Quản lý Dòng tiền và Chi phí

Posted: 09/08/2021
By: admin
Comments: No Comments

Quản lý Dòng tiền và Chi phí

Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ, thời điểm bạn được trả tiền có thể cũng quan trọng như số tiền bạn được trả. Có thể dự đoán và quản lý dòng tiền của bạn – thời điểm khi nào bạn được thanh toán và khi nào bạn phải thanh toán các hóa đơn – là một kỹ năng cần thiết để thành công.

Tầm quan trọng của dòng tiền

Một doanh nghiệp có vẻ thành công có thể thất bại vì dòng tiền kém. Và, ngay cả khi dòng tiền kém không khiến doanh nghiệp của bạn gặp rủi ro, nó có thể làm ảnh hưởng đến tiềm năng phát triển của bạn.

Ví dụ: bạn có thể điều hành một doanh nghiệp nhỏ sản xuất đồ chơi. Một chuỗi bán lẻ lớn muốn đặt hàng 5.000 món đồ chơi. Bạn sẽ kiếm được nhiều tiền, nhưng chuỗi bán lẻ sẽ không thanh toán cho bạn đơn đặt hàng cho đến 90 ngày sau khi bạn giao đồ chơi.

Bạn biết rằng mình sẽ cần mua các nguyên liệu để làm đồ chơi, trả tiền cho nhân viên để lắp ráp đồ chơi và trả tiền để vận chuyển đồ chơi đến nhà bán lẻ. Toàn bộ quá trình có thể mất 30 ngày.

Đó sẽ là một cơ hội tuyệt vời để kiếm tiền và giới thiệu món đồ chơi của bạn trước những khách hàng mới. Tuy nhiên, bạn nhận ra rằng bạn không đủ khả năng thanh toán cho các bộ phận, nhân viên, vận chuyển và tất cả các chi phí kinh doanh thông thường của mình trong khi chờ thanh toán. Thật không may, bạn phải nói không với cơ hội tuyệt vời này vì bạn không kiếm đủ tiền để trang trải mọi chi phí.

Hoặc, với tình huống tương tự, một chủ doanh nghiệp khác có thể nói đồng ý mà không cần suy nghĩ thông qua toàn bộ quy trình. Sau khi thanh toán cho các bộ phận, lắp ráp và vận chuyển, đơn đặt hàng sẽ đến chuỗi bán lẻ và quá trình đếm ngược thanh toán trong 90 ngày bắt đầu. Nhưng đến thời điểm này, doanh nghiệp đã hết tiền.

Công ty không đủ khả năng trả lương cho nhân viên nên họ bắt đầu rời đi, cũng như không có khả năng trả tiền thuê nhà và chủ nhà đe dọa đuổi chủ doanh nghiệp ra khỏi tòa nhà. Doanh nghiệp đang nợ rất nhiều tiền, công ty không có đủ tiền tiết kiệm để chi trả cho các hoạt động hàng ngày. Doanh nghiệp buộc phải đóng cửa trước khi khoản thanh toán đến.

Theo SCORE, một mạng lưới cố vấn doanh nghiệp nhỏ phi lợi nhuận, dòng tiền kém là nguyên nhân số một khiến doanh nghiệp nhỏ thất bại. Với việc lập kế hoạch và quản lý cẩn thận, bạn có thể giúp đảm bảo doanh nghiệp của mình thành công.

Đăng ký ngay khóa học CFO, kế toán trưởng của CleverCFO để giúp bạn lập kế hoạch và quản trị dòng tiền ngay cho công ty.

Quản lý dòng tiền của bạn

Là chủ sở hữu doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng các công cụ và tài nguyên khác nhau để quản lý dòng tiền của doanh nghiệp và đảm bảo bạn có đủ tiền để thanh toán các chi phí của mình.

Tạo ngân sách là bước đầu tiên quan trọng vì bạn có thể sử dụng ngân sách để xác định thu nhập và chi phí hàng tháng của mình, đồng thời tìm ra số tiền bạn có thể kiếm được hoặc chi tiêu trong tương lai.

Đăng ký ngay khóa học CFO, kế toán trưởng của CleverCFO để giúp bạn lập ngân sách cho công ty.

Bạn cũng có thể tạo và sử dụng báo cáo lưu chuyển tiền tệ để hiểu rõ hơn liệu bạn có dòng tiền dương hay âm.

Dòng tiền dương là khi bạn có nhiều tiền hơn vào công việc kinh doanh của mình hơn số tiền bạn sẽ chi tiêu.
Dòng tiền âm là khi nhiều tiền mặt rời khỏi doanh nghiệp của bạn hơn là tiền vào từ hoạt động kinh doanh của bạn. Có dòng tiền âm có thể là một dấu hiệu cho thấy bạn sẽ gặp khó khăn khi thanh toán các chi phí trong tương lai.

Quản lý dòng tiền có thể đặc biệt khó khăn nếu bạn kinh doanh theo thời vụ. Bạn kiếm được hầu hết số tiền của mình trong một khoảng thời gian ngắn, nhưng phải tìm cách thanh toán các chi phí cơ bản trong cả năm và bất kỳ chi phí phụ nào phát sinh. Nhưng ngay cả với một công việc kinh doanh quanh năm, việc tiêu tiền cộng dồn có thể là một thách thức.

Tìm cách để được thanh toán nhanh hơn và trì hoãn khi bạn phải trả cho người khác có thể giúp quản lý dòng tiền. Ngoài ra, tiếp cận với tiền mặt thông qua tiết kiệm hoặc cho vay có thể giúp bạn vượt qua thời kỳ khó khăn.

Dưới đây là một số tài nguyên và chiến thuật bạn có thể sử dụng để giúp quản lý dòng tiền của doanh nghiệp mình.

Xây dựng khoản tiết kiệm của bạn

Trong khi nhiều chủ doanh nghiệp mới phải sử dụng tất cả số tiền hiện có để chi trả và phát triển doanh nghiệp của mình, bạn có thể muốn thử dành một ít thu nhập kinh doanh của mình để tích lũy tiền tiết kiệm. Sau đó, bạn có thể sử dụng số tiền bạn tiết kiệm được nếu bạn cần thanh toán cho các chi phí hoặc đầu tư vào một cơ hội.

Tăng doanh thu và giảm chi phí

Một trong những cách đơn giản nhất để cải thiện dòng tiền của bạn là kiếm nhiều tiền hơn và tiêu ít tiền hơn. Bạn có thể làm điều này bằng cách:

Tăng giá sản phẩm dịch vụ của bạn.
Sử dụng các chương trình khuyến mãi để tăng doanh số bán hàng của bạn.
Cố gắng tìm kiếm một cách bổ sung để kiếm tiền. Có lẽ bạn có thể cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
Giảm chi phí tiện ích bằng cách sử dụng ít điện hoặc nước hơn và ít sử dụng hệ thống sưởi hoặc làm mát hơn.
Đầu tư vào các thiết bị thân thiện với môi trường, sử dụng ít điện hơn.
So sánh các tùy chọn trước khi đồng ý với một khoản chi phí liên tục, chẳng hạn như đăng ký phần mềm hoặc thuê thiết bị.

Mở hạn mức tín dụng

Bạn có thể mở hạn mức tín dụng kinh doanh với ngân hàng, hiệp hội tín dụng hoặc tổ chức tài chính khác. Hạn mức tín dụng của bạn sẽ có giới hạn tín dụng, đây là số tiền tối đa bạn có thể vay tại một thời điểm. Tuy nhiên, bạn không thể vay tiền ngay lập tức khi mở hạn mức tín dụng.

Một số tài khoản có phí hàng năm, nhưng ngoài khoản đó, bạn thường chỉ phải trả phí hoặc lãi nếu vay tiền. Đối với tùy chọn chi phí thấp (hoặc không), bạn có thể giữ cho hạn mức tín dụng của mình luôn mở và có sẵn trong trường hợp bạn cần thêm tiền mặt.

Yêu cầu trả tiền cho nhà cung cấp theo thời gian

Nếu bạn mua sản phẩm từ các doanh nghiệp khác, bạn có thể thanh toán cho các nhà cung cấp của mình bằng “các điều khoản”. Thỏa thuận điều khoản có nghĩa là bạn có thể thanh toán cho nhà cung cấp trong một số ngày nhất định sau khi họ gửi hóa đơn cho bạn. Đàm phán các điều khoản với nhà cung cấp của bạn có thể là một cách rất hiệu quả để quản lý dòng tiền của bạn mà không phải trả thêm bất kỳ khoản chi phí nào.

Đăng ký ngay khóa học 100 thủ thuật Excel online hoặc khóa học CFO của CleverCFO để giúp xây dựng chính sách tín dụng phù hợp cho công ty.

Ví dụ: với điều khoản net-30, bạn phải thanh toán hóa đơn trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được hóa đơn. Hoặc, bạn có thể yêu cầu các điều khoản net-45 và thanh toán sau 45 ngày, các điều khoản net-60 và thanh toán sau 60 ngày, hoặc một thoả thuận điều khoản thậm chí dài hơn.

Có thỏa thuận điều khoản sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn để thanh toán các hóa đơn, cho phép bạn lập kế hoạch tốt hơn cho tương lai và bớt lo lắng về việc khách hàng sẽ thanh toán cho bạn nhanh chậm như thế nào.

Các thỏa thuận điều khoản net còn được gọi là “tín dụng thương mại”. Bằng cách cho phép bạn thanh toán theo thời gian, công ty đang cấp tín dụng cho bạn, giống như cho bạn vay trong thời gian đó. Bạn thường không phải trả bất kỳ khoản lãi suất nào, nhưng một số nhà cung cấp có thể chiết khấu cho bạn nếu bạn đồng ý thanh toán hóa đơn sớm.

Giảm giá cho khách hàng khi thanh toán sớm

Thỏa thuận điều khoản hoạt động theo cả hai cách, nếu bạn bán sản phẩm hoặc dịch vụ cho các công ty khác, họ có thể không thanh toán hóa đơn của bạn ngay lập tức. Điều này có thể đặc biệt đúng với các công ty lớn có nhiều khả năng thương lượng – bạn đồng ý với các điều khoản của họ hoặc họ sẽ không mua hàng của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể lôi kéo khách hàng thanh toán hóa đơn sớm với chiết khấu. Bạn có thể thỏa thuận gồm net-60 với khách hàng, nhưng hãy chiết khấu cho khách hàng 5% nếu họ thanh toán trong vòng 30 ngày hoặc chiết khấu 10% nếu họ thanh toán hóa đơn ngay lập tức.

Mặc dù về tổng thể, bạn sẽ nhận được ít tiền hơn, nhưng việc được thanh toán sớm hơn có thể giúp bạn duy trì dòng tiền tích cực.

Tài trợ bằng hóa đơn

Nếu các công ty khác nợ bạn, bạn có thể sử dụng hóa đơn chưa thanh toán của mình để vay hoặc mở hạn mức tín dụng.

Người cho vay có thể xem xét số tiền bạn đang chờ được trả nợ, tình hình tài chính của doanh nghiệp và tín dụng kinh doanh của khách hàng (vì khả năng hoàn trả khoản vay của bạn có thể phụ thuộc vào việc khách hàng của bạn có thanh toán hóa đơn của họ hay không).

Ví dụ: bạn có thể gửi cho khách hàng một hóa đơn trị giá 1.000 đô la với 60 ngày. Thay vì đợi 60 ngày để được thanh toán, bạn quyết định sử dụng hóa đơn để đi vay nhằm trang trải các chi phí ngay lập tức. Người cho vay sẽ cho bạn vay 800 đô la ngay lập tức, và bạn phải hoàn trả khoản vay đó cộng với lãi suất trong vòng 60 ngày.

Bao thanh toán hóa đơn

Bao thanh toán hóa đơn là một loại hình tài trợ hóa đơn. Trong trường hợp này, thay vì đi vay, bạn bán hóa đơn của mình cho công ty bao thanh toán. Các công ty bao thanh toán sẽ cho bạn vay tiền ngay bây giờ và tính phí cho bạn, đổi lại bạn có thể thu tiền thanh toán hóa đơn của khách hàng sau này.

Khi bạn bao thanh toán, bạn nhận được một phần của số tiền hóa đơn trả trước từ công ty bao thanh toán và phần còn lại của số tiền trên hóa đơn trừ đi phí của công ty bao thanh toán khi khách hàng của bạn thanh toán hóa đơn. Ví dụ: với hóa đơn 1.000 đô la có kỳ hạn 60 ngày , bạn có thể nhận được 900 đô la hôm nay và 50 đô la khác trong 60 ngày, để lại 50 đô la cho công ty bao thanh toán.

Trong thực tế, bạn có thể phải yêu cầu khách hàng của bạn gửi thanh toán cho công ty bao thanh toán. Ngoài ra, một số công ty bao thanh toán sẽ cho phép bạn yêu cầu khách hàng gửi thanh toán vào tài khoản ngân hàng mà công ty bao thanh toán kiểm soát, nhưng khách hàng của bạn sẽ không biết bạn đang làm việc với công ty bao thanh toán.

Không giống như tài trợ bằng hóa đơn, khách hàng đang thanh toán cho công ty bao thanh toán chứ không phải là bạn. Tuy nhiên, tùy thuộc vào hợp đồng của bạn, bạn vẫn có thể phải trả lại tiền nếu khách hàng của bạn không thanh toán hóa đơn của họ.

Với việc tài trợ hóa đơn và bao thanh toán, hãy so sánh các lựa chọn của bạn một cách cẩn thận trước khi ký hợp đồng. Số tiền cho vay, phí và các điều khoản hợp đồng có thể thay đổi từ người cho vay này sang người cho vay khác và mặc dù việc tài trợ hóa đơn và bao thanh toán có thể giúp bạn quản lý dòng tiền của mình, nhưng điều đó cũng gây tốn kém tiền bạc và bạn không muốn gặp khó khăn khi phải trả các khoản phí không cần thiết.

Ứng trước tiền mặt của người bán

Bạn có thể nhanh chóng vay được tiền bằng cách ứng trước tiền mặt của người bán, nhưng nó cũng có thể là một lựa chọn tốn kém khiến một số chủ doanh nghiệp nhỏ mắc nợ lâu hơn họ dự đoán.

Với ứng trước tiền mặt cho người bán, bạn thường sẽ nhận được một khoản tiền trả trước để đổi lấy phần trăm doanh số của thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ trong tương lai của bạn. Các doanh nghiệp không chấp nhận thẻ có thể được ứng trước tiền mặt cho người bán bằng cách đồng ý hoàn trả số tiền bằng các khoản thanh toán cố định từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.

Tổng số tiền bạn sẽ hoàn trả được xác định khi bạn nhận được khoản ứng trước tiền mặt của mình. Ví dụ, nếu bạn nhận được 10.000 đô la tạm ứng, bạn có thể phải hoàn trả 14.000 đô la. Do đó, việc trả nợ trước hạn sẽ không giúp bạn tiết kiệm tiền vì tổng chi phí của bạn đã được xác định.

Nói chung, bạn sẽ phải trả nợ hàng ngày hoặc hàng tuần.

Tùy thuộc vào sự sắp xếp, công ty xử lý thẻ tín dụng của bạn có thể chia số tiền bạn kiếm được giữa bạn và công ty ứng tiền mặt cho bạn. Nó có thể gửi tất cả số tiền đến công ty ứng trước tiền mặt cho bạn, công ty này sau đó sẽ chuyển cho bạn phần doanh thu bán hàng của bạn. Hoặc, bạn có thể phải cung cấp cho người bán quyền ứng tiền mặt để rút tiền từ tài khoản ngân hàng của bạn.

Bạn có thể dễ dàng đủ điều kiện để được ứng trước tiền mặt cho người bán và nhanh chóng nhận được tiền để giúp bạn thanh toán chi phí khẩn cấp. Tuy nhiên, việc hoàn trả số tiền theo tỷ lệ phần trăm doanh thu của bạn có thể gây khó khăn cho việc duy trì dòng tiền dương. Ứng trước tiền mặt của người bán cũng là một cách vay tiền tốn kém và thường phải là biện pháp cuối cùng.

Đăng ký ngay khóa học CFO, kế toán trưởng của CleverCFO để giúp bạn lập kế hoạch và quản trị dòng tiền ngay cho công ty.

Dòng tiền so với lợi nhuận

Trong kinh doanh, lợi nhuận và dòng tiền không phải lúc nào cũng giống nhau. Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng phương pháp kế toán dồn tích, bạn sẽ ghi lại số tiền bạn nợ dưới dạng doanh thu (tiền đến) khi bạn bán hàng, chứ không phải khi bạn được thanh toán.

Ví dụ, nếu một khách hàng đặt một đơn hàng lớn và đồng ý thanh toán cho bạn vào tháng sau, bạn ghi nhận doanh thu khi khách hàng đặt hàng. Theo tiêu chuẩn kế toán, bạn có thể có lợi nhuận trong tháng này vì bạn có doanh thu nhiều hơn chi phí. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể có dòng tiền âm vì bạn sẽ không nhận được khoản thanh toán thực tế cho đến tháng sau.

Bạn muốn có một công ty có lợi nhuận về lâu dài. Nhưng để thành công, bạn cũng phải quản lý dòng tiền hàng tháng của mình.

Theo https://www.practicalbusinessskills.com/

Tham khảo thêm các bài viết cùng chủ đề

Tham khảo thêm tài liệu khóa học CFO, kế toán trưởng của CleverCFO nhé cả nhà
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeG5ZHtZ7xnC1ByEmDeOJiueSz6ovYpr7rbmDnXZOKhd9ZxAw/viewform

Khóa học CFO của CleverCFO mang tính chất ứng dụng thực tế, thực hành trên model, giúp các bạn ứng dụng ngay vào công việc.

Ngoài ra bạn cũng có thể tham khảo khóa học Lập kế hoạch tài chính và quản trị dòng tiền của CleverCFO để giúp giải quyết 2 vấn đề lớn hiện tại do Covid ảnh hưởng đến doanh nghiệp (gon.vn/taichinh)

Làm sao giúp công ty vượt khỏi khó khăn tài chính
Làm sao giúp công ty tăng trưởng thị phần nhờ sức mạnh tài chính?

CLEVERCFO CAM KẾT HOÀN TIỀN 100% SAU BUỔI HỌC ĐẦU TIÊN NẾU CẢ NHÀ KHÔNG HÀI LÒNG
=> KHÔNG CÓ RỦI RO
=> HÃY CHO MÌNH CƠ HỘI CHĂM LO TỐT HƠN CHO GIA ĐÌNH NHÉ.