. Vấn đề với điều này là bạn không có tiền mặt để trả lương cho nhân viên, mua vật liệu, đầu tư…

Trường hợp nhiều doanh nghiệp trượt dốc là do chỉ nhìn vào lợi nhuận. Lợi nhuận và dòng tiền là hai thứ khác nhau, vì vậy nếu bạn chỉ xem xét báo cáo lãi và lỗ, bạn sẽ thiếu thông tin quan trọng.

Việc lập hóa đơn cho khách hàng sẽ được tính vào doanh số bán hàng của bạn, nhưng cho đến khi bạn nhận được số tiền mặt đó (có thể là vài tháng) thì việc bán hàng đó vẫn chưa ảnh hưởng đến dòng tiền của bạn.

Việc thanh toán trễ là một vấn đề lớn đối với các doanh nghiệp, điều đó có nghĩa là nhiều công ty đã phải vật lộn để tồn tại vì họ chỉ đơn giản là không có đủ thanh khoản.

Ví dụ, sự thất bại của Carillion trong năm 2018 là vì vấn đề dòng tiền. Họ chỉ nắm giữ 29 triệu bảng tiền mặt trong khi nợ các ngân hàng hơn 1,3 tỷ bảng.

Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải có chiến lược quản lý dòng tiền để kiểm soát tiền mặt của bạn.

1. Tiến hành phân tích dòng tiền thường xuyên

Bước đầu tiên để quản lý dòng tiền của bạn là tiến hành phân tích dòng tiền thường xuyên. Điều quan trọng là phải biết doanh nghiệp của bạn đứng ở đâu về mặt dòng tiền, vì vậy hãy cố gắng thực hiện việc này đều đặn trong năm. Điều này có thể là hàng tháng hoặc hàng quý hoặc thường xuyên như bạn muốn.

Một cách dễ dàng để làm điều này là sử dụng phần mềm kế toán trực tuyến. Phần mềm kế toán giúp dễ dàng đối chiếu các tài khoản của bạn và tạo báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Lợi thế của việc sử dụng báo cáo lưu chuyển tiền tệ là bạn có thể xác định bất kỳ vấn đề nào về dòng tiền hoặc sử dụng thông tin đó để tạo ngân sách tiền mặt trong tương lai.

Điều tuyệt vời của nhiều phần mềm kế toán là nó sẽ tự động liệt kê các giao dịch nếu được kết nối với tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp bạn. Điều này cho phép bạn làm việc với thông tin cập nhật nhất quán. Với các giao dịch cập nhật, bạn có thể có được bức tranh rõ ràng về dòng tiền của mình bất cứ lúc nào.

2. Cắt giảm chi phí

Nếu bạn nhận thấy trong phân tích dòng tiền của mình rằng các khoản chi ra nhiều hơn các khoản thu nhập của mình, có thể đã đến lúc cắt giảm. Việc cắt giảm những khoản chi không cần thiết sẽ giúp cân bằng phần nào quy mô.

Thực hiện cắt giảm không bao giờ là một điều dễ dàng để làm trong kinh doanh. Bước đầu tiên là xác định tất cả các chi phí kinh doanh của bạn và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Bạn có thể thấy có những thứ bạn đơn giản là không thể cắt giảm, nhưng bạn có thể thấy những thứ có thể cắt giảm.

Những thứ khác trong danh sách chi phí của bạn có thể chỉ cần một cách tiếp cận khác hoặc một giải pháp thay thế rẻ hơn. Ví dụ, nếu bạn đang chi nhiều cho chi phí in ấn, thì việc làm cho văn phòng của bạn không có giấy có thể là một cách để cắt giảm đơn giản. Các biện pháp khác quyết liệt hơn có thể bao gồm chuyển đến một văn phòng rẻ hơn hoặc thậm chí trở thành một công ty hoạt động từ xa.

Một giải pháp thay thế ngắn hạn khác là tài trợ cho các đơn đặt hàng nếu bạn chỉ cần thêm vài ngày để thanh toán. Bạn có thể thực hiện việc này trực tiếp với các nhà cung cấp của mình nếu có thể hoặc sử dụng hạn mức tín dụng.

Đăng ký ngay khóa học CFO, kế toán trưởng của CleverCFO để giúp bạn lập kế hoạch và quản trị dòng tiền ngay cho công ty.

3. Giải quyết các khoản thanh toán trễ với một khuyến khích

Một trong những chiến lược tốt nhất mà bạn có thể sử dụng để cải thiện dòng tiền và giảm các khoản phải thu là có một quy trình mạnh mẽ để theo dõi các khoản thanh toán chậm. Thanh toán trễ là một vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp nhỏ sẽ phải đối mặt vào một thời điểm nào đó, nhưng có một số cách bạn có thể thử để giảm bớt những điều này.

Một chiến thuật bao gồm có phần thưởng thanh toán sớm tạo động lực cho khách hàng thanh toán sớm, thay vì đợi đến phút cuối cùng.

Ngoài ra, một số doanh nghiệp bao gồm phí trả chậm như một biện pháp ngăn chặn việc trả chậm. Sử dụng một trong hai hoặc cả hai chiến thuật này có thể giúp quản lý dòng tiền của bạn dễ dàng hơn rất nhiều và giảm thời gian nhận tiền của bạn.

4. Giúp khách hàng thanh toán dễ dàng hơn

Ngoài các biện pháp khuyến khích và ngăn cản, một chiến lược khác để cải thiện dòng tiền của bạn một cách nhanh chóng là giúp khách hàng thanh toán dễ dàng hơn. Lý tưởng nhất là bạn muốn khách hàng có thể thanh toán cho bạn nhanh nhất và dễ dàng nhất có thể.

Với nhiều phần mềm kế toán, bạn có thể tạo hóa đơn có nút ‘Thanh toán ngay’ trên đó. Đây là phương pháp một cú nhấp chuột để khách hàng thanh toán trực tiếp thông qua hóa đơn, giúp tiết kiệm thời gian cho mọi người và doanh nghiệp của bạn nhận được nhiều khoản phải thu hơn bạn muốn.

Một cách khác để thực hiện thanh toán dễ dàng hơn là cung cấp các gói thanh toán. Khách hàng có thể có xu hướng thanh toán nhanh nếu có gói thanh toán dễ quản lý hơn mà họ có thể sử dụng. Nếu bạn làm điều này, bạn có thể sẽ phải tính một khoản phí lãi suất nhỏ.

5. Thiết lập lời nhắc thanh toán tự động

Đôi khi mọi người chỉ đơn giản là quên thanh toán. Nếu khách hàng của bạn là doanh nghiệp, họ có thể sẽ bận rộn với hàng trăm thứ khác và có một danh sách dài những người phải trả tiền.

Để tránh hóa đơn của bạn bị thất lạc trong hàng loạt email, bạn có thể thiết lập nhắc nhở thanh toán tự động với hầu hết các phần mềm kế toán.

Thao tác này sẽ gửi một email tự động vào khoảng thời gian bạn chọn để nhắc nhở khách hàng về một hóa đơn quá hạn. Đó là một bước đơn giản có thể giúp giảm các khoản thanh toán trễ và giúp bạn xử lý các khoản phải thu của mình.

Ngoài ra, một chiến lược tuyệt vời để sử dụng là kiểm tra xếp hạng tín dụng của bất kỳ khách hàng mới nào đặt hàng lớn. Nếu họ có tín dụng kém, họ cũng có thể có số dư tiền mặt kém nên bạn có thể không được thanh toán hoặc hoàn thành đơn hàng lớn của họ.

6. Yêu cầu thay đổi điều khoản thanh toán

Nếu bạn nhận thấy khách hàng liên tục thanh toán trễ, bạn có thể muốn xem lại chính xác các điều khoản thanh toán của mình. Sử dụng các biện pháp khuyến khích, ngăn cản và nhắc nhở thanh toán tự động thường là đủ đối với hầu hết mọi người. Tuy nhiên, nếu không có chiến thuật nào trong số này hiệu quả, bạn có thể nên chính thức thay đổi điều khoản thanh toán với một khách hàng cụ thể.

Ví dụ: bạn có thể muốn chuyển sang hệ thống trả trước hoặc đặt cọc trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào. Bạn cũng có thể yêu cầu thiết lập ghi nợ trực tiếp cho bất kỳ khoản thanh toán nào đang diễn ra.

Điều quan trọng cần hiểu là việc quản lý hóa đơn kém có thể gây ra lỗ hổng lớn trong khoản dự trữ tiền mặt của bạn nếu bạn không chú ý. Ví dụ: nếu bạn cung cấp cho khách hàng của mình 60 ngày để thanh toán nhưng nhà cung cấp yêu cầu bạn trả 30 ngày, bạn sẽ có một khoảng chênh lệch về dòng tiền.

Bạn sẽ mất gấp đôi thời gian để được thanh toán trước khi có thể thanh toán hóa đơn, vì vậy bạn luôn muốn tránh những trường hợp đó và đặt điều khoản thanh toán cho phù hợp.

Đăng ký ngay khóa học CFO, kế toán trưởng của CleverCFO để giúp bạn lập kế hoạch và quản trị dòng tiền ngay cho công ty.

7. Sử dụng tài trợ hóa đơn và bao thanh toán hóa đơn

Một cách khác các doanh nghiệp quản lý dòng tiền của họ là sử dụng tài trợ hóa đơn. Tài trợ hóa đơn là một phương pháp duy trì dòng tiền tốt bằng cách ứng trước cho các hóa đơn chưa thanh toán. Về cơ bản, người cho vay sẽ thanh toán cho bạn hóa đơn đến hạn thanh toán và khi khách hàng thanh toán hóa đơn, bạn hoàn trả cho người cho vay một khoản phí.

Mặc dù chi phí tăng thêm không phải là lý tưởng, nhưng việc tài trợ bằng hóa đơn có thể cung cấp một trợ giúp rất cần thiết để đảm bảo dòng tiền của bạn không gặp khó khăn.

Mặt khác với bao thanh toán hóa đơn, bạn bán ngay các khoản phải thu của mình cho công ty bao thanh toán với số tiền thấp hơn so với hóa đơn đầy đủ.

Công ty mua các khoản phải thu chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc thu các khoản thanh toán trong tương lai. Tuy nhiên, với phương pháp này, bạn có thể sẽ nhận được ít hơn, vì vậy tốt nhất là bạn nên tìm hiểu các lựa chọn của mình trước.

8. Tăng tỷ suất lợi nhuận

Mặc dù giải quyết các khoản thanh toán trễ và thiếu là một phần rất lớn trong việc quản lý dòng tiền, nhưng đó không phải là khía cạnh duy nhất cần xem xét.

Lý tưởng là việc tăng tỷ suất lợi nhuận và doanh số bán hàng nên là mục tiêu của bất kỳ doanh nghiệp đang phát triển nào nhằm duy trì dòng tiền tốt. Tránh tình trạng thiếu tiền mặt cũng cần thiết cho sự phát triển cũng như sức khỏe tài chính của công ty bạn.

Có một chiến lược khả thi để liên tục làm việc nhằm tăng tỷ suất lợi nhuận có thể giúp tạo ra dòng tiền ổn định trong dài hạn.

Để thúc đẩy doanh số bán hàng, bạn có thể muốn xem xét tiếp thị. Để tăng tỷ suất lợi nhuận, bạn có thể muốn cắt giảm chi phí trong khi thúc đẩy doanh số bán hàng.

9. Sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp

Một chiến lược khác để quản lý dòng tiền hiệu quả hơn là sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp như một bộ đệm dòng tiền. Sử dụng thẻ tín dụng để thanh toán các chi phí có nghĩa là bạn không cần quá nhiều dự trữ tiền mặt của mình.

Điều tương tự cũng có thể nói về các khoản phải trả của bạn. Nếu có thể, hãy trì hoãn thanh toán của bạn cho đến ngày đến hạn thực sự chứ không phải trước đó.

Điều này cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn khi bạn thanh toán các chi phí của mình, cho phép bạn trì hoãn các khoản thanh toán cho đến khi bạn được thanh toán cho chính mình.

10. Xây dựng dự trữ tiền mặt trong trường hợp khẩn cấp

Thực hành tốt là giữ một quỹ khẩn cấp có giá trị trong vài tháng cho cả cá nhân và doanh nghiệp bởi vì bạn không bao giờ biết khi nào mọi thứ có thể thay đổi. Quản lý tốt dòng tiền của doanh nghiệp nhỏ cũng là chuẩn bị cho những sự kiện không lường trước được.

Cuộc khủng hoảng COVID-19 là một ví dụ điển hình cho điều này.

Mặc dù có thể khó xây dựng quỹ dự trữ tiền mặt, nhưng hãy cố gắng tập thói quen tiết kiệm một chút mỗi khi có tiền. Theo thời gian, bạn nên hướng tới việc có một khoản dự trữ tiền mặt có thể trang trải cho một vài tháng chi tiêu.

11. Dự báo dòng tiền

Dự báo dòng tiền là phương pháp thực hiện ước tính về tình hình tài chính trong tương lai của doanh nghiệp. Điều này dựa trên doanh số dự kiến của doanh nghiệp để đảm bảo rằng công ty của bạn có tất cả các khoản tiền cần thiết để tiếp tục hoạt động. Điều này cho phép bạn lập kế hoạch số tiền bạn dự kiến kiếm được và dự kiến chi tiêu.

Đăng ký ngay khóa học CFO, kế toán trưởng của CleverCFO để giúp bạn lập kế hoạch và quản trị dòng tiền ngay cho công ty.

Dự báo dòng tiền có thể được thực hiện bằng cách xem xét lãi và lỗ, doanh thu và chi phí để dự đoán doanh số bán hàng và dòng tiền trong tương lai.

12. Thuê một kế toán

Một trong những chiến lược quản lý dòng tiền tốt nhất của doanh nghiệp nhỏ là thuê một kế toán chuyên nghiệp. Kế toán có thể giúp bạn phân tích dòng tiền và xác định các cách để được thanh toán nhanh hơn hoặc giảm chi phí. Một kế toán viên cũng sẽ đảm bảo rằng tất cả các nghĩa vụ thuế của bạn được đáp ứng và bạn vẫn giữ thuế hiệu quả nhất có thể.

Bằng cách thực hiện theo các chiến lược quản lý dòng tiền mà chúng tôi đã liệt kê ở trên và chủ động trong việc nhận trợ giúp, bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn để có được dòng tiền tích cực và tích lũy được nhiều tiền hơn số tiền bạn chi tiêu.

Theo https://brookscity.com/

Tham khảo thêm clip về vấn đề quản trị dòng tiền ứng phó với Covid qua 2 bài chia sẻ dưới đây

Tham khảo thêm các bài viết cùng chủ đề

Tham khảo thêm tài liệu khóa học CFO, kế toán trưởng của CleverCFO nhé cả nhà
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeG5ZHtZ7xnC1ByEmDeOJiueSz6ovYpr7rbmDnXZOKhd9ZxAw/viewform

Khóa học CFO của CleverCFO mang tính chất ứng dụng thực tế, thực hành trên model, giúp các bạn ứng dụng ngay vào công việc.

Ngoài ra bạn cũng có thể tham khảo khóa học Lập kế hoạch tài chính và quản trị dòng tiền của CleverCFO để giúp giải quyết 2 vấn đề lớn hiện tại do Covid ảnh hưởng đến doanh nghiệp (gon.vn/taichinh)

Làm sao giúp công ty vượt khỏi khó khăn tài chính
Làm sao giúp công ty tăng trưởng thị phần nhờ sức mạnh tài chính?

CLEVERCFO CAM KẾT HOÀN TIỀN 100% SAU BUỔI HỌC ĐẦU TIÊN NẾU CẢ NHÀ KHÔNG HÀI LÒNG
=> KHÔNG CÓ RỦI RO
=> HÃY CHO MÌNH CƠ HỘI CHĂM LO TỐT HƠN CHO GIA ĐÌNH NHÉ.